Näiden kahden termin merkitys on saattanut olla selvä kaikille, kun aloimme sähköpostin käytön, mutta ne ovat nykyään melko vanhentuneita. Sekä CC että BCC ovat tapa lähettää kopioita samasta sähköpostista useille vastaanottajille. CC tarkoittaa "hiilikopio" ja BCC tarkoittaa "sokea hiilikopio". Ero näiden kahden välillä on, että jokainen vastaanottaja voi nähdä CC-kenttään lisäämäsi osoitteet, kun taas BCC-kentässä olevat osoitteet eivät ole näkyvissä.
Katso myös artikkeli Parhaat ilmaiset sähköpostipalveluntarjoajat
Kolme vastaanottajakenttää
Yhtä helppoa on lisätä ihmisten sähköpostiosoitteita jompaan kumpaan näistä kentistä. Mutta sinun tulisi aina miettiä kenen on saatava tietty viesti ja miten. Tämä riippuu esimerkiksi suhteista, organisaatiosta, jonka parissa työskentelet, sen kulttuurista ja sijainnista.
Ihmiset käyttävät näitä kenttiä usein väärin. Tämä tekee sähköpostin tarkoituksesta vähemmän kattavan sen vastaanottajille. Mutta jos käytät niitä oikein, se voi auttaa vastaanottajia tietämään, pitäisikö sähköpostisi lukeminen kuulua heidän prioriteetteihinsa vai ei.
Voit kirjoittaa osoitteita seuraaviin kolmeen kenttään:
Vastaanottajalle - Tämän kentän vastaanottajat ovat viestin pääyleisö.
CC - Nämä vastaanottajat saavat kopion viestistä, joten se on melkein sama kuin ihmisten lisääminen Vastaanottaja-kenttään.
BCC - Lähettäjä voi diskreettisesti ilmoittaa muille henkilöille tapahtuneesta viestinnästä. Kukaan muu osallistuja ei näe heidän osoitteitaan.
Ihmiset käyttävät BCC: tä myös silloin, kun he eivät halua sekoittaa toisia vierekkäin pitkällä luettelolla. Lisäksi se on hyvä vaihtoehto, kun vastaanottajien ei tarvitse välttämättä tuntea toisiaan. On myös tärkeätä huomata, että CC: n jäsenet tai BCC: n edustajat eivät näe muiden vastaanottajien vastauksia.
Kuinka käyttää kenttää
Jos haluat tavoittaa kahdeksan ihmistä, voit lisätä yhden osoitteen Vastaanottaja-kenttään ja loput seitsemän CC-kenttään. Voit myös sijoittaa ne kaikki kahdeksan Vastaanottaja-kenttään. Sillä ei ole paljon eroa, koska he kaikki saavat saman sähköpostiviestin. He näkevät myös muut vastaanottajat.
Asiat ovat kuitenkin hiukan erilaisia, jos käytät oikeaa etikettiä. Lisää tällöin vain vastaanottajat, joihin viesti vaikuttaa suoraan. Joten, jos haluat pyytää tiettyjä henkilöitä ryhtymään jonkinlaisiin toimiin, laita heidät Vastaanottaja-kenttään. Lähettämäsi osoitteen nimet olisi sisällytettävä sähköpostin alkuun. Jotain yksinkertaista, kuten ”Rakas Andrea, Samantha ja John”, pitäisi riittää.
Lyhyesti sanottuna, Vastaanottaja-kentän avulla voit kohdistaa ne, jotka haluat kehottaa ryhtymään toimiin.
Kuinka käyttää CC-kenttää
Kun sijoitat osoitteita CC-kenttään, luoma luettelo näkyy kaikille vastaanottajille. CC-kentän päätehtävä on kertoa muille vastaanottajille, että kyseinen viestintä tapahtuu. Tämän kentän osoitteen lisääminen on kuin sanoisi “vain tiedoksi”. Tällöin sinun pitäisi odottaa vain ”hyvä tietää” -vastausta vastaanottajilta.
Lisäksi ihmiset viittaavat CC: hen "kohteliaisuuskopiona".
Kuinka käyttää BCC-kenttää
Kuka tahansa osoite, jonka syötät BCC-kenttään, ei näe kenenkään Vastaanottaja- ja CC-kentän vastaanottajista. Jos haluat jonkun näkevän sähköpostin sisällön, mutta et ryhdy toimiin, lisää hänen osoite BCC: hen. Se on myös hyvä vaihtoehto, kun haluat jakaa saman tiedon ihmisryhmän kanssa kerralla, mutta et halua kenenkään näkevän kuka muu saa sitä.
BCC-kenttä on myös erittäin hyödyllinen herkissä tilanteissa tai argumentteissa. Se on salainen tapa antaa jonkun muun kuunnella, saamatta vastaanottajaa tietää siitä. Voit esimerkiksi lisätä esimiehen osoitteen BCC-kenttään, kun asiakas pyytää palautusta.
Kuinka käyttää Vastaa kaikki -painiketta
Jos olet sähköpostin vastaanottaja ja haluat vastata sen lähettäjälle, sinulla on kaksi vaihtoehtoa - Vastaa ja Vastaa kaikille. Vastaus-painikkeen avulla voit vastata suoraan lähettäjälle, jotta muut vastaanottajat eivät voi nähdä viestiäsi. Siellä on myös Vastaa kaikki -painike, joka lähettää vastauksen automaattisesti kaikille vastaanottajille, joiden osoitteet ovat Vastaanottaja- ja CC-kentissä.
Vaikka Vastaa-painike on kätevä, se ei ole aina hyvä vaihtoehto. Sinun tulisi käyttää sitä vain, kun kaikkien vastaanottajien on tärkeää vastaanottaa viestisi.
Useimmat käyttäjät napsauttavat tai napauttavat tätä painiketta ymmärtämättä sitä. Se voi olla melko ärsyttävää vastaanottajille, jotka eivät ole kiinnostuneita vastauksestasi. Tätä painiketta napsauttamalla vahingossa voi olla myös hankala, etenkin jos jaat henkilökohtaisia tietoja lähettäjän kanssa etkä halua muiden osallistujien lukevan niitä. Kun otat huomioon tämän toiminnon käytön, voit säästää paljon turhautumista kaikille osallistujille.
Käytä Vastaa kaikki -painiketta vain, kun on ehdottoman välttämätöntä, että alkuperäinen kirjoittaja ja kaikki muut vastaanottajaluettelossa näkyvät vastauksesi. Ryhmäkeskustelu työprojekteista on hyvä esimerkki tästä.
Älä käytä Vastaa kaikki -vaihtoehtoa, kun:
- Ainakin yksi vastaanottaja, jonka ei tarvitse nähdä vastaustasi
- Viestisi on jotain hyvin yksinkertaista, kuten ”Hyvä on” tai “Kiitos!”
Asiat, jotka tulee pitää mielessä
Muista seurata aina kenelle lähetät sähköpostia ja miksi. Käytä Vastaanottaja-, CC- ja BCC-kenttiä mielekästä ja sähköpostiosoitteesi paranee huomattavasti.
Sinun tulisi myös seurata, oletko vastaanottaja (vastaanottaja) vai saitko kopion (CC). Tällä tavalla voit päättää, vaatiiko sähköposti välitöntä huomiota vai ei.
Kun vastaat sähköposteihin, on aina parasta lähettää vakiovastaus ja lisätä mahdolliset ylimääräiset vastaanottajat manuaalisesti. Voit myös kopioida heidän osoitteensa alkuperäisestä sähköpostiviestistä, jotta se olisi helpompaa. Joka tapauksessa muista tarkistaa vastaanottajaluettelo vielä kerran ennen kuin painat “Lähetä”.
