Yleensä sähköpostiohjelmasi pitäisi antaa sinun muuttaa viestin väriä, fonttia ja muita vaihtoehtoja. Mutta joskus, kun vastaat viestiin tai yrität välittää sitä, asiakas ei salli sinun muuttaa mitään fonttiasetuksia.
Näin voi käydä, jos käytät sähköpostiohjelmaa, joka säätää vastausviestin muodon lähettäjän asetusten mukaan. Lähettäjä saattaa käyttää viestimuotoa, kuten tekstiä, joka ei salli muotoilua.
Tämä artikkeli tutkii syvällisemmin sähköpostimuotoja ja näyttää kuinka muuttaa fonttiasetuksia manuaalisesti.
Sähköpostimuotojen tyypit
Jotta ymmärrät, mitä sähköpostilaatikkoasetuksille tapahtuu vastatessasi jollekin, sinun on tiedettävä, että sähköpostimuotoja on kolme erityyppistä. Ne ovat Rich Text Format, HTML ja tavallista tekstiä, ja tässä on lyhyt selitys jokaisesta muodosta:
- HTML: Yleensä tämä on oletussähköpostimuoto. Se on paras muoto käytettäväksi, jos haluat muuttaa fontteja, värejä, lisätä luettelomerkkejä ja numerointia, lisätä kuvia jne.
- Rich Text Format: Tämä on virallinen Microsoft-muoto, ja vain Microsoft Exchange Client ja Microsoft Outlook voivat tukea sitä. Voit käyttää sitä viestien lähettämiseen käyttäjille, jotka käyttävät tätä ohjelmistoa.
- Pelkkä teksti: Tämä on yleinen muoto, joka toimii kaikissa sähköpostityökaluissa. Tämän muodon saalis on, että se ei tue mitään fonttiasetuksia. Et voi lihavoida tekstiä tai muuttaa värejä, kokoa tai muita muotoiluja. Et voi myös lisätä kuvia tekstin sisään, vaikka voit liittää ne sähköpostiin.
Voit valita, mitä viestimuotoa käytät vastatessasi viestiin tai edelleenlähettäessäsi. Jos esimerkiksi joku lähettää sinulle viestin selkeässä muodossa, voit vastata Rich Text Format -sovelluksella. Mutta sähköposti ei välttämättä tule muodossa, jota käytit lähettäessäsi. Toisin sanoen, jos lähetät HTML-viestin, vastaanottajan sähköpostiohjelma voi muuntaa sen selkeäksi tekstiksi.
Ongelmia saattaa ilmetä, jos säädät sähköpostiohjelmistosi lähettämään viestejä vastaanotetussa muodossa. Jos valitset tämän vaihtoehdon ja saat sitten sähköpostiviestin yksinkertaisella tekstillä, fontti-asetukset poistetaan käytöstä.
Jotkut sähköpostityökalut asettavat vastausviestin muodon automaattisesti vastaamaan vastaanottamasi sähköpostin muotoa. Onneksi voit aina muuttaa viestin muodon manuaalisesti.
Viestimuodon muuttaminen Gmailissa, Yahoo ja Outlook Web
Suurimmalla osalla uusimmista työkaluista, kuten Gmail, Yahoo tai Outlook, ei pitäisi olla ongelmia vaihtaessa edestakaisin selkeän tekstin ja HTML-muotoilun välillä. Vaikka saat viestin selkeästi, voit yleensä vastata siihen tai välittää sen HTML-muodossa.
Jos haluat ottaa tekstimuotoilun käyttöön tai poistaa sen käytöstä manuaalisesti, sinun tulee:
- Avaa online-sähköpostiohjelmisto.
- Napsauta 'Compose' -painiketta.
- Napsauta Lisää-kuvaketta (kolme pystysuuntaista pistettä). Se on uuden sähköpostilaatikon oikeassa alakulmassa, työkalurivin vieressä.
- Ota Plain text -tila käyttöön tai poista se käytöstä.
Prosessi on sama useimmille sähköpostiohjelmille.
Viestimuodon muuttaminen Microsoft Outlookissa
Jos sinulla on vanhempi versio Microsoft Outlookista, kuten Outlook 2016, 2013 tai 2010, fonttien käytöstä poistaminen käytöstä on yleinen ongelma. Tämä johtuu siitä, että vanhemmat Outlook-versiot säätävät vastaukset automaattisesti alkuperäisen lähettäjän muotoiluun.
Tämän ratkaisemiseksi sinun on vaihdettava manuaalisesti jokaisen viestin muoto. Noudata näitä vaiheita:
- Avaa Outlook.
- Napsauta 'File' -välilehteä näytön vasemmassa yläreunassa.
- Napsauta Asetukset.
- Valitse vasemmalla olevasta luettelosta 'Mail'.
- Etsi "Kirjoita viestejä" -osa.
- Valitse avattavasta valikosta 'Kirjoita viestejä tässä muodossa' vieressä 'HTML'.
Tämän pitäisi mahdollistaa tekstin muotoilu uudelleen.
Vaihda sähköpostiohjelmien uudempaan versioon
Suurimman osan ajasta viestien muotoiluongelma tapahtuu sähköpostisovellusten, kuten Outlook 2010-2016, vanhempien versioiden kanssa. Voit aina muuttaa sitä manuaalisesti, mutta jos korvaat ohjelmien vanhemmat versiot uusimmilla, viestin muotoilu on harvoin ongelma.
