Sisällysluettelon avulla jotkut asiakirjat voivat näyttää ammattimaisemmilta. Se tekee niistä myös lukijoiden skannaamisen helpoksi, joten sinun kannattaa harkita oppimista lisätä omaasi.
Katso myös artikkeli Kuinka luoda vuokaavio Wordissä
Prosessi on melko yksinkertainen, tosin se voi vaihdella hiukan käytetyn Word-version mukaan. Tässä on täydellinen opas Word 2007: lle, joka on yhtä hyvä alku kuin mikään muu. Lisäksi prosessi on hyvin samanlainen kuin Word 2010: ssä.
Otsikoiden merkitseminen
Pikalinkit
- Otsikoiden merkitseminen
- 1. Otsikoiden valitseminen
- 2. Alaotsikot
- Sisällysluettelon lisääminen
- 3. Viitteet
- 4. Sisällysluettelo
- 5. Tyylit ja vaihtoehdot
- 6. Aseta taulukko - valintaikkuna
- Microsoft Word 2000
- Microsoft Word 2002 ja 2003
- Muokatun sisällysluettelon tallentaminen ja lisääminen
1. Otsikoiden valitseminen
Otsikkojen merkitsemiseksi on käytettävä sopivia otsikkotyylejä. Löydät nämä etusivulta. Korosta vain otsikko ja käytä yhtä käytettävissä olevien tyylien luettelosta.
2. Alaotsikot
Kaikkia otsikoita ei tarvitse valita. Jos kuitenkin haluat, että sisällysluettelo on mahdollisimman tarkka ja informatiivinen, sinun tulee käyttää tyyliä jokaisessa asiakirjan otsikossa ja alaotsikossa.
Huomaa, että Word lisää sinulle sopivan sivunumeron jokaiselle otsikolle ja alaotsikolle.
Sisällysluettelon lisääminen
3. Viitteet
Kun olet merkinnyt otsikot, on aika siirtyä aloitusvälilehdeltä referenssit-välilehdelle.
4. Sisällysluettelo
Voit valita sisällysluettelon vasemman yläkulman painikkeella. Voit nähdä myös joitain muita ominaisuuksia, joihin sisältyy mahdollisuus päivittää taulukko.
5. Tyylit ja vaihtoehdot
Wordilla on jo kolme valittavissa olevaa mallia, kaksi automaattista ja yksi käyttöohje. Automaattisten asetusten avulla ohjelma voi tehdä kaiken puolestasi. Tämä tarkoittaa merkittyjen otsikoiden ja sivunumeroiden käyttöä ja niiden näyttämistä sisällysluettelossa.
6. Aseta taulukko - valintaikkuna
Voit myös luoda oman sisällysluettelon tyhjästä. Napsauttamalla Lisää taulukko -kohtaa, voit mukauttaa sisällysluettelon ulkoasua ja mitä tietoja se näyttää.
Valintaikkunasta voit muokata ominaisuuksia, kuten välilehden johtaja, sivunumerot, sivunumeron kohdistaminen, hyperlinkit, muoto ja kuinka monta tasoa näytetään.
Oletetaan, että sinulla on kolme otsikkoa tämän oppaan tarkoituksia varten. Jos valitset automatisoidun sisällysluettelon kolmelle merkitylle otsikolle, sinun pitäisi saavuttaa seuraava tulos.
Jos haluat lisätä lisää otsikoita sisällysluetteloon, voit vain merkitä uudet ja valita Päivitä-painikkeen sisällysluettelon asetusryhmän vasemmasta yläkulmasta.
Sinua kehottaa pieni valintaikkuna. Se kysyy, haluatko päivittää sivunumeroilla tai merkinnöillä. Jos haluat, että sisällysluettelo ohittaa tietyt otsikot, valitse toinen vaihtoehto.
Kun olet napsauttanut ok-painiketta, uudessa sisällysluettelossa pitäisi nyt olla joitain uusia rivejä. Merkitsemättömät tai ilman tyylit-alaotsikot eivät näy uudessa sisällysluettelossa.
Lisäsimme tässä esimerkissä alaotsakkeet 3.2 ja 3.3 asiakirjaan. Annoimme alaotsakkeelle 3.3 otsikon 3 tyylin.
Huomaat, että alaotsikko 3.2 on edelleen asiakirjassa, mutta vain alaotsikko 3.3 esiintyi päivitetyssä sisällysluettelossa.
Jos muistat tämän: Ctrl + Alt + 1/2/3 työsi yksinkertaistui. Tämän pikakuvakkeen avulla voit asettaa otsikkotyyleja joutumatta vaihtamaan edestakaisin Viitteet-välilehden ja Koti-välilehden välillä.
Nyt eri Microsoft Word -versiot saattavat edellyttää, että valitset toisen reitin. Jopa tälle 2007-versiolle voit käyttää joitain pikanäppäimiä työn suorittamiseen nopeammin.
Esimerkiksi Microsoft Word 2003: n tai aiempien versioiden yhteydessä sinulla ei ole tyyliryhmää, kuten sinulla vuosina 2007 tai 2010. Aikaisemmissa versioissa sinun on napsautettava Tyylit-ruutua, joka sijaitsee muotoilutyökalurivillä.
Aikaisemmat Microsoft Word -versiot eivät anna sinulle nopeaa pääsyä Viitteet-välilehteen.
Microsoft Word 2000
Word 2000: ssa sinun on napsautettava Lisää-välilehteä ja sitten Hakemisto ja taulukot -painiketta.
Microsoft Word 2002 ja 2003
Näissä versioissa on enemmän painikkeita painettavaksi. Ensin valitset Lisää välilehti, sieltä Viite-välilehti ja sitten pääset Hakemisto ja taulukot -välilehteen. Napsauta sitten Sisältö-välilehteä ja ota käyttöön.
Microsoft Word 2007 ja 2010 -versiot yksinkertaistavat sisällysluettelon luomista. Ensinnäkin sinulla on viitteet-välilehti työkalurivillä. Sitten olet vain yhden tai kahden napsautuksen päässä pöydän luomisesta.
Vielä parempi on, että on olemassa kaksi esivalmistettua taulukkoa, joita voit käyttää alusta alkaen. Manuaalinen taulukko on myös mielenkiintoinen, mutta se vaatii ylimääräistä kirjoittamista puolestasi. Voit tallentaa tämän vaihtoehdon asiakirjoille, joissa haluat mukauttaa sisällysluettelon kaikki pienet yksityiskohdat.
Muokatun sisällysluettelon tallentaminen ja lisääminen
Voit tehdä tämän sekä Word 2007: ssä että Word 2010: ssä. Tallentamalla mukautetun sisällysluettelosi voit käyttää samaa muotoa tulevissa asiakirjoissa.
- Luo taulukko ja lisää se mihin tahansa asiakirjaan
- Säädä sen tyyli ja muotoilu tarpeidesi mukaan
- Lisää tekstiä taulukon ylä- ja alapuolelle
- Valitse teksti ja sisällysluettelo
- Etsi työkalurivin Lisää-painike
- Napsauta Pikaosat ja sitten Tallenna valinta pikaosagalleriaan
- Tämä avaa valintaikkunan
- Nimeä sisällysluettelo
- Valitse Sisällysluettelo gallerialuettelosta
- Napsauta Luo uusi luokka luettelossa
- Nimeä luokka
- Napsauta ok
Tästä eteenpäin voit käyttää tarkkaa sisällysluetteloa missä tahansa dokumentissa Word 2007: n tai Word 2010: n käytön aikana.
Tämä voi olla mukava temppu arsenaalissasi, jos kirjoitat usein samanlaisia raportteja, e-kirjoja, artikkeleita ja teoksia.
