Kuinka aakkostella automaattisesti google-arkeissa

Google Sheetsillä ja Microsoft Excelillä on monia samanlaisia ​​ominaisuuksia. Ne, jotka ovat perehtyneet Excel-ohjelmaan, huomaavat, että vaikka useimmat ominaisuudet ovat samat, niiden löytäminen Google Sheets -levystä voi olla este tutustuttaessasi ohjelmaa.

Katso myös artikkeli Kuinka kaavoja soveltaa kokonaisiin sarakkeisiin Google Sheetsissä

Mahdollisuus lajitella ja suodattaa tietojasi aakkosellisesti tai numeerisesti on yksi yleisimmin käytettyjä ominaisuuksia Microsoft Excelissä. Sama voidaan sanoa Google Sheetsille. Tapa suorittaa tehtävä voi kuitenkin olla hiukan erilainen.

”Tunnen paremmin Excelin, mutta pomoni haluaa meidän käyttävän nyt Google Sheetsiä. Taulukoiden järjestäminen on osa työtä. Voitteko auttaa?"

Suuri osa Sheetsistä, kuten myös Excel, sinun ei tarvitse huolehtia manuaalisista muokkauksista, kun haluat lajitella tai suodattaa tietojasi. On olemassa tapa, jolla ne lajitellaan automaattisesti sarakkeiden avulla käyttämällä välilehdissä olevia toimintoja tai kaavan avulla, jonka voit sijoittaa suoraan soluun.

Google-taulukkojen automaattinen järjestäminen aakkosjärjestyksessä

Pikalinkit

• Google-taulukkojen automaattinen järjestäminen aakkosjärjestyksessä
  • Tietojen lajittelu ja suodattimien käyttö
    • Tietojen lajittelu
    • Tiedon suodatus
    • Suodattimien käyttäminen Google-laskentataulukossa
    • Suodatinnäkymän luominen
  • Google Sheets: Lajittelu aakkosjärjestyksessä työpöydälle
    • Lajittele tietosi automaattisesti aakkosjärjestyksessä kaavan avulla
  • Google Sheets: lajittelu aakkosjärjestyksessä mobiililaitteella

Seuraavissa vaiheissa kerrotaan yksityiskohtaisesti, kuinka voit järjestää Google Sheet -tiedot automaattisesti. Keskityn siihen, kuinka tehdä niin aakkosjärjestyksessä, mutta samoja tietoja voidaan käyttää myös, jos haluat mieluummin järjestää tiedot numeerisesti.

Ennen kuin jatkamme lopputavoitteen saavuttamista, haluaisin kuitenkin perehtyä hiukan paremmin siihen, mikä ero on lajittelun ja suodatuksen välillä, kuinka käyttää kumpaakin vaihtoehtoa tilanteisiin, joihin tarvitset niitä, sekä mennä yli suodata näkymät.

Jos olet jo saanut kunnollisen ymmärtämisen lajittelusta ja suodattamisesta ja haluat vain päästä automaattiseen aakkosteluun, voit ohittaa artikkelin edelleen. Kaikille muille, jotka haluaisivat oppia jotain, meillä on paljon katettavaa, joten aloitetaan.

Tietojen lajittelu ja suodattimien käyttö

Kun analysoit ja työskentelet Google Sheetsissä, yhä enemmän sisältöä alkaa kertyä. Tällöin kyky organisoida tietoa tulee siitä paljon tärkeämmäksi. Google Sheets antaa sinun järjestää tiedot uudelleen lajittelemalla ja soveltamalla niihin suodattimia. Voit tehdä tämän sekä aakkosellisesti että numeerisesti, valinta on sinun. Voit myös käyttää suodatinta tietojen supistamiseksi ja tiettyjen osien piilottamiseksi jopa näkymästä.

Tietojen lajittelu

Tietojen lajittelu:

1. Avaa laskentataulukko selaimessa (ensisijaisesti Google Chrome).
2. Korosta solu tai solut, jotka haluat lajitella.
   • Voit korostaa sen napsauttamalla hiiren vasemmalla painikkeella yhtä solua. Jos haluat käyttää useita soluja, napsauta vasemmalla painikkeella alussa olevaa solua. Pidä Shift -painiketta painettuna ja napsauta sitten hiiren vasemmalla painikkeella lopetussolua.
   • Useita soluja voidaan myös valita napsauttamalla hiiren vasemmalla painikkeella solua ja pitämällä Ctrl -näppäintä alhaalla ja napsauttamalla hiiren vasemmalla painikkeella toista solua. Tämä auttaa, jos lajitettavat solut eivät ole peräkkäisiä.
   • Jos haluat valita koko arkin, napsauta arkin vasenta yläkulmaa tai paina Ctrl + A samanaikaisesti.
3. Napsauta seuraavaksi “Data” -välilehteä ja valitse vaihtoehdoista Järjestä alue… .
4. Jos sarakkeissasi on otsikoita, osoita ponnahdusikkunassa valintamerkki Tietojen, joiden otsikkorivin vieressä olevaan ruutuun.
5. Valitse sarake, jonka ensin haluat lajitella, muuttamalla ”Lajittelujärjestys” kyseiseen sarakkeeseen. Valitse sitten lajittelujärjestys napsauttamalla joko AZ- radiaalia laskevana tai ZA : ta laskevana.
   • Jos sinulla on ylimääräinen lajittelusääntö, jota haluat käyttää, napsauta Lisää toinen lajittelu -sarake . Sääntöjen järjestys määrää, miten lajittelu tapahtuu.
   • Voit napsauttaa säännön oikealla puolella olevaa roskakorikuvaketta poistaaksesi sen.
6. Viimeistele napsauttamalla Lajittelu- painiketta ja alueesi lajitellaan sääntöjesi mukaan.

Tiedon suodatus

Suodattimien lisääminen tietoihin antaa sinun piilottaa tiedot, joita et halua näkyvän. Voit silti nähdä kaikki tietosi, kun suodatin on kytketty pois päältä. Suodattimet ja suodatinnäkymät auttavat analysoimaan laskentataulukoiden tietojoukkoja.

Suodattimet ovat suositeltavia, kun:

• Pyydä kaikkia, jotka käyttävät laskentataulukkoasi, tarkastelemaan tiettyä suodatinta, kun se avataan.
• Haluat, että näkyvät tiedot lajitellaan suodattimen asennuksen jälkeen.

Suodattimenäkymät ovat hyödyllisempiä, jos:

• Haluat nimetä ja tallentaa useita näkymiä.
• Useita näkymiä tarvitaan muille laskentataulukkoa käyttäville. Henkilö ottaa käyttöön suodattimet, joten tämä antaa heille mahdollisuuden tarkastella erilaisia ​​suodattimia samanaikaisesti, joku muu saattaa myös käyttää laskentataulukkoa.
• Eri suodattimien jakaminen ihmisten kanssa on tärkeää. Eri suodattimenäkymän linkit voidaan lähettää eri ihmisille, jotka tarjoavat kaikille laskentataulukon parissa työskenteleville henkilölle tärkeimmät tiedot.

Muista vain, että suodattimia voidaan tuoda ja viedä tarpeen mukaan, kun taas suodattimenäkymät eivät.

Suodattimien käyttäminen Google-laskentataulukossa

Kun laskentataulukkoon on lisätty suodatin, kuka tahansa muu laskentataulukkoa katseleva voi nähdä suodattimet. Tämä tarkoittaa myös, että kuka tahansa muokkausoikeuksilla voi muuttaa suodatinta. Suodatin on hieno tapa piilottaa väliaikaisesti tiedot laskentataulukossa.

Tietojen suodattaminen:

1. Avaa laskentataulukko selaimessa (ensisijaisesti Google Chrome).
2. Valitse solualue, jonka haluat suodattaa, samoilla menetelmillä kuin artikkelin Tietojen lajittelu -osiossa on kuvattu.
3. Napsauta ”Data” -välilehteä ja valitse sitten Luo suodatin . Tämä asettaa suodatinkuvaketta valitsemasi alueen ensimmäiseen soluun. Kaikki suodatinalueella olevat solut on koteloitu vihreään reunaan.
4. Napsauta Suodatin- kuvaketta, jolloin seuraavat suodatusasetukset tulevat näkyviin:
   • Suodata ehdon mukaan - Valitse ehtojen luettelosta tai kirjoita oma. Esimerkiksi, jos solu on tyhjä, jos tietoja on vähemmän kuin tietty määrä tai jos teksti sisältää tietyn kirjaimen tai lauseen.
   • Suodata arvojen mukaan - Poista kaikki piilotettavat datapisteet ja napsauta OK. Jos haluat valita kaikki datapisteet, napsauta Valitse kaikki . Voit myös poistaa kaikkien datapisteiden valinnan napsauttamalla Tyhjennä.
   • Haku - etsi datapisteitä kirjoittamalla hakukenttään. Esimerkiksi “J” kirjoittaminen lyhentää luetteloa vain nimiksi, jotka alkavat kirjaimella J.
5. Poista suodatin käytöstä napsauttamalla uudelleen Data-välilehteä ja valitsemalla sitten Sammuta suodatin .
   • Tietoja voidaan lajitella suodattimen ollessa paikallaan ja ottamalla käyttöön.
   • Vain suodatetun alueen tiedot lajitellaan, kun valitset lajittelun.

Suodatinnäkymän luominen

Suodatinnäkymän luominen, tallentaminen tai poistaminen:

1. Avaa laskentataulukko selaimessa (ensisijaisesti Google Chrome).
2. Napsauta “Data” -välilehteä ja valitse sitten Suodata näkymiä… ja sitten Luo uusi suodatinnäkymä .
3. Suodatinnäkymä tallennetaan automaattisesti. Voit nyt lajitella ja suodattaa haluamasi tiedot.
4. Sulje suodattimenäkymä napsauttamalla 'X' laskentataulukon oikeassa yläkulmassa.
5. Napsauta laskentataulukon oikeassa yläkulmassa olevaa Cogwheel- kuvaketta ja valitse yksi seuraavista vaihtoehdoista:
   • Nimeä uudelleen - vaihda suodatinnäkymän otsikko.
   • Päivitysväli - Tämä ei ole niin tärkeää, kuin voit tehdä niin suoraan suodattimenäkymässä. Sen avulla voit muuttaa suodatinnäkymään valittua solualuetta.
   • Kopio - Luo samanlaisen kopion nykyiseen suodatinnäkymään.
   • Poista - Poista suodatinnäkymä.

Google Sheets: Lajittelu aakkosjärjestyksessä työpöydälle

Voit lajitella solualueen aakkosjärjestykseen työpöydällä:

1. Avaa laskentataulukko selaimessa (ensisijaisesti Google Chrome).
2. Valitse tiedot, jotka haluat lajitella sarakkeeseen kerrallaan. Tämä on tärkeää, jotta laskentataulukon muita osia, jotka eivät välttämättä korreloi halutun alueen kanssa, ei järjestetä uudelleen.
   • Korosta tietosi sarakkeen ylin solu aina lopulliseen soluun asti.
3. Napsauta Data-välilehteä ja valitse sitten yksi seuraavista vaihtoehdoista:
   • Lajittele alue sarakkeen mukaan, A → Z - Tämä lajittelee kaikki alueen valitut tiedot aakkosjärjestykseen häiritsemättä laskentataulukon muita alueita.
   • Lajittele taulukko sarakkeittain, A → Z - Tämä säätää taulukkolaskennan kaikki tiedot aakkosjärjestykseen korostetun tietoalueen kanssa.
4. Kummankin valinnan pitäisi nyt asettaa tietosi uudelleen aakkosjärjestykseen.
   • Jos epäilet tekeväsi virheen, voit korjata sen helposti painamalla Ctrl + Z (Windows) tai ⌘ Command + Z (Mac) viimeisimmän tietojen lajittelun kumoamiseksi.

Lajittele tietosi automaattisesti aakkosjärjestyksessä kaavan avulla

Edellisiä vaiheita voidaan pitää automaattisina, mutta käsinsyöttöön liittyy vielä vähän. Tämä on täysin hyväksyttävää useimmille laskentataulukoiden käyttäjille, jotka eivät halua mennä liian teknisiin kaavoihin ja toimintoihin.

On kuitenkin joitain, jotka haluaisivat "täysautomaattisen" lähestymistavan tietojen aakkoselliseen tilanteeseen. Voit halutessasi lajitella tiedot automaattisesti sarakkeeseen. Tämä tarkoittaa, että aina kun uutta tietoa lisätään sarakkeeseen, tiedot päivitetään automaattisesti aakkosjärjestyksessä häiritsemättä muuta taulukkoa.

Sarakkeen tietojen lajittelu automaattisesti aakkosjärjestyksessä:

1. Avaa laskentataulukko selaimessa (ensisijaisesti Google Chrome).
2. Korosta solu, joka näyttää tulokset tiedoille, jotka haluat automaattisesti aakkostettu.
3. Kirjoita solun sisään seuraava kaava = lajitella (A2: B, 1, TOSI) ja paina sitten Enter .
   • A2: B on haluttu tietoalue, joka on lajiteltava. Säädä sitä omien laskentataulukkotarpeidesi mukaan.
   • 1 viittaa sarakkeen numeroon, johon lajiteltu tieto perustuu. Säädä sitä uudelleen laskentataulukon tarpeiden mukaan.
   • Kaavan tiedot lajitellaan automaattisesti nousevassa järjestyksessä. Voit lajitella tiedot laskevassa järjestyksessä muuttamalla TOSI väärään .

Sarakkeeseen syötetyt uudet tai muokatut tiedot lajitellaan nyt automaattisesti.

Google Sheets: lajittelu aakkosjärjestyksessä mobiililaitteella

Voit lajitella solualueen aakkosjärjestyksessä mobiililaitteella:

1. Käynnistä Google Sheets -sovellus (Android / iOS) ja kirjaudu sisään käyttöoikeustiedoillasi.
2. Valitse muokattava Google-taulukko napauttamalla taulukkoa. Saatat joutua vierittämään löytääksesi se, jos olet tallentanut useita taulukoita.
3. Etsi sarake, jossa tiedot, jotka haluat aakkostella, ja napauta sen sarakkeen kirjainta. Se löytyy sarakkeen yläosasta. Tämä korostaa kaikki sarakkeen tiedot.
4. Napauta kirjainta vielä kerran vetääksesi pienen valikon.
5. Napauta valikossa "Lisää" -nuolta, kunnes löydät Lajittele A - Z- vaihtoehdon.
   • Jos käytät Android-mobiililaitetta, sinun täytyy napauttaa kuvaketta, joka näyttää kolmelta pystysuunnassa (tai vaaka-asennosta versiosta riippuen) pinotulla pisteellä. Vieritä alaspäin, kunnes löydät Lajittele A - Z- vaihtoehdon.

Kun napautat Järjestä A - Z, sarakkeen tiedot järjestetään uudelleen aakkosjärjestykseen.