BCC: n tekeminen itsestäsi on erittäin hyödyllinen tapa seurata sähköpostia. Jos haluat, että lähettämäsi sähköpostiosoite on yleensä postilaatikossa, yleensä sen seuraamiseksi, oman sähköpostiosoitteesi lisääminen BCC-tiedostona on oikea valinta. Ihmiset kuitenkin jättävät tämän huomiotta lähettäessään tärkeän sähköpostin, mikä johtaa siihen, että he unohtavat seurata. Tämä voi helposti johtaa ongelmiin.
Onneksi on olemassa tapa, jolla BCC tallennetaan automaattisesti, kun lähetät sähköpostia, mikä on varma tapa varmistaa, että seuraat jokaista sähköpostia. Automaattisen itse BCCing-toiminnon käyttöönotto ei kuitenkaan ole oikein yksinkertaista. Siihen sisältyy säännön luominen Outlookiin.
Hallinnoi sääntöjä ja hälytyksiä
Automaattinen BCC ja CC ovat iso asia Outlookissa. Vaikka joudut lataamaan uuden lisäosan selaimeen perustuvaan sähköpostitiliisi tämän saavuttamiseksi, Microsoft Outlook antaa sinun luoda säännön. Säännöt-ominaisuus löytyy Hallinnoi sääntöjä ja hälytyksiä -valikosta näytön yläosassa, Koti- välilehdessä Säännöt- kuvakkeen alla.
Napsauta Hallitse sääntöjä ja hälytyksiä ja näet uuden ikkunan, joka antaa sinulle mahdollisuuden luoda uusi sääntö. Napsauta Uusi sääntö tämän ikkunan vasemmassa yläkulmassa. Näet 3 luokkaa: Pysy järjestettynä, Pysy ajan tasalla ja Aloita tyhjästä säännöstä . Valitse Käynnistä tyhjästä sääntöluokasta Käytä sääntöä lähettämistäni viesteille .
olosuhteet
Ohjattu säännöt -ikkunassa voit valita, mitkä sähköpostit sinulle lähetetään BCC-tiedostoina. Esimerkiksi, tarkistamalla tietyillä sanoilla aiheasetuksissa, luot automaattisen BCC-säännön sähköposteille, joissa on tiettyjä mainitsemiasi sanoja.
Koska sinä lähetät sähköpostin, voit käyttää tätä fiksua vaihtoehtoa lajitellaksesi sähköpostisi automaattisesti. Voit lisätä sanan ”Seuranta” tiettyjen sanojen luetteloon ja merkitä sähköpostit, joita sanan seuranta edellyttää.
On myös monia muita mielenkiintoisia ehtoja, jotka voit asettaa sähköpostillesi. Jos haluat, että kaikki lähettämäsi viestit tallennetaan postilaatikkoosi BCC-muodossa, napsauta Seuraava- painiketta, tarkistamatta mitään luetelluista ruuduista.
poikkeukset
Poikkeukset ovat oleellisesti päinvastaisia tässä olosuhteissa. Kuten todennäköisesti arvasit, tässä esität tilanteita, joissa et halua sisällyttää itseäsi BCC: ksi. Voit seurata samaa esimerkkiä ylhäältä ja käyttää poikkeusta, paitsi jos aihe sisältää tiettyjä sanoja, lisätäksesi poikkeuksen. Tässä esimerkissä saatat käyttää “ei seurantaa” -komentoa, mutta se voi aiheuttaa sotkua ja jopa virheen, koska jatkosanat ovat jo osa ehtojasi.
Sinun kannattaa ehkä paremmin, paitsi jos lähetetään ihmisille tai julkiselle ryhmälle tai paitsi jos se on määritetty mihin tahansa luokkapoikkeukseen .
Toiminnot
Tässä "ohjelmoit" toiminnot, joita tämä sääntö koskee. Toisin sanoen tässä voit valita, mitä tapahtuu sähköposteille, joille olet asettanut ehdot. Haluat varmistaa, että itse lähettämäsi sähköposti päätyy postilaatikkoosi, mutta valitettavasti suoraa BCC-komennon automaatiota ei ole täällä. Tämä ei tarkoita, että et voi jäljitellä BCC: tä.
Valitse ensin Kopioi viesti ihmisille tai julkiselle ryhmälle Ohjatun säännöt -toiminnon vaiheessa. Napsauta nyt henkilöitä tai julkista ryhmää ja kirjoita sähköpostiosoitteesi. Näin voit varmistaa, että lähettämäsi sähköposti, joka täyttää asetetut ehdot, päätyy postilaatikkoosi. Jos et halua sähköpostiosoitteesi näkyvän julkisesti lähetetyissä sähköposteissa, valitse ensin Siirrä kopio määritettyyn kansioon -vaihtoehto, napsauta Määritetty kansio -linkkiä ja valitse postilaatikko.
BCC postilaatikossasi
Oman postisi mukauttaminen tarpeisiisi antaa sinulle valtavan edun työssäsi. Se varmistaa, että postilaatikkosi on hienosti järjestetty ja hyvä organisaatio on välttämätöntä kaikissa töissä. Tietysti Outlookin ohjatussa ohjatussa toiminnassa on enemmän käyttötapauksia kuin vain automaattisen BCC: n asettaminen. Suunnittele asiat huolellisesti ja varmista, että poikkeukset ja ehdot eivät ole päällekkäisiä ja että ne sisältävät oikean tyyppiset sähköpostit, on välttämätöntä.
Hyvin tehdyt automaattisen BCC-säännöt voivat auttaa sinua paljon postilaatikon lajittelussa. Jos kuitenkin teet sen huonosti, saatat tulvata postilaatikkosi ja luoda vielä suurempi ongelma kuin ratkaisemaasi.
Käytätkö automaattista BCC: tä Outlookissa? Kuinka perustit sen? Mitä poikkeuksia ja ehtoja käytät ja mitä muita sääntöjä olet luonut?
