Työympäristössä on välttämätöntä pitää järjestetty postilaatikko tehokkuuden ylläpitämiseksi. Sotkuinen postilaatikko voi osoittautua melko valtavaksi kipuksi, etenkin kun joudut selaamaan vanhojen sähköpostien vuoria, joita et ehkä enää tarvitse. Kerralla nämä vanhemmat sähköpostit ovat saattaneet toimia tarkoitukseen, mutta ovat sittemmin muuttuneet lisäesteiksi etsiessään tiettyä sähköpostia.
Katso myös artikkeli Kuinka luoda Gmail-alias
”Saapuneet-kansioni on katastrofi. Minulla on sähköposteja yli kaksi vuotta sitten. Minun on todella päästävä tämä paikalle. ”
Ajankäytön välttämiseksi en suosittelisi kaikkien vanhempien sähköpostiviestien poistamista manuaalisesti. Sen sijaan suodattimien avulla pääset eroon näistä sähköpostista paljon nopeammin. Luomalla suodattimen voit poistaa vanhoja viestejä määrätyn aikataulun perusteella. Ainoa ongelma, jonka voin nähdä suodattimien käytössä, on, että ne koskevat vain vasta vastaanotettuja viestejä. Voit käyttää suodattimia tulevaisuudessa varmistaaksesi, että keräilyä ei tapahdu toisen kerran, mutta entä ne sähköpostit, jotka täyttävät postilaatikkosi nyt?
Poista vanhemmat Gmail-sähköpostit automaattisesti
On joitain asioita, joihin on syytä päästä eroon vanhemmista, ei enää välttämättömistä sähköpostiviesteistä, jotka vaivaavat Gmail-postilaatikoitasi. Käsittelen kuinka suodattimet asetetaan, otetaan ne käyttöön tulevaa käyttöä varten ja miten päästä eroon kaikista nykyisistä vanhoista sähköposteista Gmail-lisäosan, Email Studio, avulla.
Suodattimien asentaminen
Ensimmäinen asia on ensin, asetetaan suodattimet .
Aloittaa:
- Kirjaudu Gmail-tiliisi vaadituilla käyttöoikeustiedoilla.
- Etsi Cog / Gear -kuvake. Tämä on Gmail-asetukset- valikko, joka löytyy ikkunan oikeasta yläkulmasta. Napsauta tätä kuvaketta ja valitse sitten avattavasta valikosta Asetukset.
- Napsauta "Suodattimet" -välilehteä ja napsauta sitten Luo uusi suodatin .
- Kirjoita ”Onko sanoja” -kenttään seuraava - vanhempi_kuin: x, missä “x” on poistettavien viestien aikataulu. Tämä on numero, jota seuraa kirjain. Seuraavat kirjeet koskevat ajanjaksoa. Sinun on käytettävä “d” päivinä, “w” viikkoina ja “m” kuukausina. Esimerkki olisi age_than: 3d, jos haluat poistaa sähköposteja, jotka ovat yli kolme päivää vanhempia.
- Napsauta seuraavaksi Luo suodatin tällä hakupainikkeella.
- Täytä ruudut, joissa on ”Poista se” ja “Käytä myös suodatinta” -valintaruutu napsauttamalla niitä.
- Napsauta lopuksi Luo suodatin nähdäksesi kaikki vanhemmat sähköpostisi, jotka siirrät postilaatikostasi roskakoriin juuri asettamasi päivämäärän perusteella.
Kun viestit poistetaan Gmailista, ne eivät katoa heti olemassaolosta. Sen sijaan löydät ne roskakorista. Tämä tarkoittaa, että nämä sähköpostiviestit lasketaan silti kokonaistehokapasiteettiisi. Jos haluat poistaa ne kokonaan, voit joko odottaa, että Gmail poistaa ne automaattisesti 30 päivän kuluttua, tai poistaa ne kaikki nyt. Suorittaa jälkimmäinen napsauttamalla Roskakori- kansiota ja napsauttamalla sitten Tyhjennä roskakori -linkkiä.
Suodata tulevaa poistamista varten (uudelleensovellus)
Tämän artikkelin otsikko käsittelee automaattista poistamista. Valitettavasti suodattimia ei voida käynnistää automaattisesti. Sinun on palattava takaisin ja käytettävä suodatin uudelleen nykyiseen postilaatikkoosi.
Suodattimen asettaminen uudelleen:
- Siirry takaisin asetuksiin napsauttamalla Cog / Gear -kuvaketta Gmail-ikkunan oikeassa yläkulmassa ja valitsemalla avattavasta Asetukset .
- Napsauta Suodattimet-välilehteä.
- Koska olet jo luonut suodattimen aiemmin, voit nyt napsauttaa Muokkaa, joka sijaitsee suodattimen vieressä. Jos olet aiemmin luonut useita suodattimia, löydät helposti haluamasi suodattimen, koska jokaisen suodattimen kriteerit tulevat näkyviin.
- Napsauta Jatka osiossa, joka ilmestyy hakukriteereihisi. Se on samanlainen näyttö kuin se, joka ilmestyi, kun asennat alkuperäisen suodattimen.
- Aseta uudelleen valintamerkki ”Käytä suodatinta myös” -ruutuun.
- Aktivoi suodatin tällä kertaa napsauttamalla Päivitä suodatin . Kaikki vanhemmat sähköpostisi, asetettu määritettyyn aikakehykseen, viskitaan nyt Roskakori- kansioon.
Email Studio
Email Studiossa on hieno ominaisuus, joka poistaa automaattisesti kaikki vanhemmat sähköpostisi tietyltä lähettäjältä tai tietyssä kansiossa sijaitsevista. Sisäänrakennettu automaattinen puhdistus -ominaisuus auttaa pitämään Gmail-postilaatikkosi paljon organisoidumpana, mikä johtaa tehokkaampaan työympäristöön.
Email Studio -sovelluksella voit arkistoida ja käyttää ”Merkitse luetuksi” kaikkia postilaatikossasi tällä hetkellä olevia sähköposteja, jotka ovat olleet siellä yli kolme kuukautta. Sen avulla voit myös poistaa kaikki sähköpostit pysyvästi Roskakori- ja Roskapostikansioista automaattisesti kahden päivän kuluttua. Lisäsummana automaattinen puhdistus sisältää sähköpostien tilauksen poistamisominaisuuden, jonka avulla voit helposti poistaa sähköpostiosoitteesi mistä tahansa häiritsevistä uutiskirjeiden postituslistoista. Lisäosaan on myös paljon enemmän, mutta mielestäni jo mainitut korostavat tarkalleen sitä, mitä tarvitsemme tähän artikkeliin.
Peruspaketti on ilmainen käyttää, mutta saadaksesi kaiken hyödyn tuotteesta, tarjotaan premium-versio 29 dollarin vuotuisella hintalappulla. Päivityksen avulla voit luoda useita puhdistussääntöjä, ja se sisältää sähköpostin ajoituksen, edelleenlähettäjän ja automaattisen vastauksen.
Asenna ja ota automaattinen puhdistus käyttöön Gmailissa
On selvää, että ensimmäinen asia, joka sinun on tehtävä, on ladata ja asentaa Email Studio -laajennus. Kun tämä on saavutettu, näet Email Studio -kuvakkeen oikealla sivupalkissa, kun avaat Gmail-sähköpostiviestisi.
Voit käyttää sitä:
- Avaa Email Studio -laajennus ja kirjaudu sisään Gmail-tililläsi.
- Näet luettelon vaihtoehdoista. Valitse näistä vaihtoehdoista ”Email Cleanup” -työkalu.
- Napsauta sitten Lisää uusi sääntö asettaaksesi sääntö (sellainen kuin mitä teit suodattimilla ).
- Säännön asettamisessa on kaksi osaa - sinun on määritettävä ehto ja sitten toiminto. Ajattele ”syytä ja seurausta”. Toiminto käynnistyy, kun määritetty ehto täyttyy.
- Asettaaksesi ehdon, voit käyttää tarkennettuja hakuparametreja Gmailissa, kuten uudempi_than tai jolla on: liite tai suurempi_than . Näiden avulla löydät tarkan haun Gmail-sähköposteihin, jotka haluat arkistoida, lähettää roskakoriin tai siirtää toiseen kansioon.
- Kun sääntö on luotu, napsauta Tallenna- painiketta. Email Studio toimii nyt taustalla suorittamalla suoritustarkistus joka tunti suorittamalla määritetty toiminto, kun sähköposti täyttää siihen liittyvät ehdot. Sinun ei tarvitse tehdä mitään käsin.
