Outlookin Poistetut-kansio on samanlainen kuin Gmailin Arkistoidut viestit -ominaisuus. Kun poistat viestin Outlookista, se menee tähän kansioon ja pysyy siellä, kunnes poistat sen. Se tekee käytännössä Roskakorin työtä, vain MS Outlook -sovelluksessa. Poistetut viestit -kansio voi kuitenkin olla sotkuinen jossain vaiheessa, jolloin Outlook alkaa viivästyä ja hidastua.
Vaikka kaikki eivät käytä Gmailia, on syytä, miksi Microsoft antaa sinun kirjautua Gmail-tiliisi Outlook-sovelluksen kautta - Gmail on yksinkertaisesti erittäin suosittu. Kun tarkastellaan aluksi, kuinka Gmail käyttää Archived Messages -vaihtoehtoa, poistettuja viestejä ei ole syytä pitää myös Outlookissa. Onneksi voit määrittää sovelluksen niin, että se eroaa automaattisesti kaikista poistetuista sähköposteista.
Sähköpostien poistaminen manuaalisesti
Jos haluat vain päästä eroon sähköpostiosoitteista, jotka on tallennettu Poistetut-kansioon, voit tehdä sen suhteellisen helposti. Tämä on paras toimintatapa niille, jotka mieluummin pysyvät turvallisella puolella ja pitävät poistetut postinsa viikoittain tai kuukausittain.
Jos haluat poistaa “poistetut” sähköpostit manuaalisesti, siirry Poistetut-kansioon ja poista ne kuten muutkin viestit. Huomaa, että tämä poistaa valitut sähköpostit pysyvästi ja et voi saada niitä takaisin tämän jälkeen. Jos et löydä Poistetut-kansiota, etsi Roskakori-kansiota.
Automaattinen tyhjennys roskakorista
Jos haluat, että Outlook tyhjentää Roskakori-kansion aina poistuessasi sovelluksesta, voit ottaa tämän vaihtoehdon käyttöön, eikä sinun tarvitse koskaan huolehtia Roskakori-kansion ylikuormittamisesta roskakorilla. Muista kuitenkin, että tätä ei tarvitse tehdä, jos saat paljon tärkeitä sähköpostiviestejä. Jos et ole varma, on parasta, että poistat manuaalisesti.
Jos olet varma, että haluat ottaa tämän vaihtoehdon käyttöön, avaa Outlook ja kirjaudu sisään (vaikka käytät sitä Gmailin avulla). Kun olet käyttänyt tiliäsi, valitse Tiedosto- välilehti ja siirry kohtaan Asetukset . Siirry näkyviin tulevassa Outlook-asetukset- valintaikkunassa Lisäasetukset- osioon. Kun olet siellä, etsi Outlookin aloitus- ja poistumisosio ja valitse Tyhjät poistetut kansiot -kohdan vieressä oleva valintaruutu poistuessasi Outlookista . Tämä poistaa kaikki viestit mistä tahansa kansiosta, joka on nimetty Poistettuja kohteita poistuessaan Outlookista.
Outlook Online
Valitettavasti tätä vaihtoehtoa ei ole käytettävissä Outlook Onlinessa syystä - kuinka monta kertaa olet sulkenut vahingossa välilehden selaimessa? Näin on todennäköisesti tapahtunut sinulle useammin kuin kerran, etkä halua kadottaa postia, joihin haluat palata näin.
Poista roskakori Outlook Online -palvelussa kirjautumalla Outlook-tiliisi ja etsi Poistetut- kansio. Napsauta sitä hiiren kakkospainikkeella ja valitse Tyhjennä roskakori . Tämä poistaa kaikki Outlookin roskakorit.
Muita keinoja
On myös muita tapoja, joiden avulla voit organisoida sähköpostisi ilman riskiä poistaa tärkeitä merkintöjä poistumalla Outlookista. Voit suunnitella viikoittaisen tai kuukausittaisen siivouksen ja tyhjentää Poistetut-kansion.
Toinen hieno idea on, että Outlook käynnistetään Roskakori-kansiossa, jotta voit seurata poistettuja sähköposteja aiemmasta arkipäivästä ja puhdistaa asiat oikein. Voit tehdä tämän valitsemalla Tiedosto- välilehden siirtymällä kohtaan Valinnat ¸ siirtymällä kohtaan Lisäasetukset ja muuttamalla yllä mainitun Outlookin aloitus- ja poistumisosiossa Käynnistä Outlook tässä kansiossa: -vaihtoehto mihin tahansa, jota käytät Poistetut-kansiona. Tämä varmistaa, että seuraat aina sähköpostiasi ja ylläpidät järjestettyä postilaatikkoa.
Ole varovainen
Tärkein osa organisoidun Outlook-postilaatikon ylläpitämistä on varovaisuus , varsinkin jos käytät sitä liiketoimintaan. Jos olet varma, että haluat tyhjentää roskakorin Outlookissa automaattisesti, seuraa yllä olevaa opastusta. Jos olet kuitenkin varovainen, käytä muuta tapaa järjestää postilaatikkosi.
Kuinka järjestät postisi? Haluatko käyttää automaattisen tyhjennys-roskakorin vaihtoehtoa Outlookissa? Jaa ideasi ja ajatuksesi alla olevissa kommenteissa.
