Kuinka sisällyttää allekirjoitus automaattisesti Outlook-sähköposteihin

Allekirjoituksen lisääminen sähköpostiviestiin antaa sille ammattitaitoa. Logon ja yhteystietojesi heittäminen tarjoaa tuotemerkinnän muuten räikeään kirjeenvaihtoon. Se antaa niille, jotka haluavat ottaa sinuun yhteyttä muilla keinoilla, mahdollisuuden tehdä niin. Allekirjoituksen luominen ja käyttö Microsoft Outlookissa on riittävän yksinkertainen tehtävä. Voit jopa luoda useita yksilöllisiä allekirjoituksia vaihtaaksesi mielivaltaan kohdeyleisösi mukaan.

Outlook liittää kuitenkin allekirjoituksen vain vasta lähetettyihin tai edelleenlähetettyihin sähköpostiviesteihin. Sähköpostit, jotka lähetit ennen allekirjoituksen luomista, puuttuvat yhä. Jos haluat lisätä allekirjoituksen vanhoihin viesteihin, sinun on siirryttävä Outlook-asetuksiin ja muutettava muutamia asioita.

Allekirjoituksesi voi sisältää tekstiä, kuvia, sähköisen käyntikortin, logon tai jopa kuvan käsin kirjoitetusta allekirjoituksesta. Voit määrittää Outlookin siten, että allekirjoitukset lisätään automaattisesti kaikkiin lähteviin viesteihin tai luoda allekirjoitus ja lisätä se viesteihin tapauskohtaisesti.

Allekirjoituksen lisääminen Outlook-kirjeenvaihtoon

Vaiheet sähköpostien keräämiseen allekirjoituksella riippuvat nykyisestä Outlook-versiosta. On olemassa prosessi niille, jotka käyttävät ohjelmiston vanhempia versioita (2007 - 2010), ja uudempien versioiden (2010+) käyttäjille, sekä Microsoft Office 365 -käyttäjille.

Aloitetaan uusimmista versioista.

Outlook-versiot 2010+ mukaan lukien Outlook for 365

Uuden allekirjoituksen luominen Outlook-sähköpostiosoitteelle:

1. Napsauta luodaksesi uuden sähköpostin.
2. Napsauta Allekirjoitus ja sitten Allekirjoitukset ”Viesti” -välilehdessä.
   • Outlook-ikkunan koosta ja siitä, kirjoitatko uuden sähköpostiviestin tai vastauksen tai edelleenlähetysten mukaan, Viesti-välilehti ja Allekirjoitus- painike voivat sijaita kahdessa eri paikassa. Allekirjoituspainikkeeseen liittyy kuitenkin yleensä Viesti-valikon Sisällytä-osassa oleva Liitä tiedosto ja Liitä kohta .
3. Valitse ”Sähköpostin allekirjoitus” -välilehden ”Valitse muokattava allekirjoitus” -kentän alle Uusi ja lisää uudelle allekirjoitukselle nimi ”Uusi allekirjoitus” -valintaikkunaan.
4. Kirjoita heti ”Muokkaa allekirjoitusta” -kohdan alle kirjoittamalla allekirjoitus toimitetulle alueelle.
   • Ikkuna tarjoaa sinulle mahdollisuuden muuttaa fontteja, fontin värejä ja kokoa sekä tekstin kohdistusta.
   • Jos haluat lisätä linkkejä ja kuvia sähköpostiosoitteeseesi, muuttaa fontteja ja värejä ja perustella tekstiä, tee se käyttämällä mini-muotoilupalkkia ”Muokkaa allekirjoitusta” -kohdassa.
   • Voit jopa luoda vankeamman allekirjoituksen luoteilla, taulukoilla tai reunoilla, muotoilemalla tekstiä Microsoft Wordilla. Siirrä se sitten käyttämällä yksinkertaista kopioita ( Ctrl + C ) ja liitä ( Ctrl + V ) allekirjoitukseen ”Muokkaa allekirjoitusta” -ruutuun.
   • Voit lisätä allekirjoitukseen myös sosiaalisen median kuvakkeita ja linkkejä, joita kosketan myöhemmin.
5. Kun allekirjoitus on haluamallasi tavalla, aseta seuraavat valinnat ”Valitse oletus allekirjoitus” -kohdassa:
   • Valitse sähköpostitili, johon haluat liittää allekirjoituksesi, käyttämällä avattavaa Sähköposti-tili. Jokaisella Outlook-tililläsi voi olla eri allekirjoitukset.
   • Jos haluat, että allekirjoituksesi lisätään automaattisesti kaikkiin tuleviin viesteihin, napsauta avattavaa Uusi viestit -painiketta ja valitse allekirjoitus. Jos et halua asettaa sitä oletuksena automaattiseksi, valitse (ei mitään) . Tämä tekee siitä niin, että jokaisella uudella lähettämälläsi viestillä ei ole ollenkaan allekirjoitusta, mukaan lukien viestit, jotka on edelleen lähetetty ja joihin on vastattu.
   • Jos haluat allekirjoituksen näkyvän viesteissäsi, joihin vastaat ja välität, napsauta avattavaa Vastaukset / edelleenlähetys -kohtaa ja valitse allekirjoitus. Tämä lisää kyseisen allekirjoituksen automaattisesti, kun vastaat tai välität sähköpostia. Jos et halua asettaa tätä asetusta, valitse sen sijaan (ei mitään) .
6. Kun tämä on ohi, napsauta OK- painiketta palataksesi tallentaaksesi allekirjoituksesi ja palataksesi uuteen viestiin.
   • On tärkeätä huomata, että nykyisessä viestissä, johon olet allekirjoittanut, ei ole allekirjoitusta paikallaan. Jostain syystä allekirjoitus näkyy vain seuraavissa viesteissä. Sinun on lisättävä allekirjoitus manuaalisesti, jos olet innokas käyttämään sitä.

Allekirjoituksen manuaalinen lisääminen

Voit lisätä uuden allekirjoituksen manuaalisesti uuteen viestiin, jonka aloit allekirjoituksen luomiseksi, tai niille, jotka eivät halua allekirjoitusta automaattisesti.

Tehdä niin:

1. Kun sähköpostiviestisi on auki, napsauta Viesti-välilehteä ja valitse Allekirjoitus .
2. Tämä avaa peruutusvalikon, jossa näkyvät kaikki luomasi tallennetut allekirjoitukset. Valitse haluamasi allekirjoitus vaihtoehdoista napsauttamalla sitä. Se näkyy nyt nykyisessä viestissäsi.

Logon tai kuvan lisääminen allekirjoitukseen

Tuotemerkit vaativat yleensä logoja. Jos haluat lisätä kuvan, kuten logon tai sosiaalisen median kuvakkeen, allekirjoitukseesi:

1. Avaa uusi sähköpostiviesti ja napsauta Viesti-välilehteä.
2. Napsauta Allekirjoitus ja sitten Allekirjoitukset .
3. Valitse allekirjoitus, johon haluat lisätä logon tai kuvan, valitsemalla sen ”Valitse muokattava allekirjoitus” -ruudussa.
4. Napsauta Lisää kuva -kuvaketta, etsi lisättävä kuva tietokoneesi tiedostoista ja valitse sitten Lisää .
   • Voit muuttaa kuvan tai logon kokoa napsauttamalla kuvaa hiiren kakkospainikkeella ja valitsemalla valikon vaihtoehdoista Kuva . Napsauta ”Koko” -välilehteä ja käytä kuvan mukaisia ​​asetuksia määrittämääsi asetusta varten.
   • Pidä ”Lukitse kuvasuhde” -valintaruutu valittuna kuvan mittasuhteiden säilyttämiseksi.
5. Kun kuvan koko on muutettu ja valmis käytettäväksi, napsauta OK .
6. Seuraa tätä napsauttamalla uudelleen OK- painiketta tallentaaksesi kaikki muutokset, jotka olet juuri tehnyt allekirjoitukseen.

Microsoft Outlook-versiot 2007 - 2010

Uuden allekirjoituksen luominen vanhemmalla Microsoft Outlook -versiolla:

1. Voit luoda uuden viestin.
2. Napsauta ”Viesti” -välilehteä ja valitse Sisällytä-osiosta Allekirjoitus .
3. Napsauta Allekirjoitukset, kun se aukeaa.
4. Napsauta Sähköpostin allekirjoitus -välilehdessä Uusi .
5. Kirjoita allekirjoitukselle nimi ja napsauta sitten OK- painiketta.
6. Kirjoita teksti, jonka haluat lisätä allekirjoitukseen, ”Muokkaa allekirjoitusta” -ruutuun.
   • Voit muotoilla tekstin korostamalla muokattavaa tekstiä ja käyttämällä sitten haluamiasi vaihtoehtoja tyyli- ja muotoilupainikkeilla.
   • Lisäämällä lisäelementtejä, kuten kuvia, hyperlinkkejä ja sähköisiä käyntikortteja, napsauta kohtaa, jossa haluat elementin näkyvän, ja:
     • e-Käyntikortti - Napsauta Käyntikortti- painiketta ja napsauta sitten yhtä “Filed As” -luettelossa olevaa kontaktia. Napsauta OK- painiketta.
     • Hyperlinkki - Napsauta Hyperlink- kuvaketta ja kirjoita (tai liitä) URL-osoite, johon linkkisi yhdistää tekstin. Napsauta OK- painiketta.
     • Kuva / kuva - Napsauta Kuva-kuvaketta, etsi kuva, jonka haluat lähettää allekirjoitukseen, valitse se ja napsauta sitten OK- painiketta.
7. Kun olet tehnyt muutokset, napsauta OK viimeistelläksesi allekirjoituksesi luomisen.
   • Allekirjoituksen luomiseen avoinna olevassa sähköpostiviestissä ei lisätä allekirjoitusta automaattisesti siihen. Sinun on tehtävä se manuaalisesti.

Allekirjoituksen lisääminen sähköpostiviesteihisi

Allekirjoitukset voidaan lisätä automaattisesti tai manuaalisesti kaikkiin lähteviin viesteihin, vastauksiin ja edelleenlähetyksiin. Vain yhtä allekirjoitusta voidaan käyttää lähetettävää sähköpostia kohden, joten jos valitset yhden asettaa automaattisesti, olisi parasta, jos allekirjoitus olisi suunnattu laajemmalle yleisölle.

Allekirjoituksen lisääminen automaattisesti sähköpostiviestiin:

1. Luo uusi sähköposti.
2. Siirry Viesti-välilehteen ja napsauta Sisällytä-osiossa olevaa Allekirjoitus-painiketta.
3. Napsauta Allekirjoitukset, kun se aukeaa.
4. Etsi ”Valitse oletus allekirjoitus”, napsauta avattavaa “Sähköpostitililuettelo” ja valitse sähköpostitili, johon haluat liittää allekirjoituksen.
5. Valitse allekirjoitus, jonka haluat sisällyttää, valitsemalla sen Uudet viestit -luettelosta.
   • Jos haluat lisätä eteenpäin ja vastata, lisää allekirjoitus valitsemalla allekirjoituksen avattavasta Vastaukset / eteenpäin -luettelosta. Napsauta (ei mitään), jos et halua, että allekirjoitus menee ulos vastauksen kanssa ja välitä sähköpostiviestit.
6. Tallenna allekirjoitusasetukset napsauttamalla OK .

Allekirjoituksen lisääminen manuaalisesti sähköpostiviestiin:

1. Luo uusi sähköpostiviesti.
2. Napsauta "Viesti" -välilehteä.
3. Napsauta Allekirjoitus, joka löytyy Sisällytä-osiosta.
4. Valitse lisättävä allekirjoitus napsauttamalla sitä suoraan.

Allekirjoitus näkyy nyt lähtevässä viestissä. Jos valitsit väärin tai haluat vain poistaa lisäämäsi allekirjoituksen, korosta allekirjoitus viestissä ja napsauta näppäimistön Poista (tai askelpalautin ) -painiketta.

Microsoft Office 365 -tilin käyttö Outlook.com: n kanssa

Niille, jotka käyttävät Outlookia verkossa Microsoft Office 365 -tilin kanssa, sinun on luotava allekirjoitus molemmissa tuotteissa.

Sähköpostiviestien allekirjoitusten luominen ja käyttö Webissä Outlook:

1. Kirjaudu sisään Outlook.com-tiliisi ja avaa Asetukset napsauttamalla Cog Wheel -kuvaketta sivun yläosassa.
2. Napsauta sähköpostia, sitten Kirjoita ja vastaa .
3. Kirjoita allekirjoitus sähköpostin allekirjoitusalueelle.
   • Voit käyttää annettuja muotoiluvaihtoehtoja muuttaaksesi allekirjoituksesi ulkonäköä mielesi mukaan.
   • Tilillä voi olla vain yksi allekirjoitus.
   • Jos haluat, että allekirjoitus näkyy automaattisesti oletusarvoisesti kaikissa tulevissa viesteissä, lisää valintamerkki ”Sisällytä allekirjoituksesi automaattisesti uusiin säveltämiini viesteihin” -ruutuun. Tämä tekee siitä niin, että kaikkien tulevien sähköpostiviestien allekirjoitus näkyy alareunassa.
   • Välittäjät ja vastaukset tarvitsevat valintaruudun ”Lisää automaattisesti allekirjoituksesi viesteihin, joihin välitän tai joille vastaan” -ruutuun.
   • Jos et tarkista kumpaakaan näistä vaihtoehdoista, sinun on lisättävä allekirjoitus manuaalisesti jokaiseen kirjoittamasi sähköpostiviestiin, joka jatkuu.
4. Kun olet tehnyt muutokset, napsauta Tallenna .

Allekirjoituksen lisääminen manuaalisesti:

1. Valitse postilaatikossasi Uusi viesti.
2. Kirjoita viesti kokonaan ja napsauta kolmipistekuvaketta.
3. Valitse täältä Lisää allekirjoitus .
4. Kun viestisi on valmis lähtemään, napsauta Lähetä- painiketta.