Jos sinun on vaihdettava vastausosoite sähköpostiviesteihin Outlookissa, tämä opas on sinulle. Prosessi on yksinkertainen, kun tiedät miten, mutta koska tämä on Microsoft, se ei ole niin suoraviivainen kuin se voisi olla.
Katso myös artikkeli Automaattisen vastauksen määrittäminen Outlookissa
Jos menet lomalle tai olet poissa jonkin aikaa, sähköpostin vastausosoitteen muuttaminen voi olla hyödyllinen tapa pitää yhteyttä. Esimerkiksi, jos lähetät sähköpostia työpaikasta, mutta et pääse työsähköpostiin, mutta voit käyttää henkilökohtaista sähköpostiosoitettasi, voit lähettää sähköpostin töistä ja saada vastaanottajan vastauksen kotiisi. Tämä on yksi monista syistä, jotka saatat joutua vaihtamaan vastauksen sähköpostiviestien osoitteeseen Outlook 2016: ssa.
Jos sinä tai organisaatiosi käyttää Microsoft Exchange -palvelimia, käyttäjät eivät voi pysyvästi muuttaa vastaustaan osoitteeseen Outlookissa. Voit muokata vastausta yksittäisten sähköpostiosoitteiden osoitteisiin, mutta et voi määrittää sitä pysyvästi. Sinun on otettava yhteys IT-tiimiisi, jos käytät Exchangea.
Vaihda vastaus osoitteeseen Outlook 2016: ssa
Tyypillisesti vaihtaisit vastauksen yksittäisen sähköpostin tai parin sähköpostin osoitteeseen, ja se olisi se. Jos haluat kuitenkin lisätä tai muuttaa pysyvästi vastausta osoitteeseen, voit tehdä sen myös paitsi jos käytät Exchangea jo mainitulla tavalla.
Vaihda kunkin sähköpostin vastausosoite
Jos joudut vaihtamaan vain yhden tai kahden sähköpostin osoitteen, voit tehdä muutoksen jokaisessa yksittäisessä sähköpostissa.
- Avaa uusi sähköposti Outlookissa.
- Valitse nauhasta Valinnat ja Vastaukset suoraan.
- Valitse 'Lähettäkää vastaukset' -valintaruutu, jos sitä ei vielä ole valittu, ja paina Valitse nimet.
- Valitse sähköpostiosoite luettelosta tai käytä a; ja kirjoita sähköpostiosoite ruutuun. Jos käytät useita sähköpostiosoitteita, erota merkillä ';'.
- Varmista, että kaikki osoitteet on lueteltu ikkunan alareunassa Vastaa-vieressä olevassa ruudussa. Vastaa viestiin, jos et halua lisätä niitä.
- Palaa sähköpostiin valitsemalla OK ja Sulje.
- Suorat vastaukset -kentän tulisi pysyä harmaana, jos se on oikein asetettu.
- Täytä ja lähetä sähköposti normaalisti.
Voit käyttää tätä menetelmää niin monta kertaa kuin haluat ja lisätä niin monta vastausta osoitteisiin kuin haluat. Normaalia käytettävyyttä koskevia sääntöjä sovelletaan kuitenkin, yritä olla ottamatta mukaan jokaista tuntemaa henkilöä ja luoda loputtomia sähköpostiketjuja. Kukaan ei pidä niistä.
Vaihda vastaus osoitteeseen pysyvästi Outlook 2016: ssa
Jos haluat, että kaikki sähköpostiviestit toimitetaan pysyvästi toiseen postilaatikkoon, voit myös tehdä sen. Haittapuoli on, että asetettuasi sinun ei tarvitse määrittää osoitteita joka kerta, kun lähetät sähköpostia. Haittapuoli on, että voit sisällyttää vain yhden sähköpostiosoitteen usean osoitteen sijasta.
Jos haluat muuttaa vastausosoitetta pysyvästi, sinun on tutkittava Outlook-tilin asetuksia.
- Avaa Outlook ja valitse Tiedosto.
- Valitse Tilin asetukset ja Tilin asetukset.
- Valitse Sähköposti-välilehti ja sähköpostiosoite, jota haluat muokata.
- Valitse Muuta vaihtoehdoista ja oikealla olevasta Lisää asetuksia -painikkeesta.
- Lisää sähköpostiosoite Vastaa sähköposti -kohdan vieressä olevaan ruutuun ja valitse OK.
- Valitse Seuraava ja sulje Testi-ikkuna.
- Valitse Valmis ja Sulje sähköpostitili-näyttö.
Nyt kun lähetät sähköpostia, kaikki vastaukset ohjataan pysyvästi vaiheessa 5 määritettyyn osoitteeseen.
Aseta vastaus toimistoon ulkopuolelle Outlook 2016: ssa
Jos haluat mieluummin lähteä lomalle murehtimatta sähköpostista tai työstä, voi olla helpompaa määrittää vastaus toimistoon ulkopuolella. Tämä on säilötty vastaus jokaiselle, joka lähettää sinulle sähköpostia ja ilmoittaa, että et ole siellä ja palataan tiettyyn päivämäärään. Työssä tai koulussa tämä on kohteliaisuus, jota tulisi käyttää milloin tahansa et ole lähellä vastaamaan sähköpostiviesteihin.
- Avaa Outlook ja valitse Tiedosto.
- Valitse Tilin asetusten alla Automaattiset vastaukset.
- Valitse 'Lähetä automaattiset vastaukset' ja aseta aloituspäivämäärä ja -aika.
- Valitse lopetuspäivämäärä ja -aika ja luo sähköposti tai käytä organisaatiomallia.
- Valitse OK
Nyt sinun tarvitsee vain muistaa sammuttaa se, kun olet palannut. Voi olla hyödyllistä luoda kalenterimerkintä, joka muistuttaa sinua tekemään se palauttaessasi. Jos olet jotain kuin minä, unohdat ja se on kollega, joka muistuttaa sinua tai, mikä pahempaa, pomosi huutaa sinua sammuttamaan sen!
