Minulta esitettiin kysymys toisena päivänä, kun osoitin jollekin, kuinka käyttää Gmailia, ja se ei ollut ensimmäinen kerta, kun kuulin sen. Kysymys oli "Kuinka luoda kopioita luonnoksista Gmailiin, jotta asiakkaille vastaaminen ei vie niin kauan?" Kun yritän vastata säännöllisesti kysymyksiin täällä TechJunkiessa, ajattelin, että tämä oli pääehdokas.
Katso myös artikkeli Kuinka tilata Gmail koon mukaan
Kysymys, joka tosiasiallisesti kysytään, liittyy pikemminkin sähköpostimalleihin kuin luonnoksen kopioiden tallentamiseen. Osoitin jollekin kuinka asettaa automaattivastaajat ja tarrat heidän uudelle yrityssähköpostilleen. He halusivat joitain kattilalevyviestejä, jotka lähetettäisiin asiakkaille pitämään heidät silmukassa ilman, että järjestelmänvalvoja olisi tarttunut koko päivän ajan. Vastaus on luoda sähköpostipohjia.
Voit luoda niistä kopioita ja pitää ne luonnoksina, jos haluat, mutta voit tehdä paljon enemmän malleilla.
Sähköpostimallit
Sähköpostimallit ovat säästöarmo kaikille pienyritysten omistajille tai niille, jotka joutuvat sanomaan samoja asioita samanlaisissa sähköposteissa. Olen käyttänyt niitä siitä lähtien, kun aloitin oman yritykseni, ja he ovat pelastaneet minua satojen tuntien ajan vuosien varrella.
Sähköpostimallit voivat myös auttaa sinua näyttämään ammattimaisemmalta. Voit vastata nopeammin ja yksinkertainen "Kiitos sähköpostistasi, yksi tiimeistämme ottaa sinuun yhteyttä suoraan 24 tunnin sisällä" voi saada asiakkaan tuntemaan olevansa arvostettu. Ottaen huomioon, kuinka helppoa se on tehdä, suosittelen niiden käyttöä.
Kuinka luon sähköpostipohjia Gmailiin?
Gmail soittaa malleihin vastattuja vastauksia, ja sinun on otettava ominaisuus käyttöön ennen kuin voit käyttää niitä. Kun olet valmis, voit luoda niin monta sähköpostimallia kuin haluat.
- Avaa Gmail ja kirjaudu sisään.
- Valitse vasemmalla ylhäällä oleva hammasvalikkokuvake ja valitse Asetukset.
- Valitse Labs-välilehti.
- Vaihda säilytetyt vastaukset (mallit) käyttöön.
- Valitse Tallenna muutokset sivun alaosasta.
Nyt ominaisuus on käytössä, voimme alkaa luoda malleja. Teet sen Gmailin Saapuneet-kansiossa, joten olemme seuraavaan kohtaan.
- Valitse Saapuneet-kansiossa Luo sähköposti.
- Luo luotava sähköposti normaalisti.
- Valitse harmaa alaspäin osoittava nuoli sähköpostiikkunan oikeassa alakulmassa.
- Valitse Säilytetyt vastaukset ja Uusi säilötty vastaus.
- Anna sille merkityksellinen nimi ja tallenna valitsemalla OK.
Kun olet tallentanut suojatun vastauksen, voit poistaa luonnoksen turvallisesti.
Suunniteltaessa säilöttyä vastaustasi on tasapainotettava henkilökohtainen yhteys siihen, että se on riittävän yleinen, ettet loukkaa ketään. Tämä tarkoittaa joko nimien ja päivämäärien, kuten nimien ja päivämäärien, jättämistä sähköpostiviestistä ja sen korvaamista aikatauluilla. Tai voit lisätä ne henkilökohtaiset kosketukset käsin ennen lähettämistä. Jälkimmäinen on parempi, koska henkilökohtainen kosketus luo suhteen, johon voit rakentaa. Se ei ole aina mahdollista, joten joudut käyttämään harkintaa.
Sähköpostimallisi käyttäminen
Nyt olet luonut sähköpostiviestimallisi tai säilöttyn vastauksen, on aika käyttää sitä. Kun saat ensimmäisen tilaisuuden käyttää mallia, tee tämä:
- Valitse Vastaa sähköpostista, johon haluat vastata.
- Valitse harmaa alaspäin osoittava nuoli näytön oikeassa alakulmassa.
- Valitse Säilytetyt vastaukset ja valitse luoma vastaus.
- Lisää henkilökohtaisia tietoja, jotta sähköpostiviestistä tulee merkityksellistä.
- Lähettää.
Voit tehdä saman asian kirjoittamalla ja luomalla uuden sähköpostin, mutta vastaustapa on mielestäni paljon nopeampi.
Säilötyn vastauksen käyttäminen automaattivastaajana sähköpostilla
Kun sähköpostimalli otetaan askeleen pidemmälle, miten säilötyn vastauksen asettaminen tulevan sähköpostin automaattivastauksena. Sinun on pidettävä säilöttyä vastausta geneerisenä, mutta se on hieno tapa tunnistaa tilaukset tai kyselyt ja luoda hyvät suhteet asiakkaaseesi.
- Avaa Asetukset Gmailissa ja valitse Suodattimet-välilehti.
- Valitse Luo uusi suodatin -teksti -linkki.
- Luo kriteerit suodattimen käynnistämiseksi. Tämä on todennäköisesti ainutlaatuinen sinulle, joten valitse jotain, joka toimii.
- Valitse ikkunan oikeassa alakulmassa Luo suodatin tällä haulla.
- Valitse Lähetä vastaus ja haluamasi vastaus.
- Valitse Luo suodatin.
Nyt kun suodatinkriteerit täyttyvät, Gmail lähettää säilötyn vastauksesi automaattisesti. Tämä on ihanteellinen kuittauksiin tai päivityksiin ja voidaan asettaa käynnistämään monin tavoin. Minun on mahdotonta luetella niitä kaikkia täällä, mutta tunnistat sähköposteissasi mallin, jota voit käyttää. Esimerkiksi kaikki sähköpostit lähetetään '' sähköpostiosoitteeseesi tai mihin tahansa sähköpostiin, joka sisältää sanan 'Tilaa'. Saat idean.
