Jos kirjoitat kirjaa tai tutkimuspaperia, saatat joutua lisäämään sisällysluettelon alkuun. Monet ihmiset luovat sisällysluettelon manuaalisesti, ja se on varmasti yksi tapa tehdä se. Mutta käsin luotu taulukko vie aikaa, siihen liittyy muotoilun epäjohdonmukaisuuksia, ja se on päivitettävä käsin aina, kun asiakirjan osa muuttuu.
Onneksi on paljon helpompi tapa käsitellä sisällysluetteloa, jos käytät Microsoft Word 2016 for Mac -sovellusta. Word ei voi vain luoda sinulle yhden dokumenteissasi käyttämien tyylien perusteella, vaan se voi myös päivittää asioita painikkeen napsautuksella, kun asiakirjasi muuttuu. Ei enää viettää aikaa sivunumeroiden jäljittämiseen ja oikolukuun! Teillä ei ole aavistustakaan siitä, kuinka onnellinen se tekee minusta, joten katsotaan kuinka luomme sisällysluettelon Word 2016: lle Macille.
Vaihe 1: Lisää tyylejä asiakirjaasi
Microsoft Wordin automaattinen sisällysluettelogeneraattori perustuu tyyleihin , jotka ovat erityisiä muotoja, joita käytät asiakirjaasi, jotta Word tietää, mitkä tekstin osat ovat otsikoita, alaotsikoita, kappaleita ja niin edelleen. Siksi ensimmäinen askel sisällysluettelon automaattiseen luomiseen on varmistaa, että asiakirjassa on asianmukaiset tyylit.
Aloita valitsemalla ensimmäinen luku tai otsikko korostamalla se asiakirjassa.
Siirry seuraavaksi Word-työkaluriville (tai ”Nauhalle”, kuten Microsoft niin ihanasti nimitti) ja napsauta Koti- välilehdessä Tyylit- painiketta. Valitse avautuvasta avattavasta luettelosta ”Otsikko 1” määrittääksesi valitun tekstin ensimmäiseksi ensisijaiseksi otsikoksi. Huomaa, että jos Word-ikkuna on riittävän leveä, saatat nähdä tyylivaihtoehdot, jotka luetellaan suoraan työkalurivillä Tyylit-painikkeen sijasta. Valitse tällöin haluamasi otsikkotyyli suoraan tai napsauta luettelon alaosassa olevaa pientä alaspäin osoittavaa nuolta laajentaaksesi kaikkia tyylivaihtoehtoja.
Jos asiakirjassa on alaotsakkeita, valitse ensimmäinen ja toista yllä olevat vaiheet valitsemalla tällä kertaa ”Otsikko 2.” Toista nämä vaiheet tarvittaessa ja saat lopulta jotain alla olevan kuvakaappauksen kaltaista. Muista, että käytät näitä tyylejä varsinaiseen asiakirjaan, etkä jo käsin luotuun sisällysluetteloon, joka sinulla jo voi olla. Kuvakaappauksissa teksti jätetään yksinkertaisuuden vuoksi pois. Oikeassa asiakirjassa on kappaleita tekstiä kunkin luvun ja alaotsikon välissä.
Vaihe 2: Luo sisällysluettelo
Kun olet lisännyt kaikki haluamasi otsikot ja alaotsikot, aseta kohdistin kohtaan, johon haluat automaattisesti luodun sisällysluettelon näkyvän. Voit esimerkiksi lisätä uuden tyhjän sivun asiakirjan alkuun ( Lisää> Tyhjä sivu Word-työkaluriviltä). Kun olet siellä, napsauta Viitteet- välilehteä työkalurivillä.
Viitteet-välilehden vasemmassa reunassa näet painikkeen, jonka otsikko on Sisällysluettelo . Napsauttamalla sitä saat esiin avattavan luettelon eri tavoista, joilla Word voi muotoilla taulukon puolestasi.
Napsauta yhtä tyyleistä valitaksesi sen, ja Word luo sisällönkuvausluettelon automaattisesti määrittelemääsi sijaintiin.
Vaihe 3: Päivitä sisällysluettelo automaattisesti
Yllä olevissa vaiheissa luodussa taulukossa luetellaan määritettyjen otsikoiden ja alaotsikoiden nykyiset nimet samoin kuin kunkin nykyinen sivunumero. Mutta tässä on suuri osa tämän menetelmän käyttämisessä: voit jatkaa asiakirjan muokkaamista - lisätä tai poistaa otsikoita, lisätä tekstiä, muuttaa fontteja ja tyylejä jne. - ja kun olet valmis, siirry vain takaisin Viitteet- välilehteen ja napsauta ”Päivitä taulukko” -painike (näkyy punaisella nuolella alla olevassa kuvakaappauksessa).
Word päivittää sisällysluettelon heti heijastaen kaikkia muutoksia, mukaan lukien päivitetyt sivunumerot jokaiselle merkinnälle. Muista vain jatkaa otsikkotyyliä tarvittaessa, kun muokkaat asiakirjaasi. Sinun ei tarvitse koskaan huolehtia siitä, että luvun otsikot tai sivusi numerot eivät vastaa sisällysluetteloa. Näppärä! Minun on myönnettävä, että en ole Wordin suurin fani, vaikka se onkin voimakas, mutta pidän tästä ominaisuudesta paljon.
