Sähköpostin lähettäminen ennenaikaisesti tai vahingossa voi olla vaikea kokemus.
Katso myös artikkeli Kuinka lähettää sähköposti edelleen automaattisesti Outlookissa
Kuvittele, että lähetät pomollesi turvonneen, vääristyneen ja sykkivän tilannekuvan äskettäin loukkaantuneesta suuresta varvassasi (joka olisi pitänyt lähettää ystävällesi) otsikolla: 'Kaveri, katso tätä pahaa poikaa!' Tai kuvaa itse kirjoittaessasi työehdotusta ja sirottamalla sitten viestiäsi runsaasti ilkeitä kirjoitusvirheitä, jotka saavat sinut näyttämään lukutaidottomalta harrastajalta ja napsauttamaan sitten tyhjää "lähetä" -painiketta! Vaikeita juttuja, todellakin.
Joskus sähköpostipohjainen viestintä voi tuntua PR-katastrofilta, joka odottaa tapahtuvan. Jos olet niin kömpelö kuin me, ja yleensä pilata kuvansi sekunneissa lähettämällä huonosti harkittuja sähköposteja, älä murehdi, sillä horisontissa on toivoa.
Se on Microsoft itse, joka tulee pelastumaan tällä kertaa, ja siellä toimivat älykkäät ihmiset tekevät sen tarjoamalla meille Outlookissa ominaisuuden (viestien muodostamisohjelma), joka voi kääntää sähköpostien lähettämisen tai ainakin lykätä sitä !
, osoitamme sinulle, miten hyödyntää tämän rehellisesti monumentaalisen ominaisuuden etuja ja säästät näin kasvot monissa mahdollisesti kiusallisissa tilanteissa tulevaisuudessa. Selitämme myös, kuinka ominaisuus otetaan käyttöön itse. (Ei juuri ydintutkimus, mutta se ansaitsee silti selityksen.)
Kuinka järjestelmä toimii sitten?
Ensinnäkin, puhukaamme huoneessa olevaan norsuun: Outlookin järjestelmä ei oikeastaan peruuta lähetettyjä viestejä niin paljon, että lykätä niiden lähettämistä muutamalla minuutilla. Nyt tämä tapahtumien kääntö voi saada sinut ajattelemaan, että edellä mainittu ominaisuus on melko heikko tai jopa täysin hyödytön, mutta pidä meitä täällä hetken ajan.
Harkitse tätä.
Suuri osa huonosti rakennetuista sähköpostiviesteistä lähetetään banaalisten epäjohdonmukaisuuksien, kuten tavallisen kärsimättömyyden tai sormien oikotun setin takia, jotka eivät voi odottaa napsauttamalla Lähetä-painiketta. Siksi ominaisuus, joka viivästyttää viestisi lähettämistä muutaman hetken, voi olla niin sanotusti tärkeä tekijä katastrofien ehkäisy-arsenaalissa!
Jos olet liian laiska tarkistamaan kielioppisi, välimerkit tai onko juuri tekemäsi edes järkevää, Outlookin kumoa lähetys -ominaisuus varmistaa turvallisuutesi. Se on kuin yksi sovelluksista, joka kutsuu taksinkuljettajaa ajamaan autoosi ja itseäsi kotona siinä tapauksessa, että olet liian humalassa tehdäksesi sen itse.
Huomaa, joudut silti napsauttamaan muutamia painikkeita soittaaksesi. Samoin kuin tämä mekaanikko, Outlook lähettää lopulta viestin riippumatta siitä, kuinka kauheasti koottu se tapahtuu. Siksi, jotta voit hyödyntää tätä ominaisuutta, älä unohda tarkistaa nopeasti viestisi sisältöä ennen kuin se lähetetään hyväksi.
'Kumoa lähetys' saatavuus
"Ah, mutta se on kuitenkin lykätä lähettämistä , eikö niin?" Kyllä, tiedät mitä tarkoitimme. Käytämme kahta termiä tässä vaihtokelpoisesti. Asia on, niin houkutteleva kuin tämä ominaisuus voi kohdata, se ei ole käytettävissä kaikissa Outlook-versioissa.
Tarkemmin sanottuna voit käyttää 'kumoa lähetys' -vaihtoehtoa vain versioissa 2010, 2013 ja 2016 - joten uudemmissa. Vanhojen suhteen näyttää olevan tapa käyttää sitä, mutta se näyttää olevan täynnä vaikeuksia, kovaa logistiikkaa ja silloin tällöin kurjuutta. Jotta vanhat versiot toimisivat, sinulla on oltava Microsoft Exchange -tili.
Tällä alustalla järjestelmänvalvojan on otettava ominaisuus käyttöön, mutta silloinkin se toimii vain organisaation ihmisille. Jotta koko fiesta olisi entistä hauskempaa, käytössä on toinen vaihtoehto, jonka avulla joukkueen henkilöt voivat kieltää sinua muistamasta heille suoraan lähetettyjä viestejä. Se on sotku.
Joka tapauksessa, jos sinulla on uudempia versioita - voit mennä. Jos ei - kovaa onnea.
Kuinka asentaa - syvällinen selitys melko yksinkertaisesta menettelystä
1. Napsauta ensin Tiedosto-välilehteä laajentaaksesi sitä. Kun olet saanut täyden näkymän tilitiedoista, napsauta Säännöt ja ilmoitukset. Tämä vie sinut kohtaan, jossa voit hallita vanhoja sääntöjä ja luoda uusia.
2. Napsauta Uusi sääntö -painiketta ja odota, kunnes ohjattu toiminto käynnistyy. Tämä voi viedä hetken, mutta todennäköisesti alkaa melkein heti.
3. Kun ohjattu toiminto on asennettu, napsauta Käytä sääntöä lähettämilleni viesteille. Rivi löytyy 'Aloita tyhjästä säännöstä' -osiosta. Huomaa, että tämä ominaisuus voidaan ottaa käyttöön myös tuleville viesteille.
4. Napsauta Seuraava ja sitten Kyllä, kun haluat ottaa käyttöön juuri tekemäsi uuden säännön. Tämä johtaa sinut seuraavaan vaiheeseen, jossa luodaan omat keinot pitää potentiaaliset roistoviestit loitolla.
5. Seuraavassa vaiheessa valitaan kuinka paljon aikaa sinun täytyy käsitellä ja hylätä kirjoittamasi. Seuraavassa ponnahdusikkunassa ohjattu toimija heittää sinuun, tarkista lykkäyksen toimittaminen muutamalla minuutilla. Kun olet tehnyt sen, tulee pieni ponnahdusikkuna, johon voit kirjoittaa haluamasi arvon. (Esimerkiksi 5 tai 10 minuuttia)
6. Kun olet asettanut arvon mieleiseksesi, napsauta OK ja sitten Seuraava-painiketta merkitäksesi uuden luvun alkamisen Outlook-velhoohjelmassa! (Se on vain koko asian nimeäminen. Sen jälkeen ohjelma on todella ohitse kaikissa tarkoituksissa.)
7. Hyödynnä nimikkeistökysymyksesi hyvissä ajoin finaalina, ja nimeä uusi sääntösi. (Varmista, että muuten Ota käyttöön tämä sääntö -ruutu on valittu.) Tarkista sen jälkeen, että et ole tehnyt sääntösi nimestä huonoa, napsauta Valmis, et voila- sinulla itsellesi aivan uusi Outlook sääntö soittaa omalle!
johtopäätös
Kaiken huomioituna Microsoftin viestiä lykkäävä lisäys heidän Outlook-alustaan näyttää olevan käyttäjäystävällinen ja inhimillinen ominaisuus, joka voi säästää paljon hämmennystä, kun on kyse sähköpostissa tapahtuvasta kommunikoinnista. Peukalo ylös, hyppää! Toivomme omalta osaltamme, että artikkeli on hyödyllinen, ja toivotamme tulevaisuudessa monille hyvää n-virheetöntä sähköpostinvaihtoa.
