Sähköpostiketjut ovat joko hyödyllinen tapa seurata keskustelua tai hämmennyksen painajainen, joka on esteenä. Jos työskentelet suuressa yrityksessä tai yhteisössä, se on viimeksi mainittu. Jos olet mukana klubissa tai ryhmissä, se on entinen. Voit joko siirtää vain yhden osan sähköpostiketjusta Gmailissa ja Outlookissa, jotta voit osoittaa tiettyjä kohtia ilman mitään sekaannusta. Tämä opetusohjelma näyttää sinulle kuinka.
Katso myös artikkeli Sähköpostin liittäminen sähköpostiin Gmailissa
Sähköpostilangat ovat erityisen ärsyttäviä, kun niitä tarkastellaan puhelimella. Sekä Gmail että Outlook tekevät uskottavaa työtä kompressoimalla heidät ja korostamalla keskustelun viimeisimmän osan, mutta sähköposti voi silti olla huono sotku, jonka purkaminen vie kauemmin kuin sen pitäisi.
Jos haluat laajentaa pistettä tai osoittaa jotain tiettyä, on mahdollista lähettää yksi sähköposti sähköpostiketjussa. Tämä auttaa sinua ajattelemaan asiaasi ja varmistamaan, että kaikki sitä lukevat voivat seurata mitä tapahtuu. Se on hyödyllinen temppu tietää missä ja milloin käytät sähköpostia.
Koska Gmail ja Outlook ovat niin suosittuja ja käytän niitä itse, käytän niitä esimerkkinä. Muilla sähköpostin tarjoajilla tai sähköpostiohjelmilla on todennäköisesti samanlaiset ominaisuudet.
Lähetä edelleen yksi osa sähköpostiketjua Gmailissa
Gmail tekee melko hyvää työtä sähköpostikiertojen peukaloimiseksi pakkaamalla ne. Kun luet sähköpostia, näet ketjun kaksi viimeistä säiettä yhdessä jakajan, jolla on ympyrän numero. Tämä numero tarkoittaa ketjussa olevien vastausten lukumäärää. Voit napsauttaa jakajaa avataksesi ketjun ja näet jokaiselle vain otsikon. Tämä helpottaa sähköpostiketjujen navigointia, mutta on silti vaivaa.
Voit lähettää vain yhden sähköpostiviestin ketjussa kokeilemalla tätä:
- Avaa sähköpostiketju Gmailissa.
- Valitse edelleenlähettävä sähköposti ja avaa se.
- Valitse kolmen pisteen valikkokuvake tietyn sähköpostin oikealla puolella.
- Valitse Eteenpäin ja täytä Vastaanottaja-kenttä.
- Lisää teksti sähköpostiosoitteeseen tarvittaessa ja paina Lähetä.
Jos haluat vastata tiettyyn säiettä sisältävään sähköpostiviestiin, voit tehdä yllä mainitun, mutta valitse pieni musta nuoli kolmen pisteen sijaan. Tämä määrittää vastauksen automaattisesti sinulle.
Tämä toimii myös Gmail-sovelluksen kanssa, kun keskustelu on jaettu laskurin kanssa ja kaksi viimeistä viestiä näkyvät tyhjillään. Voit avata yksittäisen postin, jonka haluat välittää, napsauttaa kolmen pisteen valikkoa ja lähettää sieltä eteenpäin.
Lähetä edelleen yksi osa sähköpostiketjua Outlookissa
Outlook on toinen uskomattoman suosittu sähköpostisovellus, jota käytetään paljon liiketoiminnassa. Koska yritykset ovat kaikkein syyllisimpiä pitkien sähköpostiketjujen kanssa, minusta olisi harhaanjohtavaa olla sisällyttämättä sitä tähän. Jos käytät Outlookia, sinun on määritettävä keskusteluryhmä ennen kuin voit lähettää yksittäisen viestin.
Kokeile Outlookin työpöydällä tai Office 365: ssä tätä:
- Avaa Asetukset Outlookin pääikkunassa.
- Valitse Lukeminen ja ota Caret-selaus käyttöön.
- Valitse edelleenlähetettävä yksittäinen posti ja poista loput.
- Lisää vastaanottaja ja paina Lähetä.
Muun postin poistaminen on valinnaista, mutta pitää asiat siistinä. Se varmistaa, että lähettämäsi sähköposti ei katoa ketjussa, ja se erottuu tarpeeksi nopeasti luettavasta ja ymmärrettävästä.
Voit tehdä jotain vastaavaa Outlookin Webissä:
- Avaa Outlook-postilaatikko.
- Valitse Asetukset-rataskuvake oikeassa yläkulmassa.
- Valitse liukusäätimen alaosasta Kaikki Outlook-asetukset.
- Valitse Näytä sähköpostit yksittäisinä viesteinä viestin organisaatiosta.
- Valitse Tallenna asetusikkunan yläosasta.
Kun asetukset on määritetty, sinun pitäisi voida valita yksittäinen sähköposti postilaatikostasi ja välittää se edelleen kuten normaalisti edelleen. Se ei sisällä muita sähköpostiketjun elementtejä, joten sen tulisi olla helppo ymmärtää ja seurata.
Sinulla on samanlainen edelleenlähetysvaihtoehto Outlook-sovelluksessa, mutta minulla ei ole testattavaa sähköpostiketjua.
Olen varma, että Yahoo, Thunderbird ja muilla sähköpostiohjelmilla ja palveluntarjoajilla on samanlaiset vaihtoehdot, mutta Gmail ja Outlook ovat ne, joita käytän eniten ja joilla on eniten kokemusta. Jos tiedät kuinka välittää yksittäisiä sähköpostiviestejä ketjun sisällä muissa sovelluksissa, kerro meille siitä alla. Se ei vain auta TechJunkie-lukijoita, vaan lisää myös omaa tietämystäni!
