Microsoft Excel on tehokas ja monipuolinen laskentataulukkosovellus, joka on hieno tapa seurata ja hallita kaikkea yritysvarastoista pienyritysten budjeteihin ja henkilökohtaiseen kuntoon. Yksi Excelin eduista on, että voit määrittää kaavat etukäteen, jotka päivittyvät automaattisesti, kun syötät uusia tietoja. Jotkut kaavat, valitettavasti, ovat matemaattisesti mahdotonta ilman vaadittavia tietoja, mikä johtaa virheisiin taulukossa, kuten # DIV / 0 !, #VALUE !, #REF !, ja #NAME ?. Vaikka nämä virheet eivät ole välttämättä haitallisia, ne näytetään laskentataulukossa, kunnes ne korjataan tai kunnes vaadittavat tiedot on syötetty, mikä voi tehdä kokonaisesta taulukosta vähemmän houkuttelevan ja vaikeampi ymmärtää. Onneksi ainakin silloin, kun tietoja puuttuu, voit piilottaa Excel-virheet jollain IF- ja ISERROR-toimintojen avulla. Näin voit tehdä sen.
Käytämme pientä painonpudotuksen laskentataulukkoa esimerkinä sellaisesta taulukosta, joka tuottaa laskentavirheen (painon menetysprosenttilaskelma) odottaessaan uutta tietoa (myöhemmät punnitukset).
Esimerkkilaskentataulumme odottaa syöttämistä Paino- sarakkeeseen ja päivittää sitten kaikki muut sarakkeet automaattisesti uuden tiedon perusteella. Ongelmana on, että Kadonnut prosentti -sarake perustuu arvoon Muutos, jota ei ole päivitetty viikkoon, jona painoa ei ole vielä annettu, mikä johtaa # DIV / 0! virhe, joka osoittaa, että kaava yrittää jakaa nollalla. Voimme ratkaista tämän virheen kolmella tavalla:
- Voimme poistaa kaavan viikoista, jolloin painoa ei ole annettu, ja lisätä sen manuaalisesti takaisin joka viikko. Tämä toimisi esimerkissämme, koska laskentataulukko on suhteellisen pieni, mutta se ei olisi ihanteellinen suurempissa ja monimutkaisemmissa laskentataulukoissa.
- Voimme laskea menetettyjen prosenttimäärien käyttämällä toista kaavaa, joka ei jaa nolla. Tämä on jälleen mahdollista esimerkissämme, mutta ei välttämättä aina riippuen laskentataulukosta ja tietojoukosta.
- Voimme käyttää ISERROR- toimintoa, joka yhdistettynä IF- lauseeseen antaa meille mahdollisuuden määritellä vaihtoehtoisen arvon tai laskelman, jos alkutulos tuottaa virheen. Tämän ratkaisun näytämme sinulle tänään.
ISERROR-toiminto
ISERROR itse testaa määritetyn solun tai kaavan ja palauttaa arvon "true", jos laskelman tulos tai solun arvo on virhe, ja "false", jos se ei ole. Voit käyttää ISERRORia yksinkertaisesti kirjoittamalla laskelman tai solun sulkeisiin toiminnon jälkeen. Esimerkiksi:
ONVIRHE ((B5-B4) / C5)
Jos (B5-B4) / C5: n laskenta palauttaa virheen, ISERROR palauttaa arvon “true”, kun se yhdistetään ehdollisen kaavan kanssa. Vaikka tätä voidaan hyödyntää monin eri tavoin, sen kiistatta hyödyllisin rooli on, kun se muodostetaan pariksi IF-toiminnon kanssa.
IF-toiminto
IF-toimintoa käytetään sijoittamalla kolme testiä tai arvoa sulkuihin pilkuin erotettuna: IF (testattava arvo, arvo jos tosi, arvo jos väärä). Esimerkiksi:
IF (B5> 100, 0, B5)
Yllä olevassa esimerkissä, jos arvo solussa B5 on yli 100 (mikä tarkoittaa, että testi on totta), niin solun arvona näytetään nolla. Mutta jos B5 on pienempi tai yhtä suuri kuin 100 (mikä tarkoittaa testiä vääriä), B5: n todellinen arvo näytetään.
IF ja ISERROR yhdessä
Tapa, jolla yhdistämme IF- ja ISERROR-toiminnot, on käyttää ISERRORia IF-lausekkeen testinä. Siirrytään seuraavaksi painonlaskutaulukkoomme. Syy, että solu E6 palauttaa arvon # DIV / 0! virhe johtuu siitä, että sen kaava yrittää jakaa kokonaispainon edellisen viikon painolla, jota ei ole vielä saatavana kaikkien viikkojen ajan ja joka käytännössä yrittää jakaa nolla.
Mutta jos käytämme IF: n ja ISERRORin yhdistelmää, voimme kehottaa Excelia jättämään virheet huomiotta ja syöttämään vain 0% (tai minkä tahansa haluaman arvon) tai yksinkertaisesti suorittamaan laskelma, jos virheitä ei ole. Esimerkissämme tämä voidaan suorittaa seuraavalla kaavalla:
IF (ONVIRHE (D6 / B5), 0, (D6 / D5))
Kun toiminto on paikallaan, voit kopioida sen jäljellä oleviin soluihin ja mahdolliset virheet korvataan nollailla. Kun syötät uusia tietoja tulevaisuudessa, solut, joihin vaikutus kohdistuu, päivittyvät automaattisesti oikeisiin arvoihinsa, koska virhetilanne ei enää ole totta.
Muista, että yrittäessäsi piilottaa Excel-virheitä voit käyttää melkein mitä tahansa arvoa tai kaavaa kaikille IF-lausekkeen kaikille kolmelle muuttujalle; sen ei tarvitse olla nolla tai kokonaisluku, kuten esimerkissämme. Vaihtoehtoja ovat viittaus täysin erilliseen kaavaan tai tyhjän tilan lisääminen käyttämällä kahta lainausmerkkiä (“”) “todellisena” arvona. Havainnollistamiseksi seuraava kaava näyttää tyhjän tilan nollan sijasta virheen sattuessa:
IF (ONVIRHE (D6 / B5), "", (D6 / D5))
Muista vain, että IF-lauseista voi nopeasti tulla pitkiä ja monimutkaisia, varsinkin kun ne on muodostettu pariksi ISERROR: n kanssa, ja suluissa tai pilkuissa on helppo korvata tällaisissa tilanteissa. Excel-värikoodikaavojen viimeisimmät versiot, kun syötät niitä, jotta voit seurata soluarvoja ja sulkuja.
