Jos teet yhteistyötä hankkeissa tai käytät jaettua Google Drivea, voi olla asioita, joita et joko halua jakaa tai haluat jakaa vain tiettyjen ihmisten kanssa. Tallennetun sisällön hallinta on perustietoa, mutta tiedostojen piilottamiseen Google Drivessa on tapoja. On myös tapoja hallita sitä, kenellä on pääsy mihin tahansa. Näytän tarkalleen, miten hallitaan, mitä Google Drive-tiedostoilla voidaan tehdä.
Katso myös artikkeli Kuinka tarkastella kansion kokoa Google Drive -kansioille
Luultavasti, jos et halua muiden näkevän tiedostojasi Google Drivessa, et lataa niitä. Jos kuitenkin ajat useita projekteja Drivesta tai haluat, että eri ihmiset näkevät erilaisia tiedostoja, tarvitaan vähän hallintaa.
Piilota tiedostot Google Drivessa
Tiedän kolme tapaa hallita sitä, kuka näkee mitä Google Drivessa. Voit luoda piilotettuja tiedostoja Chrome-laajennuksen avulla. Voit jakaa työn Google Drive -kansioihin ja jakaa vain sen, mikä on asianmukaista. Voit myös käyttää kiertotapaa ja versionhallintaa yksittäisten tiedostojen säätämiseen.
Näytän sinulle kaikki kolme menetelmää.
Chrome-laajennus tiedostojen piilottamiseen Google Drivessa
En käytä Chromea, mutta monet ihmiset käyttävät ja jotkut käyttävät piilotettujen kansioiden laajennusta Driveen, Cloud USB. Sen ehdotti minulle joku, joka on käyttänyt sitä pari vuotta ja pärjään hyvin. Laajennus lisää mahdollisuuden piilottaa tiedostoja tai tehdä niistä yksityisiä Google Drivessa, ja siitä voisi olla hyötyä tässä tilanteessa.
Se integroituu Google Driveen ja antaa sinulle mahdollisuuden merkitä kansiot yksityisiksi tai piilottaa ne kokonaan. Jos haluat suojata tiettyjä kansioita ja sallia pääsyn muille, tämä on yksi tapa tehdä se.
Erota työ kansioihin Google Drivessa
Jos et halua käyttää laajennusta, organisaation avulla voit jakaa työn kansioihin ja hallita sitä, kuka käyttää näitä kansioita. Jos käytät useita henkilöstöä tai ihmisiä, joilla on pääsy tiedostoihisi, ja haluat varmistaa, että jokainen pysyy erillään, voit käyttää tätä menetelmää.
Ainoa mitä sinun on sallia pääsy yksittäisiin kansioihin niille, joille haluat sallia pääsyn. Sitten muut Google Driven kansiot eivät ole näkyvissä heille, joten ne ovat piilossa. Voit myös sallia tiedostojen käyttöoikeuden rajoitetun ajan vähän lisäohjausta varten.
Voit jakaa tiedoston tietyille ihmisille seuraavasti:
- Avaa Google Drive ja valitse tiedosto tai kansio, jonka haluat jakaa.
- Napsauta hiiren kakkospainikkeella kansiota ja valitse Jaa.
- Kirjoita henkilön tai ihmisten sähköpostiosoite, jonka kanssa haluat jakaa.
- Valitse oikealla oleva lyijykynä-painike salliaksesi luku- / kirjoitus- tai vain luku -tyyppisen pääsyn.
- Valitse oikeasta alakulmasta Lisäasetukset ja varmista, että Pois - tietyt ihmiset on otettu käyttöön linkinjako -kohdassa. Valitse Tallenna, jos teit muutoksia.
- Valitse Estä toimittajat muuttamasta käyttöoikeuksia ja uusien ihmisten lisäämistä -valintaruutu, jos muilla on järjestelmänvalvojan käyttöoikeus Google Driveen.
- Jaa tiedosto tai kansio sähköpostikutsun kautta.
Kutsumasi ihmiset näkevät jaetun tiedoston Google Drivessa, mutta mitään muuta, mikä on sama kuin tiedoston piilottaminen.
Jos haluat rajoittaa Google Drive -sisältösi käyttöä, voit:
- Siirry Jaa-ikkunaan kuten yllä.
- Valitse Lisäasetukset ja vie hiiri sen henkilön yli, jonka kanssa jaat, mutta haluat rajoittaa.
- Valitse Aseta vanheneminen, kun se tulee näkyviin hiiren osoittaessa.
- Aseta aika Access Expires ja Tallenna.
Piilota tiedostot Google Drivessa versiohallinnan avulla
Yksi siisti asia Google Drivessa on versionhallinta. Tämä on välttämätöntä kaikissa liiketoimintaympäristöissä. Sitä kutsutaan 'Managed Versions' ja se on oletuksena käytössä Google Drivessa. Siellä on mukavuus, jonka avulla voit piilottaa tiedostoja hallitsemilla versioilla, jos et halua järjestää asemaa kuten yllä.
- Luo tyhjä tekstitiedosto tietokoneellesi ja kutsu sitä jollekin.
- Napsauta hiiren kakkospainikkeella tiedostoa, jonka haluat piilottaa Google Drivessa, ja valitse Hallinnoi versioita.
- Valitse Lähetä uusi versio ja lähetä tyhjä tekstitiedosto.
- Nimeä piilotettava tiedosto uudeksi nimeksi.
Tämä menetelmä ei oikeastaan ole niin hyödyllinen yritysympäristössä, mutta saattaa olla hyvä, jos jaat tiedostoja ystävien kanssa. Haittapuoli on, että Google Drive säilyttää aiemmat versiot vain 30 päivän ajan. Tämä tarkoittaa, että joudut tallentamaan edellisen version jonnekin ja toistamaan prosessin joka kuukausi, muuten piilotettu tiedosto poistetaan.
Google Drive on todella helppo piilottaa tiedostoja tai hallita tarkalleen sitä, kuka voi käyttää niitä milloin ja kuinka kauan. Tiedätkö muita tapoja piilottaa tiedostoja Google Drivessa? Kerro meille alla, jos teet!
