Microsoft Excel on hallinnut laskentataulukomarkkinoita monien vuosien ajan. Yritykset ja kotikäyttäjät luottavat Exceliin organisoidakseen ja analysoidakseen tietojaan. Olipa kyse tarkistuslistoista, budjeteista ja taloudellisista tietueista, kaavioista tai muun tyyppisestä aineistosta, Excel tarjoaa tietojen järjestämisen helpoksi. Oli vaihtoehtoja alhaisemmilla hinnoilla, ja jopa joissain tapauksissa ilmaiseksi, mutta jos haluat tehokkaimman laskentataulukko-ohjelman, mitä haluat kuvitella, haluat käyttää Microsoft Exceliä.
Katso myös artikkeli Kopioiden poistaminen Google Sheetsistä
Vuonna 2006 alkoi kuitenkin muodostaa toinen vaihtoehto. Silloin Google julkaisi Sheets-sovelluksen osana web-pohjaista toimistopakettia tekstiä, laskentataulukoita ja esityksiä varten. Kehitysprosessia jatkettiin vuosia, ja nyt Sheetsillä - vaikka se ei vieläkään ole pound for pound -ottelua Excelille - on suuri osuus Excelin vakiotoiminnoista. Sheets ei maksa käyttäjilleen satoja dollareita ostamisesta - itse asiassa se on täysin ilmainen. Vaikka se ei ole täydellinen tuote, kaikkien, jotka etsivät vankkaa, kuluttajatason laskentataulukkotyökalua, ei todellakaan tarvitse etsiä kauempana kuin Google Sheets. Taulukot eivät voi tehdä kaikkea mitä Excel voi tehdä, mutta kertoimet ovat sinun et tarvitse sitä tehdäksesi kaiken, mitä Excel pystyy tekemään. Jos Sheets tekee kaiken tarvittavan, sinun ei tarvitse ostaa Excel: ää.
Totuus on kuitenkin, että Sheetsillä on edelleen monia rajoituksia ja jotkut asiat, jotka ovat triviaalia Excelissä, ovat hieman enemmän Sheetsin työtä. Olet todennäköisesti joutunut ongelmaan, jossa olet vahingossa lisännyt päällekkäisiä merkintöjä laskentataulukkoosi. Loppujen lopuksi: mitä enemmän tietoja lisäät, sitä todennäköisemmin syöt vahingossa kopioidut tiedot laskentataulukkoon, joka voi heittää pois tietojoukon, jota olet kovasti yrittänyt koota. Se on tarpeeksi huono, mutta pahin osa tulee myöhemmin, kun yrität tarkastella työtäsi. Koska laskentataulukot voivat olla pitkiä asiakirjoja, on vaikeaa löytää ja poistaa kaksoiskappaleita ajan myötä, mikä johtaa laskelmavirheisiin työssäsi ilman ilmeistä lähdettä siitä, mistä ongelma tulee.
Onneksi olemme löytäneet useita erilaisia tapoja korostaa kaksoiskappaleet Google Sheetsissä. On tärkeää, että menetelmämme ei poista päällekkäisiä tietoja automaattisesti, koska kaikki päällekkäiset eivät ole virheitä. Mutta jos se on vain korostettu, voit määrittää, minkä ei tarvitse olla siellä itse, joutumatta sekoittamaan koko taulukkoa., Aion näyttää sinulle muutamia eri tapoja korostaa tai poistaa päällekkäisiä tietoja Taulukoista.
Koska haluamme Google Sheetsin korostavan tietomme automaattisesti meille, käytämme kaavaa, joka kehottaa Sheetsiä esittämään ja korostamaan erityisiä, ainutlaatuisia tietoja. Tosiasiassa on olemassa kaksi tapaa pakottaa taulukot korostamaan kopioitavat tiedot: ensimmäinen korostaa kaikki kopioidut tiedot manuaalista vahvistusta varten, ja toinen kopioi yksilölliset solut valittuun sarakkeeseen, jolloin voit tarkistaa eroja ja poistaa tarvittaessa.
Tapa 1: Korosta kaksoiskappaleet väreillä
Siltä osin kuin pystyt tunnistamaan taulukoissa olevat virheet, värikorosteiden käyttäminen virheellisesti syötettyjen tietojen korostamiseen on ilmeisin ja näkyvin tapa. Korostamalla tietoja on helppo tunnistaa virheet nopeasti, koska voit yksinkertaisesti ajaa yksilöitävän sisällön luettelon alas. Käytämme tässä vaiheessa punaista korostusta päällekkäisen sisällön tunnistamiseksi, koska punainen kiinnittää huomiota (erityisesti verrattuna taulukoiden tavalliseen valkoiseen ja harmaaseen värimalliin) ja on yleinen väri virheilmoituksille.
Aloita avaamalla Sheets-tiedosto, jonka haluat tarkistaa. Haluat varmistaa, että tietosi on järjestetty hyvin sarakkeiden ja rivien mukaan, jotta asiakirjan sisältö voidaan tarkistaa helposti. sinun ei tarvitse tehdä omia töitä vaikeammiksi. Korosta nyt sarake, jonka haluat lajitella, asiakirjan yläosassa ja valitse Muotoile asiakirjan ylävalikosta. Valitse ”Ehdollinen muotoilu” tämän valikon vaihtoehtojen luettelosta. Vaihtoehtoinen valikko ilmestyy näytön oikealle puolelle. Valitse tässä valikossa alue käyttämällä vastaavia kirjain- ja numeroyhdistelmiä (esimerkiksi A1 - A76).
Kun olet valinnut sisältösi, vaihda ”Muotoile solut, jos” -kohtaan ”Mukautettu kaava on” avattavassa valikossa ja kirjoita tai liitä seuraava ilman lainausmerkkejä: “= laskenta (A: A, A1)> 1” alla olevaan ruutuun. valikko. Tämä täyttää sisältösi kaavan. Kun tämä on asetettu, muuta muotoilutyyliä korostaaksesi sisältöä punaisen solun taustalla ja napsauttamalla valikon Valmis-kuvaketta. Laskentataulukko korostaa nyt kaksoissolut punaisella ja voit skannata valinnan mahdollisiksi kopioiksi. Varmista, että kaikki olemassa olevat kaksoiskappaleet ovat oikein, ja poista ne, jotka eivät ole. Sulje muotoiluvalikko ja voit palauttaa normaalin värin soluihisi.
Tapa 2: Kopioi vain yksilölliset solut
Vaihtoehtoisesti, jos haluat mieluummin lajitella raakatiedot automaattisesti, vain ainutlaatuisten solujen kopioiminen kaksoiskappaleiden sijaan voi olla todella hyödyllistä nopeaa lajittelua ja suodattamista varten. Jos olet varma, että tietosi ovat oikeita ja haluat mieluummin vain suorastaan poistaa tarvitsemasi päällekkäiset tiedot, kokeile sen sijaan tätä menetelmää.
Kuten viimeisessä vaiheessa, aloita avaamalla asiakirja, jonka haluat lajitella Google Sheetsiin. Korosta sarake, jota haluat muokata. Kun olet korostanut solun, napsauta tyhjää solua tyhjän sarakkeen yläosassa varmistaaksesi, että tietosi siirretään kaavion puolelle. Tätä saraketta käytetään alla olevan lajittelun ja kaavan tulosten näyttämiseen. Kirjoita nyt tai liitä seuraava kaavan syöttöruudun asiakirjan yläosaan ilman lainausmerkkejä: “= UNIQUE ()”. Tämä kaava antaa Sheetsille kopioida ja näyttää vain ainutlaatuiset solutulot ja jättää huomioimatta tiedot, jotka kopioivat tai kopioivat muita soluja. Varmista, että kirjoitat yllä olevan kaavan suluissa solukoordinaatit käyttämällä tavanomaista taulukkolaskentamenetelmää (esimerkiksi kirjoittamalla (A1: A75) skannataan kaikki tiedot sarakkeen A riviltä 1 sarakkeen A riville 75). Kun olet kirjoittanut uudet tiedot, paina Enter-painiketta siirtääksesi uudet tiedot aikaisemmin määrittelemään sarakkeeseen. Kun tämä on valmis, voit joko tarkistaa manuaalisesti tai tuoda tietosi toimivaan taulukkoon.
Tapa 3: Lisäosan käyttäminen
On huomattava, että Google Sheets -sovelluksen kanssa online-tilassa on saatavana useita laajennuksia Chrome Web Storen kautta, mukaan lukien työkalu, joka poistaa päällekkäiset tietomerkinnät automaattisesti asiakirjasta. ”Poista kaksoiskappaleet” on asianmukaisesti nimetty työkalu, jota tarjoaa kehittäjäkehitys, jonka avulla voit löytää nopeasti kopioita koko tietolomakkeelta tai etsimällä jopa kaksi saraketta kerralla. Voit siirtää, poistaa ja korostaa tuloksia samalla tavalla kuin yllä olevien kaavatehtävien kanssa, vaikka tämä prosessi on paljon automatisoitumpi kuin olemme aiemmin nähneet, joten pidä tämä mielessä, jos haluat prosessin parempaa hallintaa. Työkalu sisältää kaksi ohjattua toimintoasetusta, joiden avulla voit sekä etsiä että poistaa kopioita tai ainutlaatuisia ominaisuuksia asiakirjasta, jolloin tietojen seuranta on helppoa.
Kaiken kaikkiaan ohjatun työkalun käyttäminen tietojen löytämiseen saattaa olla sen arvoista pitkällä aikavälillä käyttäjille, jotka etsivät jatkuvasti kopioita laskentataulukoistaan ja mieluummin viettävät aikaansa tekemällä jotain muuta, mutta käyttäjille, joiden on tarkistettava vain kerran tai kahdesti muutaman kuukauden välein voi olla parempi käyttää vain yllä olevia kaavatyökaluja tietojen tunnistamiseen manuaalisesti. Poista kaksoiskappaleet saivat kuitenkin hyvän arvosanan Chrome Web Storesta, vahvoilla arvosteluilla ja aktiivisella kehitysryhmällä, joka vastaa kritiikoihin ja valituksiin. Kaiken kaikkiaan se on loistava valinta, jos etsit virtaviivaisempaa tapaa lajitella sisältöäsi ja löytää kopioita laskentataulukosta.
Tapa 4: Poista kaksoiskappaleet -työkalun käyttäminen
Muistatko, että puhuin yllä siitä, kuinka Google kehittää uusia ominaisuuksia lisätäkseen Sheetsin voimaa? No, koska tämä artikkeli oli alun perin kirjoitettu, he ovat todella lisänneet ydinpakettiin monipuolisen Poista kopiot -työkalun. Se on erittäin yksinkertainen työkalu käyttää, ja opastan sinut sen läpi. Otetaanpa tyypillinen laskentataulukko, jossa on luettelo lautapeleistä… ja jos luet tarkkaan, huomaat, että olen lisännyt pari kopioita luetteloon.
Työkalun käyttämiseksi meidän tarvitsee vain valita tietoalue, josta haluamme kopioida. Huomaa, että voimme valita rivejä tai sarakkeita vapaasti; jos sisällytämme Hinta-sarakkeen, Poista kaksoiskappaleet -toiminto tarkastelee sekä otsikkoa että hintaa päättääkseen, onko rivi kaksoiskappale vai ei. Kun data-alue on valittu, siirry kohtaan Data-> Poista kaksoiskappaleet. Hyväksy oletusarvot valintaikkunoissa ja voila - deduktio tehdään automaattisesti.
Tapa 5: Etsi kaksoisrivejä PivotTable-taulukon avulla
Sheets toteuttaa täyden sarjan PivotTable-toiminnallisuutta, joka on erittäin kätevä työkalu tietojen tarkastelemiseen tarkemmin. PivotTable-taulukon käyttäminen ei poista kaksoisrivejä automaattisesti; pikemminkin se antaa erittelyn, mistä riveistä on oltava kopioita, joten voit tarkastella tietoja manuaalisesti ja nähdä, mikä on mennyt pieleen. PivotTable-taulukon luominen on hiukan enemmän mukana kuin muut menetelmät, joita olen osoittanut sinulle, mutta se on syytä tietää miten tehdä, ja opastan sinut läpi sen.
Valitse ensin kaikki taulukkotiedot ja siirry sitten kohtaan Data-> Pivot Table.
Voit säätää tietoväliä täällä, jos haluat, sekä päättää, mihin PivotTable-laitteen pitäisi mennä. Laitan sen uuteen arkkiin ja hyväksyn sen jo antaman valikoiman. Kun osumme ”Luo”, tyhjä PivotTable avautuu lisäyskohdassa… mutta tyhjä PivotTable ei tee meille mitään. Meidän on kerrottava, mitä tietoja analysoidaan.
Valitsemme ”Lisää” Rivien viereen ja lisäämme rivin ”Otsikko”. Sitten valinnat -kohdassa valitsemme ”Lisää” ja valitsemme uudelleen ”Otsikko” ja hyväksymme sitten COUNTA-toiminnon oletusasetukseksi. (Jos etsisimme duplikaattista numeerista tietoa, käyttäisimme COUNT; COUNTA on tekstikenttien laskemiseen.)
Heti kun olemme tehneet nämä valinnat, PivotTable päivittyy automaattisesti, ja nyt näemme lopullisen tuloksen.
Huomaa, että COUNTA-sarakkeessa on montako kertaa otsikko näkyy. Suurimmalle osalle nimikkeistä on yksi, mutta Axis & Allies ja Castle Risk osoittavat molemmat 2. Tämä tarkoittaa, että jokaisessa nimikkeessä on kaksi esiintymää taulukossa. Kuten näette, PivotTable-menetelmä on hiukan aktiivisempi, mutta se antaa myös erityisen raportin siitä, mistä kopiot löytyvät, mikä voi olla erittäin hyödyllinen data-analyysien tekemisessä.
***
Taulukot ovat usein melko monimutkaisia kuin vastaavat Google-dokumenteissa tai Microsoft Wordissa tehdyt asiakirjat. Koska ne on suunniteltu käsittelemään järjestettyä tietoa, on tärkeää varmistaa, että sisältösi on aina oikein. Kopion pitäminen tiedostoissa voi todella aiheuttaa vakavia ongelmia tiedoissa, jos et ole varovainen, etenkin kun yrität lajitella taloudelliset tiedot hyödylliseksi laskentataulukkoksi. Yhdistämällä asiat, yrittämällä löytää virheellinen solu itse voi olla vaivaa, mikä on melkein mahdotonta, jos laskentataulukko on suuri. Onneksi identtisten tietosolujen tunnistaminen, poistaminen ja poistaminen on yllättävän helppoa Google Sheetsissä, mikä on myönteistä, jos käsittelet jatkuvasti laskentataulukoita päivittäisessä työnkulussa. Ja jos etsit jotain, joka tekee sisällön lajittelusta hieman helpompaa, voit aina käyttää lisäosaa, kuten Poista kaksoiskappaleet, varmistaaksesi, että tietosi ovat hyvin lajiteltuja ja hyvin järjestettyjä. Vuonna 2019 ei ole syytä pitää sotkuista, virheellisesti täytettyä laskentataulukkoa, joten varmista, että tietosi ovat oikein ja tietosi varmennetaan yllä kuvattujen menetelmien avulla.
Haluatko lisätietoja Google Sheetsistä?
Kopioiden löytäminen on yksi asia, mutta sinun tulisi tarkistaa oppaamme siitä, kuinka laskea jäljennökset Google Sheetsissä.
Tilastotieteilijät käyttävät absoluuttisen arvon funktiota moniin tarkoituksiin, ja me osoitamme sinulle, kuinka käyttää absoluuttista arvoa Google Sheetsissä.
Haluatko suojata laskentataulukot? Näin lukitaan kaava Google Sheetsiin.
Jos haluat vertailla tietoja sarakkeiden välillä, katso täydellinen opas sarakkeiden vertailuun Google Sheetsissä.
Tiesitkö, että voit pitää kalenteri- ja aikataulutietoja Sheetsissä? Lue vain opetusohjelma päivämäärä- ja aikatietojen käsittelemisestä Google Sheetsissä.
