Microsoft Excel on varmasti erinomainen tila kenelle tahansa tietojen tallentamiseksi. Sillä on perintö ja se on rakennettu Microsoftin toimistoon, yhteensopiva kaikenlaisten erilaisten ohjelmistojen kanssa. Monet kuitenkin unohtavat, että Googlella on oma verkkovaihtoehto nimeltään Google Sheets.
Katso myös artikkeli Kuinka linkittää tietoja toiseen välilehteen Google Sheetsissä
Taulut tukevat jopa 20 kt riviä, ja tonni eri käyttäjää voi käyttää niitä kerralla. Se on ihanteellinen analysointiin, tehtävien lähettämiseen, malleihin ja muihin. Google Sheets voi tehdä melkein mitä Microsoft Excel voi tehdä, online-tilassa muiden ihmisten kanssa ja Google Suite -sovelluksen joidenkin virtaviivaistettujen ominaisuuksien avulla.
Vaikka yhteistyö on yleensä hyvää, sillä on myös haittojaan. Voit esimerkiksi työskennellä kovasti tietyssä tilassa jaetussa Google Sheets -asiakirjassa, ja joku tulee vahingossa sisään ja sekoittaa joitain tietoja. Yleensä se ei ole tarkoituksella, mutta mahdollisuus tämän tapahtua on hyvin todellinen. Kuinka estetään tämä?
Lukitaan tietosolut
Tietojen ruuvatusten lopettamiseksi korkea arvoinen jäsen voi suojata datasolut. Se on myös melko yksinkertaista.
Aloita avaamalla soluarkki, jossa kaikki työskentelevät. Siirry sitten tehtäväpalkkiin ja valitse ”Data” ja siirry kohtaan ”Nimi ja suojausalue”. Sieltä voit nimetä valitun solualueen. Et halua tehdä tästä liian kauan, koska sinun on kirjoitettava se myöhemmin. Kun olet tyytyväinen nimeämiseen, napsauta ”Suojaa” -valintaruutua ja napsauta “Valmis”. Jos haluat, voit myöhemmin korostaa useita suojaamia solualueita.
Jälkeenpäin näet ruudun, jonka avulla voit valita erilaisia käyttöoikeuksia niille, joilla on pääsy asiakirjaan. Täältä voit valita, mitkä jäsenet voivat muokata suojattujen solujen valikoimaa, jos niitä on ollenkaan. Jos heillä ei ole lupaa, yrittämällä muokata niitä antaa käyttäjälle virheilmoituksen. Kaikissa suojatuissa soluissa on ruudullinen ruutu pääsivulla.
Onneksi, jos tämä tausta on ärsyttävä joillekin käyttäjille, voit muuttaa sitä siirtymällä Näytä-välilehdelle ja poistamalla valinnan ”Suojatut alueet” -ruudusta. Vaikka tämä ei päästä eroon lukosta, se auttaa käyttäjiä lukemaan tiedot helpompaa.
Muista solukko-ominaisuus aina, kun käytät Google Sheets -sovellusta, varsinkin kun käytät alustaa yhteistyökumppaneiden kanssa. Itse asiassa siitä on hyötyä jopa soolotyön aikana - lukitseminen estää sinua muuttamasta vahingossa mitään omia solujasi ja eroon kovasta työstäsi.
Lukittujen solujen muokkaaminen
Lukitut solut ovat välttämättömiä, mutta joskus haluat palata takaisin ja muuttaa tietoja. Tällaisina aikoina voit asettaa vaihtoehtona ”Näytä varoitus tätä aluetta muokattaessa”. Tällä tavalla, kun joku yrittää muokata sitä, heille annetaan ylimääräinen ponnahdusikkuna vahingossa tapahtuvien muutosten estämiseksi. Korkeamman tason yhteistyökumppanit voivat silti olla mukana työssä, kun taas alemman tason yhteistyökumppanit voivat mennä sisään ja muuttaa tietoja, jos he ehdottomasti tarvitsevat.
Taulukot ovat erinomaisia tapoja suojata tietoja. Sinun on kuitenkin oltava varovainen mainittujen tietojen kanssa, jotta työsi pysyy paikoillaan. Tämän oppaan avulla voit olla varma, että tietosi ovat turvallisia, kun teet yhteistyötä muiden kanssa.
