Google Docs on mullistava tapa hallita tiedostoja ja asiakirjoja nykyaikana. Sen avulla voit tehdä heti yhteistyötä eri käyttäjien kanssa samalla kun pääsy tietoihin mistä tahansa laitteesta, jolla on Internet-yhteys.
Katso myös artikkeli Kuinka poistaa kaikki asiakirjat Google-dokumenteista
Google-dokumenteissa työskennellessä - varsinkin jos hallitset näitä tiedostoja joka päivä - on kuitenkin erittäin tärkeää, että pidät uskomattoman organisoituneena. Jos et, voit menettää tärkeät tiedot ja tuhlata aikaa etsiessäsi asioita, jotka olet voinut löytää heti.
Haluat käyttää kansioita auttaaksesi Google-dokumenttien järjestämistä. Kansiot ovat hienoja, koska ne auttavat sinua ryhmittelemään eri aiheideat yhteen digitaaliseen segmenttiin. Voit käyttää niitä organisointiin työpaikan, konseptin, kategorian ja muun mukaan. Google Docs ei kuitenkaan itse voi luoda kansioita sinänsä. Sen sijaan olet itse luomassa niitä Google Drivessa - järjestelmässä, joka linkittää suoraan muihin Google-ohjelmistoihin. Älä huoli; prosessi on edelleen uskomattoman yksinkertainen.
Tässä oppaassa aiomme näyttää sinulle, kuinka luoda kansio Google Driveen Google-dokumenttien järjestämistä varten.
Kuinka luoda kansio Google Driveen
Jos haluat luoda kansion Google Drivessa, avaa haluamasi selain. Siirry sitten Google Driveen, kirjaudu sisään ja sinulla on pääsy kaikkiin edessäsi oleviin tiedostoihin ja asiakirjoihin.
Täältä voit joko luoda uuden asiakirjan järjestääksesi tai valita jo olemassa olevat asiakirjat, jotka täytyy sijoittaa.
Asiakirjan sisäinen organisaatio
Jos olet Google Docs -asiakirjassa, voit siirtyä otsikon vieressä olevaan kansiopainikkeeseen. Sieltä saat mahdollisuuden nimetä uusi kansio tai lisätä asiakirja olemassa olevaan. Jos haluat lisätä olemassa olevaan, napsauta määritettyä kansiota ja valitse ”Siirrä tänne”, jolloin asiakirja sijoitetaan digitaaliseen säilytystilaan.
Dokumenttien ulkopuolinen organisaatio
Kuten ehkä tiedät, Google Drive hallinnoi Google-dokumentteja, Google Sheetsiä ja Google Slidesia. Tämän avulla voit järjestää kaikki nämä kolme segmenttiä ja aiheideat yhdeksi.
Kun olet Google Drivessa, mutta et missään tietyssä asiakirjassa, olet luettelossa kaikista tiedostoistasi. Voit järjestää ne siirtymällä vasempaan yläkulmaan ja valitsemalla ”Uusi” -painikkeen. Vieritä avattavasta luettelosta alas ”Kansio” -segmenttiin, ja uusi tulee näkyviin. Nimeä kansio, ja se näkyy asiakirjaluettelossasi.
Luettelo asettaa kansiot tiedostoja korkeammalle, joten pidä se mielessä. Tässä valikossa on muutama erilainen vaihtoehto organisaatiolle. Voit vetää tietosi kansioiden päälle, ja se sijoittaa ne sinne. Tai voit napsauttaa tiedostoa hiiren kakkospainikkeella ja valita ”Siirrä kohteeseen”, ja se tarjoaa luettelon kansioista, joihin voit siirtää asiakirjan.
Molemmat ovat uskomattoman nopeita, ja jokainen tapa tekee juuri sen mitä tarvitset: järjestä tiedostot ja asiakirjat.
Kansioiden hallinta
Kun olet järjestänyt tiedostosi, voit siirtyä uudelle tasolle - siivota kansiot.
Voit kopioida ja liittää kansioita, siirtää niitä alikansioihin, poistaa niitä ja paljon muuta. Voit hallita kansiota napsauttamalla sitä hiiren kakkospainikkeella luettelossa ja valitsemalla haluamasi vaihtoehdon tuloksena olevasta avattavasta ruudusta.
Kansiot helpottavat myös asiakirjaryhmien jakamista muiden käyttäjien kanssa. Sen sijaan, että jaat kutakin tiedostoa itsessään, voit luoda kansion erilaisten asiakirjojen kasaamiseksi ja antaa muiden hallita sitä. Jakamalla tämän linkin käyttäjät, joilla on käyttöoikeus, voivat ladata uusia asiakirjoja, käyttää muita ja paljon muuta reaaliajassa. Sinun ei enää tarvitse odottaa asiakirjan lataamista ja jakaa se sitten manuaalisesti, kun olet odottanut koko ajan - yleinen valitus useille Google Driven yhteistyökumppaneille.
Ulkoiset kyvyt
Voit avata Drive-kansiot myös muissa sovelluksissa, kuten yrityskeskustelu-, Slack- tai hallintasovelluksessa, Airtable. Kansioilla voi olla myös erilaisia värejä, ja voit merkitä ne tähdellä vielä helpompaa käyttöä varten. Mahdollisuudet Google Drive-tiedostojesi järjestämiseen ovat rajattomat.
Nyt kun osaat järjestää Google Drive-tiedostojasi, varmista, että viettää aikaa selvittääksesi sinulle parhaan prosessin. Jotkut ihmiset pitävät kaikesta eri kansioista, kun taas toiset mieluummin yhdistävät suuret ryhmät yhteen kansioon, jossa on alikansioita. Joka tapauksessa Google Driven fantastinen organisaatiojärjestelmä tarjoaa sinulle työkalut, joiden avulla työsi jatkuu eteenpäin sen sijaan, että viettäisit aikaa erilaisten asiakirjojen ja tiedostojen etsimiseen.
