Asiakirjojen hallinta on yksi SharePointin tärkeimmistä asioista. Yritystoiminnassa asiakirjat ovat usein kehittyviä asioita. He voivat aloittaa OneDrive for Business -palvelun ja päätyä organisaation tiimin sivustolle. Asiakirjat vaihtavat usein sijainteja, joten tiedoston siirtämisen kolikoiden tunteminen SharePointissa on kriittistä.
Useita tapoja tehdä se
Pikalinkit
- Useita tapoja tehdä se
- 1. Tiedostonhallinta
- 2. Siirry kohtaan / Kopioi kohtaan
- 3. Hallitse sisältöä ja rakennetta
- 4. Sisällön järjestäjä
- 5. SharePoint-siirtotyökalu
- 6. Kolmansien osapuolien tuotteet
- 7. Mukautettu ratkaisu
- Valitse menetelmäsi
Kaikki SharePointissa työskennelleet tietävät, että tietyn tehtävän suorittamiseksi on monia tapoja. Asiakirjojen siirtäminen ei ole poikkeus. Tiedostojen Resurssienhallinnan tai Siirtotyökalun käyttäminen riippuu monista tekijöistä, kuten siirrettyjen asiakirjojen määrästä, versiohistorian säilyttämisen tärkeydestä, metatiedoista ja muusta.
1. Tiedostonhallinta
Jos haluat siirtää asiakirjan File Explorer -sovelluksella, avaa sekä kohde- että lähdeasiakirjastokirjastot (ei väliä, onko kyseessä sama sivusto). Valitse avattavasta valikosta File Explorer . Tämä avaa tutkijanäkymän jokaiselle kirjastolle. Siirrä kohteita kahden tutkimusnäkymän välillä vetämällä ja pudottamalla.
Voit siirtää sekä kansioita että tiedostoja ja säilyttää sisältötyyppejä, jos sekä lähteen että kohteen sijainnit ovat määritellyt sisältötyypit. Tämä menetelmä säilyttää myös mukautetut metatiedot, jos sekä lähde- että kohdepaikat on määritelty samoilla metatiedoilla.
Prosessi on kuitenkin manuaalinen ja se on pikemminkin kopio kuin siirto, mikä tarkoittaa, että lähdekohteet on poistettava siirron jälkeen. Se ei säilytä versiohistoriaa tai ominaisuuksien luomaa, luomaa, muokkaamaa ja muokkaamaa ominaisuutta.
2. Siirry kohtaan / Kopioi kohtaan
Vaikka Siirrä ja Kopioi -komennot ovat hyödyllisiä ja yksinkertaisia, ne ovat saatavana vain SharePoint Online -palvelussa. Tämän vaihtoehdon avulla voit siirtää asiakirjoja OneDrive for Business- tai SharePoint-sovelluksista määränpäähän SharePointissa tai OneDrivessa. Valitse tiedosto ja napsauta jompaa kumpaa komentoa. Siirtyä -vaihtoehto siirtää dokumentin metatiedoilla ja version historiallisella suojauksella samassa kirjastossa olevaan toiseen kansioon, toiseen kirjastoon tai toiseen sivustoon.
Tämä menetelmä on täydellinen loppukäyttäjille, koska se on yksinkertainen ja selkeä. Sen avulla voit kopioida ja siirtää sekä tiedostoja että kansioita. Parasta on, että se säilyttää sisältötyypit, mukautetun metadatan versiohistorian ja luodut, luomat, muokatut ja muokkaamasi ominaisuudet. Kopioi komentoon säilyttää kuitenkin vain uusimman version - tärkein haittapuoli on tietenkin se, että tämä menetelmä on yksinomainen SharePoint Online -käyttöjärjestelmälle.
3. Hallitse sisältöä ja rakennetta
Jos otat SharePoint Serverin julkaisuinfrastruktuuritoiminnon käyttöön, näet Hallinnoi sisältöä ja rakennetta -linkkiä, kun navigoit Sivuston hallintaan . Tämän ominaisuuden avulla voit siirtää / kopioida asiakirjoja. Tämä on yksi parhaista hakkereista, jonka avulla voit siirtää useita asiakirjoja samanaikaisesti säilyttäen versiohistorian, ominaisuuksien luoman, luoman, muokkaaman ja muokkaaman. Sisältötyyppi ja metatiedot säilytetään myös tällä menetelmällä.
Sinun on kuitenkin kytkettävä julkaisutoiminto päälle. Silloinkin et voi siirtää useita kansioita. Ehkä suurin menetelmän haittapuoli on, että sinun on oltava sivuston omistaja käyttääksesi sitä. Voi, ja se toimii vain yhdessä sivustossa.
4. Sisällön järjestäjä
Aktivoi vain Content Organizer -ominaisuus ja valitse sitten haluamasi reitityssäännöt ja laita siirrettävä asiakirja pudotuskirjastoon. Tämän menetelmän avulla voit myös siirtää asiakirjoja mihin tahansa muuhun sivustoon. Määrittäminen vie jonkin aikaa, mutta sinun on tehtävä se vain kerran. Se säilyttää myös sisältötyypit ja mukautetut metatiedot.
Vaikka siinä ei ole versiohistoriaa ja se vaatii järjestelmänvalvojan, siinä on hyödyllinen ominaisuus, jonka avulla voit reitittää asiakirjan kansioon.
5. SharePoint-siirtotyökalu
Microsoft tietää, että asiakirjojen siirtäminen SharePointissa voi olla vähän hankala. Siksi yritys keksi ilmaisen SharePoint-siirtotyökalun. Tämä työkalu käsittelee kaikkea pienestä laajaan siirtoon, joka voi sisältää tiedostoja, kansioita ja jopa luetteloita SharePoint-sivustostasi. Kohteet siirretään OneDrive- tai SharePoint-kansioon.
Tämän menetelmän ilmeisin hyöty on työkalun kyky käsitellä suuria muutoksia. Se on myös hyvin muokattavissa ja säilyttää versiohistorian. Se ei kuitenkaan ole yhteensopiva SharePoint-versioiden kanssa ennen vuotta 2013. Sitä vastoin jotkin kolmansien osapuolien siirtotuotteet ovat huomattavasti mukautettavampia.
6. Kolmansien osapuolien tuotteet
Useimmat laadukkaat kolmansien osapuolien asiakirjojen siirtotuotteet eivät ole ilmaisia, mutta niillä on tapana toimia fantastisesti, etenkin suurten siirtojen yhteydessä. Ne ovat yleensä skaalautuvia ja erittäin muokattavissa. Suurin osa näistä tuotteista pystyy säilyttämään kaiken, mukaan lukien sisältötyypit, metatiedot, kaikki ominaisuudet ja versiotiedot.
Toisaalta tämä menetelmä maksaa rahaa. Kun harkitset sitä tosiasiaa, että maksat työkalusta, joka auttaa siirtämään asiakirjoja, alat ihmetellä, miksi SharePointissa ei vielä ole käyttäjäystävällistä vaihtoehtoa. Toinen haittapuoli on, että kolmannen osapuolen tuotteet vaativat järjestelmänvalvojan määrittämään ja käyttämään niitä.
7. Mukautettu ratkaisu
Lopuksi, voit koodata oman mukautetun ratkaisun monien tekniikoiden, kuten REST API: n avulla. Loppukäyttäjän ei tarvitse reitittää mitään, voit mukauttaa niin paljon kuin haluat, ja voit varmistaa, että kaikki säilyy asiakirjoissa. Toisaalta, sinun on kyettävä koodaamaan ja viettämään aikaa koodin kirjoittamiseen ja ylläpitämiseen, mikä voi olla erityisen hankala tuotepäivitysten aikaan.
Valitse menetelmäsi
SharePointissa on vielä enemmän tapoja siirtää asiakirjoja, mutta niiden tulisi kattaa suurin osa tarpeistasi. Mieti mitä tarvitset ensin, ja pian tiedät tarkalleen, mitä menetelmää käytetään jokaiselle.
Kumpaa näistä menetelmistä pidät parempana? Oletko käyttänyt useampaa kuin yhtä? Keskustella.
