Jos käytät Google Docs -alustaa (ja niin monet ihmiset tekevät!), Tiedät sitten, että se on Office-workalike-tuotteiden sarja, jonka avulla voit käsitellä laskentataulukoita, asiakirjoja ja esityksiä aivan kuten Excel, Word ja Powerpoint, vain ilman joudut maksamaan mitään. Google Sheets on Excel-työkalike ja vaikka siinä ei ole kaikkia Excel-ominaisuuksia, se on tehokas tuottavuusohjelmistopaketti, joka pystyy käsittelemään melkein mitä tahansa, mitä sinä heität. Mielenkiintoista on, että Google Sheets ohittaa Excelin yhdellä tärkeällä alueella: versionhallinnalla. Palaaminen laskentataulukon aiempiin versioihin on triviaalia helppoa Google Sheetsissä. Tässä opetusohjelman artikkelissa esitän sinulle kuinka se tehdään.
Katso myös artikkeli Miten avattavaa luetteloa luodaan Google Sheetsissä
Suurimmalle osalle kodin tai koulun käyttäjää versionhallinta ei ole kovin tärkeä. Se on kriittinen yrityskäyttäjille, sekä sisäisen seurannan että sisäisen ja ulkoisen tarkastuksen kannalta. Se on hyödyllinen myös, jos teet muutoksia, jotka sinun täytyy palata takaisin ja korjata. ("Pomo vihaa uutta kaavion asettelua ja haluaa sen takaisin sellaisena kuin se oli.")
Avain Sheetsin hallitsemiseen versionhallinnasta on, että Excel (vaikka sillä on automaattinen tallennustoiminto) riippuu manuaalisista tallennuksista normaalia tiedostojen arkistointia varten. Sen sijaan Google Sheets automatisoi koko ajan. Google Sheetsissä on sisäänrakennettu mekanismi muutosten palauttamiseksi, ja sitä kutsutaan “Revisiohistoriaksi”.
Palauta aiempaan versioon tiedostoon Google Sheetsissä
Voit palata minkä tahansa Google-dokumentin aiempaan versioon itse asiakirjan kautta tai Google Drivesta.
- Avaa palautettava arkki.
- Valitse ylävalikossa 'Kaikki Driveen tallennetut muutokset' -linkki.
- Valitse edellinen versio oikealla näkyvästä diavalikosta.
- Valitse Näytä muutokset -kohdan alareunassa oleva valintaruutu.
- Valitse Palauta tämä versio -painike näytön yläosasta.
Kun olet valinnut edellisen version, jonka Näytä muutokset on valittu, Sheets näyttää sivulla, mikä eroaa näiden kahden version välillä. Tämän jälkeen voit selata kaikkia aiempia versioita löytääksesi korjaamasi muutoksen. Napsauta sitten Palauta tämä versio -painiketta tehdäksesi juuri sen.
Kunkin edellisen version valitseminen näyttää tarkalleen, miltä kyseinen taulukko näytti tallennettuna. Sen vuoksi versioiden vertailu, muutosten tunnistaminen ja tarvittaessa palauttaminen on erittäin helppoa.
Google säilyttää kaikki vanhat versiot asiakirjoista, joten luettelo voi olla pitkä.
Voit myös palata edelliseen versioon suoraan Google Drivesta:
- Siirry Google Driveen ja valitse Oma asema tai Viimeaikainen sen mukaan, milloin viimeksi työskentelit dokumentin kanssa.
- Valitse 'i' näytön oikeasta yläkulmasta.
- Näyttöön tulee sama diovalikko oikealla kuin näet Arkin sisällä.
- Lataa Activity valitsemalla Activity ja sitten dokumentin edellinen versio.
Jos asiakirja muuttuu jatkuvasti, voit ladata sen tietokoneellesi. Valitse kolmen pisteen kuvake Google Drivessa ja valitse Hallinnoi versioita. Sitten lyö kolme pistettä uudelleen ja valitse Lataa. Lataa, siirrä Sheet kuitenkin versionhallinnan ulkopuolelle.
Huomaa, että jos teet muutoksia paikalliseen kopioon, sinun on ladattava se Google Driveen sisällyttääksesi se asiakirjan tarkistushistoriaan. Se on jotain, joka on pidettävä mielessä, jos organisaatiosi käyttää versionhallintaa tai auditoidaan.
Palauta tiedoston aiempaan versioon Excel 2016: ssa
Voitko tehdä tämän Microsoft Excelissä? Kyllä, voit palata tiedoston aiempaan versioon Excelissä, mutta vain, jos olet muodostanut yhteyden SharePointiin. Muutoin Excel ei pidä aiempia versioita, ellet ole nimenomaisesti pyytänyt sitä tekemään niin.
- Avaa palautettava Excel-työkirja.
- Valitse Tiedosto ja historia.
- Valitse edellinen versio keskellä näkyvästä luettelosta.
Jos historia on harmaana, se tarkoittaa, että Excel ei ole yhteydessä SharePointiin tai sitä ei ole määritetty versionhallintaa varten. Voit tarkistaa SharePointissa tarvittaessa.
- Avaa kirjasto pikakäynnistyspalkista.
- Valitse Excel-dokumentti ja napsauta hiiren kakkospainikkeella nimen ja päivämäärän välillä.
- Napsauta hiiren kakkospainikkeella ja valitse Versiohistoria. Tämä saattaa näkyä kolmen pisteen kuvakkeena SharePoint-versiosta riippuen.
- Vie hiiri tiedoston aiemman version päälle ja valitse Näytä, palauta tai Poista tarvittaessa.
On ehdottomasti helpompaa palata tiedoston aiempaan versioon Google Sheetsissä kuin Excelissä. Erilliset Excel-esiintymät eivät kuitenkaan salli sitä, mutta jos olet SharePoint-käyttäjä, se on mahdollista kuvatulla tavalla. Sheetsin käyttäminen tällä tavalla on ehdottomasti parempi ja tekee vanhempien versioiden tarkistamisesta nopeampaa ja sujuvampaa.
Tiedätkö muita tapoja palata tiedoston aiempaan versioon Google Sheetsissä? Kerro meille alla, jos teet.
