Olipa kyseessä sitten yritys- tai henkilökohtainen käyttö, Outlookin kalenteri voi olla tehokkain ajanhallintatyökalu. Voit helposti järjestää ja jakaa aikataulusi muiden kanssa ja katsella muiden ihmisten kalentereita varmistaaksesi, että olette samalla sivulla määräaikojen suhteen.
Katso myös artikkeli Kuinka synkronoida Google-kalenteri Outlookin kanssa
Outlookissa on monia ominaisuuksia, jotka tekevät yhteistyöstä helppoa, mutta tämä ei tee siitä täydellistä. Jos mietit, kuka tarkastelee kalenteriasi, saatat kompastua joihinkin rajoituksiin.
Näetkö kuka katseli kalenteriasi?
Vastaus tähän kysymykseen on ”kyllä ja ei”. Vaikka tämä ominaisuus on jossain määrin käytettävissä, se ei oikeastaan tarjoa sinulle kaikkia tarvitsemiasi tietoja.
Ellet ole kalenterin järjestelmänvalvoja, et voi nähdä kuka on katsellut kalenteriasi. Ja jos olet järjestelmänvalvoja, ainoa näkemäsi asia on viimeinen sisäänkirjautunut tili. Heti kun toinen tili tarkastelee kalenteria, edellinen tulee näkymättömäksi, joten et voi nähdä täydellistä luetteloa sitä katselleista ihmisistä.
Lähin asia on tarkistaa, kuka näkee kalenterisi. Voit tehdä tämän valitsemalla Jaa> Kalenterin käyttöoikeudet. Näet täydellisen luettelon ihmisistä, joilla on pääsy kalenteriin, ja pääsytyyppi.
Miltä kalenterisi näyttää muille?
Tapa, jolla muut näkevät kalenterisi, riippuu tiedoista, jotka päätät jakaa heidän kanssaan. Ellet päätä jakaa toimintasi yksityiskohtia, ainoa asia, jonka he näkevät, on se, oletko vapaa tai kiireinen.
Jos päätät jakaa kalenterisi muiden kansojen kanssa, he näkevät kaikki tapaamisten yksityiskohdat. Jos haluat rajoittaa pääsyä joihinkin yksityiskohtiin, voit asettaa erityiset tapaamiset Yksityiseksi.
Kun jaat kalenteria, voit valita erilaisia käyttöoikeuksia. Jos valitset esimerkiksi Täydelliset tiedot, ihmiset näkevät aiheen, ajan, sijainnin ja kaikki kalenteriin lähettämäsi muistiinpanot ja yksityiskohdat.
Toisaalta Rajoitetut yksityiskohdat -kohdassa näytetään vain aihe, aika ja sijainti.
Voit nimetä itsesi lisäksi toimittajat ja edustajat, jotka voivat muokata kalentereitasi. Delegaatit voivat toimia puolestasi jakamalla erilaisia yksityiskohtia sekä lähettämällä ja vastaamalla pyyntöihin.
Kuinka avata muiden ihmisten kalenterit?
Muiden ihmisten kalenterien katseleminen Outlookissa on melko helppoa, ja se voidaan tehdä vain muutamalla napsautuksella. Tässä on mitä sinun täytyy tehdä:
- Siirry Outlookin kalenterisivulta kohtaan Avaa kalenteri> Avaa jaettu kalenteri .
- Näkyviin tulee ponnahdusikkuna, joka näyttää niiden henkilöiden nimet, joiden kalenteri on käytettävissäsi. Napsauta Nimi… ja valitse sitten nimi luettelosta.
Käyttöoikeudesta riippuen näet erilaisia tietoja. Se tulee näytön oikealle puolelle ja voit katsoa jopa 30 kalenteria vierekkäin.
Kuinka siirtää kalenterin käyttöoikeudet?
Jos aiot ottaa lomaa tai haluat vain jonkun muun hallitsevan kalenteria mistä tahansa syystä, voit tehdä tämän nimeämällä edustajan. Kuten mainittiin, edustajat voivat lähettää ja hyväksyä kokouspyyntöjä johtajan puolesta ja muokata dokumentin erilaisia kohteita.
Näin annat jonkun, kuten alaisen, hallita kalenteria:
- Siirry kalenterinäkymässä Tiedosto> Tilin asetukset ja valitse sitten Delegaattorin käyttöoikeudet .
- Napsauta Lisää ja valitse sitten nimi luettelosta tai kirjoita se. Napsauta nimeä ja siirry Lisää-kohtaan .
- Anna valtuutettujen valtuuksien valikossa valtuutetun editoijan oikeudet. Toinen asia, jonka voit tehdä, on sulkea valintaikkuna ja valita yksi seuraavista vaihtoehdoista:
- Vain edustajani, mutta lähetä minulle kopio kokouspyynnöistä ja vastauksista.
- Vain edustajat.
Tämä antaa toiselle käyttäjälle täyden pääsyn kalenteriin, ja näet kaiken, mitä tapahtuu aikataulusi kanssa.
Hallitse aikaa
On olemassa lukuisia vaihtoehtoja, joiden avulla voit hallita aikaa tehokkaasti Outlookin kanssa. Lisäksi voit jakaa aikataulun joukkueesi jäsenten kanssa ja katsoa heitä. Voit järjestää kaikenlaisia projekteja ja seurata edistymistä.
Onko Outlookista jotain muuta, jonka haluat tietää? Voit vapaasti jakaa ehdotuksesi alla oleviin kommentteihin.
