Jos organisaatiosi käyttää Google Docs- tai G Suite -sovellusta tai työskentelet organisaatioiden kanssa, jotka tietävät, kuka katsoi mitä asiakirjaa ja milloin voi olla hyödyllistä tietoa. Alkaen sen varmistaminen, että kaikki lukevat luonnoksen, ehdot, uusimman ehdotuksen, käytännöt ja menettelyt tai jonkin muun tärkeän asiakirjan, näkemällä, kuka teki mitä ja milloin, on olennainen osa kaikkia tilanteita, joissa vastuuvelvollisuus on tärkeää.
Katso myös artikkeli Kuinka muokata kirjasimia Google-dokumenteille
Viime aikoihin saakka et nähnyt kuka katseli Google-dokumenttia. Voit nähdä, kuka editoi sitä, mutta ei kuka vain lukee sitä. Jos he eivät tallenneet, muokkaaneet tai jättäneet kommenttia, sinulla ei ollut aavistustakaan siitä, lukeiko tietty henkilö lainkaan asiakirjan uusinta versiota. Koska voit jakaa Google-dokumentit vain luku -oikeuksilla, voit jakaa asiakirjan joillekin ihmisille tarkoituksella, että he tarkistavat asiakirjan, mutta et voi tehdä muutoksia.
Nyt, jos työskentelet organisaatiossa, voit määrittää asiat niin, että näet kuka katseli Google-dokumenttia. Et vieläkään näe kuka katseli Google-dokumenttia, jos käytät Google-dokumenttia Google Appsin ilmaisessa versiossa.
Google lisäsi äskettäin mahdollisuuden nähdä, kuka katseli Google-dokumenttiasi G Suite -sovellukseen, joka sisältää Google-sovellukset ja luotettavan sähköpostimajoituksen. G Suite on erittäin suosittu pienissä ja keskisuurissa yrityksissä, jotka haluavat perustaa sähköpostipalvelun yrityksen verkkotunnukselle.
G Suite Activity Monitor
Jos käytät G Suite -sovellusta organisaatiossa ja olet jakanut Google-dokumentin muiden kanssa yhteistyöhön tai vain asiakirjan lukemiseen, voit käyttää Activity Monitor -ohjelmaa nähdäksesi Google Doc-tiedoston ”tarkasteluhistorian”.
- Avaa Google-dokumentti, jonka katseluhistoriaa haluat tarkastella
- Napsauta sitten ylöspäin nousevaa nuolikuvaketta oikeassa yläkulmassa tai siirry Työkalut -pudotusvalikkoon
- Avaa Activity Monitor
- Napsauta seuraavaksi organisaation Kaikki katselijat -välilehteä
Tämän prosessin avulla voit seurata asiakirjan näkymiä, mukaan lukien kunkin katsojan viimeisen näkymän päivämäärä ja kellonaika. Jos et näe näyttöhistoriavaihtoehtoa Google-dokumentissasi, se tarkoittaa todennäköisesti, että olet kirjautunut ilmaiseen Google-dokumenttien versioon, joka tulee jokaisen Google Apps -tilin mukana, jonka saat Gmail-tilillä.
Katsojien ja kommenttien trendit
Sen lisäksi, että näet kuka katseli Google-dokumenttiasi ja milloin Activity Monitor, voit myös nähdä trendejä, kun ihmiset katsoivat tai kommentoivat asiakirjaasi.
Katsojatrendi - näyttää pylväskaavion yksilöivien katsojien määrästä valitsemasi ajanjakson välillä 7 päivästä koko ajan.
Kommenttien trendi - näyttää kommenttisuuntauksen pylväskaavioita minkä tahansa ajanjakson aikana 7 päivästä koko ajan.
Sammuta Näytä historia
Voit poistaa ominaisuuden käytöstä, jos käsittelet luottamuksellista tiedostoa tai jotain muuta kuin julkista kulutusta varten. Vaikka se ei lisää yksityisyyttä, se asettaa mielen helposti.
- Avaa Google-dokumentti
- Napsauta dokumentin oikeassa yläkulmassa olevaa ylöspäin suuntautuvaa nuolta tai siirry avattavasta valikosta Työkalut
- Avaa Activity Monitor
- Valitse Asiakirjan asetus -kohdassa Näytä tämän asiakirjan näyttöhistoriani pois päältä
Katso, kuka muutti Google-dokumentiasi
Näkemysten laskemisesta on hyötyä vastuuvelvollisuudelle ja sen varmistamiseksi, että lähettämäsi asiakirjat todella lukevat sen, mutta versionhallinta on tärkeämpää. Varsinkin jos työskentelet säännellyllä toimialalla. Versiohallinta on jotain, jota Google Docs on tehnyt jonkin aikaa, ja se näyttää kuka on muokannut asiakirjaa, tallentanut tai jakanut sen.
Jos olet kiinnostunut versionhallinnasta tai haluat varmistaa, että kukaan ei ole tehnyt muutoksia, joita heidän ei pitäisi tehdä lukitsematta tiedostoa, voit saada selville.
- Avaa Google-dokumentti, jota haluat seurata
- Valitse Tiedosto- ja versiohistoria
- Valitse Näytä versiohistoria
Liukusäätimen ikkunan tulisi ilmestyä näytön oikealle puolelle, joka näyttää kaikki kyseisen asiakirjan tallennukset ja muokkaukset. Riippuen siitä, kuinka G Suite tai Google Docs on määritetty, voit nähdä nämä tiedot myös valitsemalla asiakirjan yläosasta Viimeksi muokattu -linkin. Se vie sinut täsmälleen samaan paikkaan.
Dia-ikkunassa sinulla pitäisi myös olla mahdollisuus tarkastella asiakirjan edellistä versiota ennen muokkauksia. Tämä on välttämätöntä versionhallinnalle, koska sinulla on tarkastuskäytäntö siitä, mitä muutoksia tehtiin, milloin ja kenen toimesta. On myös hyödyllistä, jos teit joitain muutoksia, nukut siinä, muutat mieltäsi ja haluat kääntää ne takaisin.
Katso, kuka on jakanut Google-dokumentin
Voit myös nähdä, kuka on jakanut Google-dokumentin ja milloin. Voit myös nähdä jakamisasetukset, jotta voit paremmin hallita asiakirjan käyttöä.
- Avaa Google Drive ja valitse pyöreä 'i' -kuvake oikeassa yläkulmassa
- Valitse Toiminto oikealla näkyvästä liukusäätimestä
Sinun pitäisi nähdä, onko asiakirja jaettu, onko se viimeksi muokannut asiakirjaa ja milloin viimeinen toimenpide siihen tehtiin. Se on lyhyt, mutta kertoo, mitä sinun on tiedettävä.
Voit tarkistaa myös asiakirjasta valitsemalla Jaa. Henkilöiden nimet näkyvät ponnahdusikkunassa. Jos ihmisiä on useita, valitse nimi ja kaikkien nimien luettelo tulee näkyviin.
Näin näet kuka katseli Google-dokumenttia, muutti sitä, jakoi sen tai oli vuorovaikutuksessa sen kanssa millään tavalla. Se toimii vain G Suite- ja Google-dokumenteissa, jotka on rekisteröity organisaatioille eikä henkilöille, mutta se toimii!
