Jos sinulla on täydellisten nimien luettelo, voi olla hyödyllistä jakaa ne etunimiin. Saatat joutua luomaan luettelon asiakkaidesi tai työntekijöidesi sukunimistä. Ja etunimet ovat hyödyllisiä tervehdyksissä ja viesteissä.
Katso myös artikkeli Kopioiden laskeminen Google Sheets -sovelluksessa
Google Sheets -sovelluksessa on monta tapaa jakaa täydellisten nimien sarake erillisiin sarakkeisiin. Tarkastellaan kahta yksinkertaista ja tehokasta menetelmää, joita voit käyttää.
Käytä Jaa teksti sarakkeisiin -työkalu
Tässä on yksinkertaisin tapa jakaa täydelliset nimet sarakkeisiin Google Sheets -työkalujen avulla.
- Luo kopio Koko nimi -sarakkeesta
Tämä työkalu muuttaa sen sarakkeen nimiä, johon sitä käytät. Jos haluat pitää alkuperäiset nimet ennallaan, sinun tulee käyttää työkalua kopioon alkuperäisestä sarakkeesta.
Voit kopioida ja liittää täydellisten nimien sarakkeen tai kopioida ne kaavan avulla.
- Valitse Uusi sarake
- Valitse yläreunassa Data
- Napsauta ”Jaa teksti sarakkeisiin…”
Tämä vaihtoehto jakaa tietosi automaattisesti. Mutta ennen kuin se tapahtuu, sinun on valittava erotin.
- Valitse Erotin: Tila
Haluat jakaa nimet ylös etäisyyksiin etunimen ja sukunimen välillä.
Jokainen osa koko nimeä tulee erilliseen sarakkeeseen. Missä tilanteissa tämä menetelmä on hyödyllinen?
- Jos tarvitset vain etunimiä
Ensimmäinen sarake on Etunimi-sarake.
- Jos keskimmäisiä nimiä ei ole
Jos jokainen nimesi listassa sisältää vain etunimen ja sukunimen, tämä menetelmä jakaa ne siististi kahteen osaan.
- Jos pilkut erottavat täydelliset nimet
Erottimen: välilyönnin sijaan on olemassa muita vaihtoehtoja. On myös mukautettu vaihtoehto. Joten jos Koko nimi -sarakkeesi nimet erotetaan pilkulla, puolipisteellä tai millä tahansa muulla symbolilla, voit jakaa ne toisiinsa symbolilla tällä menetelmällä.
Toista yllä olevat vaiheet, mutta valitse Erotin: Pilkku. Voit myös kokeilla erotinta: Tunnista automaattisesti. Tuloksena olevien sarakkeiden lukumäärä riippuu pilkuista, joita käytetään kussakin täydessä nimessä.
Käytä lisäosaa
Tiedot kohtaan> Jaa teksti sarakkeisiin… on yksinkertainen ja tehokas tapa erottaa etu- ja sukunimet. Mutta jos tarvitset keskimmäisiä nimiä, lisäosan asentaminen voi olla helpompaa. Asenna jaetut nimet suorittamalla nämä vaiheet.
Tämä lisäosa ei ole ilmainen, mutta se on suhteellisen edullinen. Sillä on 30 päivän koeaika.
- Valitse sivun yläosassa olevat lisäosat
- Jatka Valitse lisäosat.
- Kirjoita hakupalkkiin ”split nimet”
- Jaetut nimet
Tämän lisäyksen on kirjoittanut ablebits.com
- Lisää se napsauttamalla +
Salli lisäosan käyttää tiliäsi. Tämän jälkeen voit käyttää tätä lisäosaa aina, kun käytät Google Sheets -sovellusta.
- Valitse Koko nimi -sarake
Palaa arkillesi ja valitse nimet, jotka haluat jakaa.
- Aloita lisäosan käyttö
Siirry kohtaan Lisäosat> Jaetut nimet> Käynnistä.
- Valitse Nimivaihtoehdot
Lisäosa antaa sinulle seuraavat vaihtoehdot tarkistaaksesi tai poistaaksesi valinnan:
- Etunimi
- Toinen nimi
- Sukunimi
- Tervehdys / otsikko
- Nimi-jälkiliite / postinomiset kirjaimet
Voit myös tarkistaa tai poistaa valinnan ”Oma sarakkeessa on otsikko”. Jos valitsemasi alue sisältää otsikkosolun, lisäosa ohittaa sen, koska otsikko ei tarvitse jakaa. Mutta jos valitsit vain nimet ilman otsikkoa, poista tämä valinta.
- Valitse ”Jaa”
Kun valitset Jako, lisäosa luo uusia sarakkeita ja lisää automaattisesti otsikot jokaiselle. Näin tapahtuu, jos tarkistit Etunimi- ja Sukunimi-asetukset:
Lisäosa luo Etunimi- ja Sukunimi-sarakkeet ja lisää ne Koko nimi -sarakkeen oikealle puolelle. Keskimmäiset nimet ja keskikirjaimet jätetään pois. Tavutettuja etunimiä tai sukunimiä ei erotella toisistaan.
On selvää, että tämä lisäosa on erittäin tehokas ja erottaa etu- ja sukunimet helposti. Entä jos haluat myös keskimmäisiä nimiä?
Toista vaiheet 6, 7 ja 8. Valitse vaiheessa 8 keskimmäisten nimien vieressä oleva valintaruutu, samoin kuin Etunimet ja Sukunimet vieressä olevat valintaruudut.
Kun olet napsauttanut jako-painiketta, saat kolme erillistä saraketta. Jos keskimmäisiä nimiä on useita, ne menevät keskimmäinen nimi -sarakkeeseen.
Muutamia sanoja kunniamerkeistä, lisäyksistä ja monimutkaisista sukunimistä
Tämä työkalu on joustava ja kattaa monia erilaisia nimityyppejä.
Valitse Otsikko-valintaruutu, jos täydellisten nimien luettelossa on otsikoita, kuten Mr./Miss/Ms. tai Dr. Se pystyy käsittelemään jopa otsikoita, kuten ”Mr. ja rouva ”.
Voit tarkistaa myös liitteet / post-nominaalikirjaimet. Tämä kattaa Jr./Sr. samoin kuin postinominaaliset nimikkeet, kuten Esq. tai PhD.
Jos henkilön koko nimessä ei ole otsikkoa tai jälkiliitettä, hänen kenttä jää tyhjäksi.
Tämän lisäosan käyttämisessä on yksi merkittävä haittapuoli. Muut menetelmät vaikeuttavat monimutkaisten sukunimien erottamista toisistaan. Mutta lisäosa tunnistaa, että etuliitteet, kuten “de” tai “von”, ovat osa sukunimeä.
Se ei kuitenkaan ole erehtymätöntä. Esimerkiksi työkalu jakaa kuuluisan fyysikon Van der Graaffin sukunimen keskimmäiseksi nimeksi Van ja sukunimeksi der Graaff.
Yleiskatsaus
Joten mikä näistä kahdesta menetelmästä on sinulle parempi?
Jaettujen nimien lisäosan käyttö on helpompaa ja se on paljon parempi käsitellä nimiä, etuliitteitä ja jälkiliitteitä. Haittapuoli on, että lisäosa vie jonkin aikaa uusien sarakkeiden luomiseen. Jotkut käyttäjät eivät myöskään halua luottaa lisäosiin ollenkaan, varsinkin jos on tarpeen maksaa niistä.
Jos päätät käyttää Jaa teksti sarakkeisiin, tulokset ovat nopeampia. Jokainen koko nimen nimi tulee eri sarakkeisiin. Tämä menetelmä on nopeampi, mutta kaikkien sukunimien tai keskimmäisten nimien pyöristäminen voi olla vaivaa.
Voit myös käyttää kaavoja näiden menetelmien sijasta. Google Sheets tekee prosessista riippumatta siitä, mihin lähestymistapaa valitset.
