Google Drive -linkit ovat arvokkaita kaikille, jotka käyttävät pilvitallennuspalvelua töihin tai yhteistyöhön hankkeissa. Kuka tahansa tili voi jakaa pääsyn koko asemaansa tai tiettyihin tiedostoihin tai kansioihin. Voit rajoittaa pääsyn vain luku -sovellukseen tai sallia täyden yhteistyön, se on täysin sinun tehtäväsi. Google Drive -linkkiin on mahdollista lisätä vanhenemispäivä, joka on siisti temppu. Aion näyttää sinulle kuinka käyttää linkkejä yhteistyöhön Google Drivessa.
Google Drive on helppo tehdä yhteistyötä ja jakaa tietoja. Joskus hieman liian helppoa. Vaikka tietojen käyttöoikeuden poistaminen on helppoa, on helppo unohtaa, kenellä on käyttöoikeus ja miten ei. Kun projekti päättyy tai et enää tarvitse ketään muuta käyttämään Driveasi, sinun on muistettava peruuttaa käyttöoikeus. Vaikka se on turvallinen, se on järkevä varotoimenpide. On hienoa, että Google antaa sinun asettaa voimassaolon päättymistä tällaisille linkkeille.
Tässä on perustelut Google Drive -linkkien käyttämiselle.
Linkkien käyttäminen Google Drivessa
Kun olet tallentanut tiedot Google Driveen, voit antaa muiden lukea niitä tai lukea, kirjoittaa ja muokata pääsyä niihin. Voit lisätä niin monta käyttäjää kuin haluat käyttämällä heidän sähköpostiosoitettaan, ja heille lähetetään linkki seurataksesi tietoja pääsyä ja suorittamaan mitä tahansa määrittämiäsi tehtäviä.
Tärkeää on ensin tietää, että Google Driven linkit eivät salli ihmisten käyttää mitään muuta osaa tallennetuista tiedoista, joten se on silti suojattu.
Nyt jakamiseen.
- Kirjaudu sisään Google Driveen ja siirry sisältöön, jonka haluat jakaa.
- Napsauta hiiren kakkospainikkeella tiedostoa tai kansiota ja valitse Hanki jaettava linkki.
- Vaihda linkin jakamiseen ja vaihtaminen muuttuu vihreäksi.
- Valitse Jakamisasetukset.
- Joko kopioi linkki ja lähetä se manuaalisesti niille, joille haluat antaa pääsyn, tai lisää heidät käyttäjiksi kirjoittamalla heidän sähköpostiosoitteensa Henkilöt-ruutuun.
- Valitse Valmis, kun olet valmis.
Lisäämäsi henkilöt saavat sähköpostiviestin, jossa on linkki, jonka avulla he voivat käyttää sallittua sisältöä.
Google Driven käyttötasojen hallinta
Sen lisäksi, että hallitset kuka voi käyttää Google Drive -sisältöäsi, voit myös hallita, mitä he voivat tehdä heidän kanssaan. Voit rajoittaa lukemista, kirjoittamista ja estää muita käyttäjiä lisäämästä uusia käyttäjiä. Voit myös estää ketään lataamasta, tulostamasta tai kopioimasta tiedostojasi. Jos sinulla on yritystä, viimeinen näkökohta voi olla erittäin hyödyllinen.
- Napsauta jaettavaa sisältöä hiiren kakkospainikkeella.
- Valitse Jaa ja sitten Lisäasetukset-linkki oikeassa alakulmassa.
- Valitse lisätäksesi ihmiset, joihin haluat sallia pääsyn.
- Valitse kynäkuvake oikealta.
- Valitse haluamasi käyttötaso, Muokkaa, Kommentoi tai Näytä.
- Valitse alla olevat valintaruudut estääksesi muokkausoikeuksien käyttäjiä lisäämästä uusia ihmisiä tai lataamasta, tulostamasta tai kopioimasta tietojasi.
- Valitse Valmis.
Aina on parempi rajoittaa pääsyä kuin olla liian antelias sen suhteen. Tämä pätee erityisesti, jos tietosi ovat yksityisiä tai sisältävät henkilökohtaisia tai yritystietoja. Voit aina lisätä käyttöoikeuden tarvittaessa.
Aseta viimeinen käyttöpäivä Google Drive -linkkiä varten
Jos projekti on käynnissä rajoitetun ajan, saatat haluta asettaa vanhentumispäivän Google Drive -linkille. Tämä auttaa, jos sinulla on paljon tekeillä ja saatat unohtaa peruuttaa pääsyn yhteistyön päätyttyä.
- Valitse tiedosto tai kansio, jonka haluat jakaa.
- Valitse oikeasta alakulmasta Jaa ja Lisäasetukset.
- Lisää sen henkilön sähköpostiosoite, jonka kanssa jaat.
- Vie hiiri nimen päälle ja valitse Aseta vanhenemisajastin.
- Lisää sopiva aikaraja.
- Valitse Tallenna ja sitten Valmis.
Tämän avulla voit antaa henkilölle pääsyn sopivan ajan, mutta jatkuvasti. Kiireisille tai unohduille ihmisille järjestelmä sitten huolehtii itsestään.
Vaihda omistaja Google Drivessa
Jos luovutat teoksen tai datan Google Drivessa sen sijaan, että annat sen luovuttavalle toimittajaksi, voit siirtää aineiston heille. Se pitää asiat mukavana ja siistinä ja antaa sinun keskittyä seuraavaan kappaleeseen.
- Valitse tiedosto tai kansio, jonka haluat jakaa.
- Valitse oikeasta alakulmasta Jaa ja Lisäasetukset.
- Lisää henkilö, jos et vielä ole.
- Valitse heidän nimensä kenestä, jolla on pääsy.
- Valitse lyijykynän muokkauskuvake ja vaihda kohtaan Omistaja.
- Valitse Valmis.
Omaisuus kopioidaan sitten heidän Google Driveen ja voit joko säilyttää sen käyttöoikeuden tai poistaa sen.
