Kuinka asettaa vanhenemispäivät jaetulle google-aseman tiedostoille

Jos käytät G Suite -sovellusta - Googlen maksettua sovellusjoukkoa, joka sisältää organisaatioille Gmail, Docs, Drive ja Kalenteri -, voit käyttää vähän tunnettua ominaisuutta, jonka avulla voit asettaa vanhentumisajat jaetuille Google Drive-tiedostoille. Mahdollisuus asettaa vanheneminen jaetulle tiedostolle on hyödyllinen jaettaessa tietoja väliaikaisesti muiden ryhmien tai ulkopuolisten urakoitsijoiden kanssa ilman, että heille annetaan rajoittamaton käyttöoikeus. Se on myös hieno tapa jakaa yhteistyöhankkeiden luonnoksia, jotta voit varmistaa, että kukaan ryhmäsi jäsenistä ei vahingossa pääse vanhoihin kopioihisi tietoihisi.
Voit tietysti aina poistaa tiedoston jaon manuaalisesti, mutta sinun on muistettava se tehdä jokaiselle jaetulle tiedostolle. Jos jaat paljon tiedostoja monien eri ihmisten kanssa, siitä voi nopeasti tulla epäkäytännöllinen, ja tällöin automaattisten vanhenemispäivämäärien asettaminen tiedostojen alun perin jakamisen yhteydessä on kätevä. Joten tässä on ohjeet asettamaan vanhenemispäivämäärät jaetuille Google Drive-tiedostoille.

Jaettujen Google Drive-tiedostojen vanhenemispäivien rajoitukset

Ensin tehdään selväksi, että automaattinen vanhenemispäivämäärä on tällä hetkellä saatavana vain maksetun G Suite -palvelun käyttäjille. Tämä ei ole käytettävissä ilmaisille Google-tilin käyttäjille tai käyttäjille, jotka ovat edelleen G Suite -sovelluksen vanhassa ilmaisessa versiossa.
Huomaa myös, että yllä oleva rajoitus liittyy vain kykyyn asettaa jaetut Google Driven vanhenemispäivät. Niiden käyttäjien, joille jaat tiedoston, jolla on vanhenemispäivä, ei tarvitse olla maksettua G Suite -tiliä tai olla osa G Suite -organisaatiota (vaikka sinun on varmistettava, että heillä on oikeat oikeudet jaetuille tiedostoille, käsitellään tarkemmin alla).

Viimeisen käyttöpäivän asettaminen jaetulle Google Drive -tiedostolle

Aloita kirjautumalla Google Driveen ja varmista, että käytät oikeaa G Suite -tiliä.

Kun olet kirjautunut sisään, etsi tiedosto, jonka haluat jakaa, ja napsauta tiedostoa hiiren kakkospainikkeella (tai Mac-käyttäjille Control-napsauta). Valitse näkyviin tulevasta valikosta Jaa .

Jos tiedosto on jo auki, voit vaihtoehtoisesti napsauttaa oikeassa yläkulmassa olevaa Jaa- painiketta.

Kummallakin menetelmästä ilmestyy uusi Jaa muiden kanssa -ikkuna. Jos asiakirja on jo jaettu ilman vanhenemispäivää olemassa olevan yhteyshenkilön kanssa, napsauta Jaettu … -tekstiä syöttöruudun alla. Jos joudut jakamaan asiakirjan ensimmäistä kertaa, kirjoita haluttujen käyttäjien yhteyshenkilön nimi tai sähköpostiosoite ja varmista, että heidän käyttöoikeuksiensa arvoksi on määritetty Muokkaa tai alempi (et voi asettaa vanhenemista käyttäjille, jotka on nimetty Omistajalla -tason oikeudet).

Kun tiedosto on jaettu asianmukaisten käyttäjien kanssa, napsauta yllä olevaa Jaettu teksti -painiketta tai Lisäasetukset- painiketta oikeassa alakulmassa. Vedä osoittimeen avautuvasta käyttäjäluettelosta kohdistin jonkin käyttäjän päälle ja näet sekuntikello- / kellosymbolin.

Napsauta kyseistä kuvaketta ja valitse sitten käyttöoikeuden vieressä olevasta avattavasta valikosta haluttu voimassaoloaika:

Oletusasetuksia on 7 ja 30 päivää, mutta voit valita mukautetun päivämäärän kirjoittaaksesi haluamasi viimeisen käyttöpäivän. Ainoa varoitus on, että ei ole kykyä asettaa tiettyä viimeistä käyttöaikaa . Tiedosto vanhenee aina, kun se jaetaan määrättynä päivänä.
Kun olet valmis, napsauta sinistä Tallenna muutokset -painiketta, jotta automaattinen vanhenemispäivämäärä otetaan käyttöön. Kun tämä päivämäärä on saavutettu, käyttäjälläsi ei ole enää pääsyä tiedostoon. Jos haluat estää heitä lataamasta sitä ja kiertämästä vanhenemisasetuksiasi, varmista, että heidän käyttöoikeuksiensa arvoksi on asetettu joko Näytä tai Kommentoi, ja valitse sitten jakamisikkunan alareunassa oleva valintaruutu, jonka otsikko on Poista käytöstä lataus-, tulostus- ja kopiointivaihtoehdot kommentoijille ja katsojille. .

Voit säätää tai peruuttaa jakamisen vanhenemisen palaamalla tähän valikkoon, napsauttamalla kellokuvaketta uudelleen ja napsauttamalla sitten Peruuta vanheneminen .

Minulla on G Suite, mutta en näe kellokuvaketta

Jos olet noudattanut näitä vaiheita tililläsi, mutta et näe yllä kuvattua kello- / sekuntikellokuvaketta, on todennäköistä, että sinulla ei ole yhteensopivaa G Suite -tiliä. Kuten aiemmin mainittiin, Google valitettavasti rajoittaa jaettujen tiedostojen voimassaolopäivien luomisen nykyisen G Suite -palvelun käyttäjille.
Valitettavasti Google ei ole myöskään ollut kovin selkeä muutoksissaan palvelunsa vuosien varrella, joten vaikka sinulla olisi G Suite -tili, se on ehkä luotu Googlen "vanha" G Suite -palvelussa, eikä se ole tämän kanssa yhteensopiva. ominaisuus. Hämmentävä, eikö niin?
Muista kuitenkin, että tarvitset vain modernin G Suite -tilin, jotta voit luoda jaettujen tiedostojen voimassaoloajan. Niin kauan kuin sinulla on kyseinen yhteensopiva tili, voit jakaa ja määrittää vanhenemispäivät minkä tahansa tyyppiselle Google-tilille sekä organisaation sisällä että sen ulkopuolella.