Löydätkö usein sinun kirjoittaa yhden sähköpostin useita kertoja peräkkäin, jotta voit lähettää sen erikseen useille yhteyshenkilöille? Jos näin on, automaattinen vastaaja voi olla loistava ratkaisu. Sen avulla voit asettaa automaattisen vastauksen, joka lähetetään vastauksena kaikkiin saapuviin viesteihin.
Tämä voi olla hyödyllistä monissa tilanteissa. Jos olet poissa toimistosta, olipa sitten lounastauko tai loma, tämä voi olla hieno tapa vastata postiin ilman, että sinun tarvitsee tehdä mitään.
Kuinka se toimii?
OS X Mail käyttää erilaisia sähköpostisääntöjä ja -kriteerejä automaattisten vastausten luomiseen. Jos määrität kaikki parametrit oikein, sinulla voi olla erittäin joustava tapa vastata saapuvaan postiin, kun olet poissa laitteistasi.
Voit asettaa erilaisia ehtoja, jotka on täytettävä, jotta viesti voidaan lähettää. Voit valita, vastataanko kaikkiin viesteihin tai vain kirjoittamiini osoitteisiin. Lisäksi voit luoda erilaisia viestejä erilaisille lähettäjäryhmille, jotta kaikki saavat asianmukaisen vastauksen.
Kuinka asentaa automaattinen vastaaja
Onneksi tämän ominaisuuden asettaminen ei ole vaikea tehtävä. Toki, se voi kuulostaa aluksi monimutkaiselta, mutta voit olla varma, että voit tehdä tämän, vaikka et olekaankaan taitava henkilö. Tässä on seuraavat vaiheet, jotka sinun on noudatettava:
- Avaa Mail-sovellus, siirry sitten 'Mail' -valikkoon ja valitse 'Preferences'.
- Kun näet Säännöt-välilehden, napsauta Lisää sääntö.
- Kirjoita 'Kuvaus' -kohtaan automaattisen vastaajan nimi tavalla, jonka avulla voit helposti erottaa sen muista. Voit esimerkiksi kirjoittaa "Loma automaattisen vastauksen".
- Valitse kriteerit, jotka on täytettävä. Voit valita, onko kaikkien kriteerien täytettävä vai vain yksi tai useampi asettamasi.
Asettamasi kriteerit määrittävät automaattisen vastauksen vastaanottajat. Voit esimerkiksi valita 'Jokainen viesti', jos haluat vastata kaikkiin saapuviin viesteihin samalla viestillä. Voit myös asettaa tietyn osoitteen kirjoittamalla sähköpostiosoitteen, johon haluat vastata.
Tämän lisäksi voit valita yhteystiedot, aikaisemmat lähettäjät tai VIP-käyttäjät automaattisen vastauksen vastaanottajiksi.
- Valitse Suorita seuraava toimenpide -kohdassa Vastaa viestiin ja napsauta sitten Vastaa viestin tekstiä.
- Kun kirjoitat viestiä, muista sisällyttää kaikki tarvittavat tiedot. Jos olet lomalla, kerro ihmisille, milloin he voivat odottaa puhelua sinulta. Jos et määritä tiettyä vastaanottajaryhmää, älä paljasta liikaa henkilökohtaisia tietoja.
- Kun olet tyytyväinen viestiisi, napsauta 'OK'. Jos sovellus kysyy: "Haluatko soveltaa sääntöjäsi valittujen postilaatikoiden viesteihin?" Valitse Älä käytä, koska tämä estää sitä lähettämästä mahdollisesti satoja sähköpostivastauksia nykyisiin keskusteluihisi.
Kun olet valmis, voit lähettää itsellesi sähköpostia varmistaaksesi, että automaattinen vastaaja toimii. Voit halutessasi luoda myös monimutkaisempia sääntöjä, joissa on tietyt päivämäärät, valittujen verkkotunnusten postit ja muut.
Kuinka poistaa automaattinen vastaaja käytöstä
Jos et enää tarvitse automaattista vastaajaa, voit poistaa sen käytöstä vain muutamalla napsautuksella. Tässä on mitä sinun täytyy tehdä:
- Siirry Mail-sovelluksessa Posti-kohtaan ja napsauta sitten Asetukset.
- Siirry kohtaan Säännöt ja poista valinta ruudusta luomasi automaattisen vastaajan vieressä.
Jos et tee tätä, automaattinen vastaaja pysyy aktiivisena niin kauan kuin se on käytössä ja Mail-sovellus on auki. Tämä voi aiheuttaa sekaannusta, joten poista tämä ominaisuus käytöstä heti, kun olet varma, että et tarvitse sitä enää.
Lopullinen sana
Automaattinen vastaaja on hieno ominaisuus, joka helpottaa saapuvan postin käsittelyä. Jos noudatat yllä kuvattuja vaiheita, sinulla ei pitäisi olla ongelmia, jotka sallivat sen Macissa. Kun olet tehnyt, voit nauttia poissaolostasi sähköpostiviestistäsi ja antaa sovelluksen tehdä työn.
Vaikka tätä ominaisuutta käytetäänkin eniten työssä, tämä ominaisuus voi olla erittäin kätevä myös henkilökohtaisen postin lähettämisessä. Automaattisen vastaajan lisäksi on monia muita hyödyllisiä sääntöjä ja perusteita, joita voit soveltaa. Voit valita sähköpostien poistamisen automaattisesti, tiettyjen toimintojen tekemisen tietyinä päivinä, tiettyjen viestien lähettämisen automaattisesti ja paljon muuta.
Voit vapaasti käydä läpi kaikki saatavilla olevat säännöt löytääksesi sellaisia, joiden avulla voit automatisoida sähköpostisi tarpeitasi parhaiten vastaavalla tavalla.
