Etkö vain vihaa sitä, kun haluat ottaa pari päivää vapaata ja saat jatkuvasti tonnia sähköposteja ja puheluita asiakkailta tai työtovereilta? Toki, saatat kertoa joillekin heistä, että olet poissa, mutta entä jos he eivät tarkista postilaatikoitaan?
Katso myös artikkeli Kuinka lähettää sähköposti edelleen automaattisesti Outlookissa
Et voi kommunikoida kaikkien kanssa edes työskennellessäsi, puhumattakaan vapaa-ajallasi. On kuitenkin todennäköistä, että saat silti räjähdyksen työhön liittyvistä sähköposteista, vaikka olisit lomalla. Onneksi on olemassa tapa kertoa kaikille, että et ole käytettävissä tietyn ajanjakson aikana.
Automaattisen vastaajan asettaminen
Jos käytät Microsoft Outlookia, on olemassa hyvin yksinkertainen menetelmä, jonka avulla voit pitää ihmiset selkääsi. Sitä kutsutaan automaattiseksi vastaajaksi. Mitä tämä tarkoittaa, on lähettää esiohjelmoitu vastaus jokaiselle, joka ottaa sinuun yhteyttä vapaa-ajan aikana.
Tämä voidaan asettaa vain minuutteja, tunteja tai jopa päiviä tai kuukausia etukäteen. Automaattisen vastauksen lähettäminen voi varmistaa, että et saa kymmeniä työhön liittyviä sähköposti-ilmoituksia päivittäin riippumatta siitä, vietätkö laatuaikaa perheen kanssa tai olet lomalla aurinkoisella rannalla.
Näin voit määrittää automaattisen vastaaja -sovelluksen Outlookissa ja sammuttaa sen, kun se ei ole enää tarpeellista.
Automaattinen vastausten asetus
- Napsauta Lähetä automaattiset vastaukset -painiketta.
- Valitse Valintaruutu Lähetä vain tällä ajanjaksolla -vaihtoehto.
- Syötä aloituspäivä ja lopetuspäivä, jotta automaattiselle vastauksellesi tarvitaan tarvittavat parametrit. Käytä aloitusaika- ja lopetusaika-kenttiä tätä tehtäessä.
Olet todennäköisesti huomannut, että on kaksi välilehteä:
- Organisaation sisällä
- Organisaationi ulkopuolella
Napsauttamalla Oma organisaatio -kenttää, kaikki automaattiset vastaukset lähetetään sähköpostiosoitteisiin, jotka on rekisteröity organisaatiossa, jossa työskentelet (esim. Yliopistosi tai yrityksesi). Ainoa mitä sinun on tehtävä, on kirjoittaa viesti ja tallentaa se napsauttamalla OK.
Organisaation ulkopuolella -vaihtoehto on tarkoitettu ulkoisille sähköpostiosoitteille. Voit käyttää sitä automaattisen vastauksen määrittämiseen seuraavasti:
- Valitse ensin Oma organisaatio -välilehti.
- Valitse automaattinen vastaus -vaihtoehto organisaation ulkopuolella oleville henkilöille. Tämän voi asettaa lähettämään sähköpostia vain henkilökohtaisille yhteyshenkilöille tai jokaiselle organisaation ulkopuolelle.
- Kirjoita viesti tekstikenttään ja muokkaa sitä haluamallasi tavalla.
- Aseta aloitus- ja lopetusaika samalla tavalla kuin tekisit sisäisiä vastauksia.
- Tallenna viesti napsauttamalla OK.
Entä deaktivointiprosessi?
Toimiston ulkopuolella olevien vastausten deaktivoimiseksi sinun on noudatettava yksinkertaista menettelytapaa. Ensin sinun tulisi napsauttaa Tiedosto-välilehteä, sitten Tiedot-välilehteä ja sitten Automaattiset vastaukset -painiketta.
Sinulle annetaan kaksi vaihtoehtoa rasti:
- Älä lähetä automaattisia vastauksia
- Lähetä automaattiset vastaukset
Valitse ensimmäinen vaihtoehto ja automaattinen vastausominaisuus sammuu. Tämä on tehtävä sekä sisäisissä että ulkoisissa vastauksissa.
Lopullinen sana
Huomaa, että jos haluat jatkaa automaattisten vastausten lähettämistä ihmisille, sinun on asetettava uusi päivämäärä ja aika. Jos ominaisuus poistetaan käytöstä, sinun on poistettava deaktivointivaiheet uudelleen ja valittava sen sijaan Lähetä automaattisen vastauksen vaihtoehto. Tämän avulla voit muokata aika-aluekenttiä uudelleen ja asettaa lähtevän viestin.
