Sähköposti on ehdottoman välttämätöntä 2000-luvun työssä, ryhmäjäsenten välisestä kommunikoinnista lähikuukausien projektien suunnitteluun. Ongelma on tietenkin se, että älypuhelimien ja tablet-laitteiden aikakaudella on näennäisesti mahdotonta katkaista työtä pitkään. Älypuhelimesi sähköposti on periaatteessa vaatimus useimmille yrityksille, mutta se tarkoittaa, että työnantajasi voi tavoittaa sinut periaatteessa milloin tahansa. Kaikki ansaitsevat tauon työstä ja ajasta poissa sähköposteista, puheluista ja kaikista niistä viestintävälineistä, joita meidän on vaikea jättää taakse. Olitpa lomalla lomalla tai haluat vain laadukasta aikaa perheen tai ystävien kanssa, Outlookin asettaminen pois toimistosta -viesti on ensimmäinen askel työn jättämiseen hetkeksi. Näin voit tehdä sen.
Katso myös artikkeli Dropbox Vs Google Drive - Mikä on parempi?
Miksi häiritä ulkopuolella olevaa viestiä?
Toimiston ulkopuolisen viestin asettaminen ei ehkä tee pomoasi onnelliseksi, mutta ainakin se antaa työyhteisöllesi kaikille mahdollisuuden ja ulkopuolisille, jotka yrittävät tavoittaa sinut viestintää varten. Joten miksi on tärkeää perustaa toimistosta poissa oleva viesti? Todellisuudessa siihen on muutamia syitä:
On hyvä tapa antaa kollegoille, esimiehille ja asiakkaille, että et ole yhteydessä tiettyyn aikaan. Tämä pätee erityisesti, jos olet lomalla pidempään kuin pari päivää.
Se on ammattimaista . Jos joku tarvitsee apuasi jotain tai asiakas on saanut kyselyn, heille ilmoitetaan, että et ole paikalla tietyn ajanjakson ajan. He tietävät, että heidän on odotettava, kunnes palaat tai voi lähestyä toista. Molemmat auttavat yritystä ja sinäkin.
Se käskee ihmisiä olemaan vika teitä . Jos asetat viestin toimistosta, ihmiset tietävät, että olet lomalla, otat henkilökohtaista aikaa tai muuta. He todennäköisemmin soittavat tai lähettävät sinulle tekstiviestejä sen jälkeen.
Se antaa pomollesi vähemmän valitettavia asioita . Jos työskentelet vaativan pomon parissa ja haluat vetää takaisin, saat vastarintaa. Mutta jos pelaat peliä ja käytät ammattilaista, heillä on hyvin vähän tekemistä kurinalaisuuden näkökulmasta.
Jos työssä on yksi tärkeä asia, varmistaa, että edustat itseäsi ammattilaisena näkyvimmässä mielessä.
Aseta Outlook pois toimistosta -viesti
Toimiston ulkopuolella olevan vastausviestin asettaminen vaihtelee hiukan sen mukaan, käytätkö Outlook 2016 tai aikaisempaa vai Outlook 365 Office 365: ssä. Käsittelen molemmat.
Outlook 2016 ja aiemmat
Prosessissa on melko vähän vaiheita, mutta se on melko suoraviivainen.
- Luo uusi sähköpostiosoite ja kirjoita vastaus vastaamaan toimistosta. Lisää toimistoon ulkopuolella oleva aihe, mutta jätä kohde tyhjäksi.
- Valitse Tiedosto ja Tallenna nimellä.
- Tallenna Outlook-mallina, jossa lukee Tallenna tyypiksi.
- Valitse Hallinnoi sääntöjä ja hälytyksiä ja valitse tili, johon haluat käyttää viestiä.
- Valitse Uusi sääntö.
- Valitse Käytä sääntöä vastaanotetuille viesteille ja paina Seuraava.
- Valitse Vastaanottaja-ruutuun Missä nimeni on, napsauta Seuraava ja vahvista sitten ponnahdusikkuna.
- Valitse vastaus tietyllä mallilla ja napsauta alareunan tekstilinkkiä.
- Valitse aiemmin tekemäsi malli ja valitse Avaa. Napsauta Seuraava.
- Valitse paitsi jos se on automaattinen vastaus, jotta automaattisiin vastauksiin ei lähetetä automaattisia vastauksia. Napsauta Seuraava.
- Anna säännölle merkityksellinen nimi ja varmista, että tämän säännön ottaminen käyttöön on valittuna.
- Valitse Valmis ja sitten OK.
Tämä luo automaattisen vastauksen toimistosta ja asettaa sen aktiiviseksi. Vaikka tämä prosessi määrittelee tilin, joka on aktiivinen, voit myös asettaa sen aktiiviseksi kaikille sähköpostitileille. Kun kytket säännön päälle vaiheessa 11, voit alla valita vaihtoehdon, joka on aktiivinen kaikilla tileillä. Ota tämä käyttöön, jos haluat ja tallenna.
Sammuta Outlook pois käytöstä -viesti
Kun olet palannut lomalta tai mistä tahansa tekemästäsi, sinun on muistettava sammuttaa automaattinen vastaus.
- Valitse Tiedosto Outlookissa.
- Valitse Hallinnoi sääntöjä ja hälytyksiä ja valitse Sähköpostisäännöt.
- Valitse tili ja poista valintaruutu automaattisen vastauksen säännön vieressä.
- Tallenna muutokset napsauttamalla OK.
Nyt olet virallisesti palannut takaisin!
Asenna ulkopuolella oleva viesti Office 365: een
Office 365 -tilit käyttävät Exchangea, jossa Outlook-tili käyttää POP-, IMAP- tai Exchange-tietoja. Prosessi on suurelta osin sama, mutta eroaa tarpeeksi, jotta se takaa oman läpikäynnin.
- Valitse Tiedosto ja Automaattiset vastaukset Outlookista.
- Valitse Lähetä automaattiset vastaukset.
- Aseta aikataulu, jos haluat. Tämä on hyödyllistä unohtaville tyypeille kuten minä, jotka jättävät automaattisen vastauksensa aktiivisiksi myös palatessaan takaisin.
- Varmista, että Sisäisen organisaationi -välilehti on aktiivinen, ja lisää viestisi.
- Valitse Organisaation ulkopuolella ja lisää myös asiaankuuluva viesti. Sen mukaan, kuka sinulle lähettää sähköpostia ulkomaailmasta, saatat joutua tarkistamaan vain Omat yhteystiedot, muuten sähköpostiviestit lähetetään kaikille, mukaan lukien uutiskirjeet, ilmoitukset ja jopa roskapostit.
- Aktivoi valitsemalla OK valmistuksen jälkeen.
Prosessi on jonkin verran lyhyempi kuin Outlook 2016: ssa, mutta lopputulos on sama. Mahdollisuus asettaa aikataulu on siisti, ja toivon, että Outlook 2016 -käyttäjänä tämä ominaisuus siirtyy pian siihen versioon.
Sammuta Office 365 -sovelluksen ulkopuolella oleva viesti
Jos et halua käyttää ajastinta, palaa aikaisin tai sinun on peruutettava toimistosi ulkopuolella oleva viesti, voit.
- Avaa Outlook ja valitse Tiedosto.
- Valitse Automaattiset vastaukset ja korosta ulkopuolella oleva sääntö.
- Valitse Älä lähetä automaattisia vastauksia.
Tämä estää Exchangea lähettämästä viestejä heti, joten varmista, että olet valmis vastaamaan, kun poistat sen käytöstä.
Nyt tiedät kuinka asettaa Outlook pois toimistosta, ei ole mikään syy olla viemättä enemmän aikaa töistä. Onnea sen kanssa!
