Microsoft Excel on ihanteellinen sovellus suurten tietomäärien käsittelemiseen. Voit käyttää sitä saadaksesi paljon työtä tekemättä nopeasti, kunhan tiedät mitä toimintoja käytetään. Mutta se voi olla vaikea hallita, koska opittavia ominaisuuksia ja komentoja on monia.
Katso myös artikkeli Solujen piilottaminen Excelissä Mac OS X: lle
Virheitä tapahtuu helposti tietojen syöttämisen aikana, ja sinun on todennäköisesti vaihdettava rivejä (tai sarakkeita) ennemmin tai myöhemmin. Onneksi tämä on yksi helpoimmista asioista, jotka voit tehdä Excelissä. Jatka lukemista oppiaksesi vaihtamaan kaksi riviä kahdella eri tavalla. Voit käyttää samoja menetelmiä myös vaihtaa sarakkeita.
Kuvitteellinen ongelma
Näiden menetelmien havainnollistamiseksi olemme luoneet Excel-tiedoston, joka teeskentelee olevansa järjestelmänhallintapalvelu, joka seuraa aktiivisia palvelimia. Täytimme muutaman rivin antaaksemme kuvan siitä, kuinka asiat toimivat. Oletetaan, että Computer 7: n ja Computer 5: n tiedot on sekoitettu ja että haluat korjata virheen.
Huomaa, että esimerkin ensimmäistä riviä käytetään luokkatarroihin, joten tietokone 5 ja sen tiedot sijoitetaan riville 6, kun taas tietokone 7 on rivillä 8.
Siirrymme eteenpäin menetelmiin.
Kopioi liitä
Ensimmäistä menetelmää käytetään moniin erilaisiin toimintoihin Excelissä. Se on yksinkertainen ja kestää vain muutaman sekunnin. Voit käyttää sitä vaihtaaksesi kokonaisia rivejä tai sarakkeita kerralla sen sijaan, että vaihdat datasolua soluittain.
Tämä menetelmä vaatii vain tietojen kopioimisen yhdeltä riviltä ja liittämisen toiselle. Mutta ensin sinun on luotava tyhjä rivi ja sijoitettava tiedot sinne.
Tässä on mitä sinun on tehtävä, jos haluat vaihtaa Tietokoneeseen 5 ja Tietokoneeseen 7 liittyvät tiedot:
- Aseta uusi rivi tietokoneiden 4 ja 5 väliin. Tee se napsauttamalla hiiren kakkospainikkeella riviä 6 ja valitsemalla ”Lisää”. Tyhjä rivi on rivi 6.
- Lisäämällä uusi rivi siirrettiin “Tietokone 7” rivistä 8 riviin 9. Etsi tämä rivi ja leikkaa tiedot sarakkeista B, C ja D. Voit valita solut hiirellä tai Vaihto-painikkeella ja paina sitten “Ctrl + X” leikata.
- Napsauta solua B6 äskettäin luodussa rivissä 6 ja paina “Ctrl + V”. Tietokoneen 7 tiedot siirtyvät riville 6.
- Tietokoneen 5 tiedot siirtyivät myös riville alapuolelle, mikä tarkoittaa, että haluat valita solut B7, C7 ja D7 saadaksesi tietokoneelle 5 tiedot. Paina uudelleen “Ctrl + X”.
- Valitse tyhjä solu Tietokone 7: n (eli solu B9) vierestä ja paina “Ctrl + V”.
- Kopioi solu A7 ja liitä se yllä olevaan tyhjään soluun (esimerkissämme tämä on tarra “Computer 5”).
- Napsauta hiiren kakkospainikkeella tyhjää riviä 7 ja valitse ”Poista”.
Olet juuri siirtänyt sisällön riviltä toiselle muutamalla napsautuksella. Voit käyttää samaa tekniikkaa tietojen vaihtamiseen sarakkeiden välillä. Tämä menetelmä on erityisen hyödyllinen, kun työskentelet pitkillä Excel-luetteloilla, joissa on satoja rivejä ja sarakkeita, koska sen avulla voit vaihtaa rivin kaikki solut samanaikaisesti. Jos haluat valita koko rivin Excelissä, paina Vaihto + Välilyönti.
Vaihdetaan vierekkäisiä rivejä tai sarakkeita
Tietojen vaihto vierekkäisten rivien välillä on paljon helpompaa, koska sinun ei tarvitse luoda uutta riviä ollenkaan. Excel antaa sinun vaihtaa tietoja kahden sarakkeen tai rivin välillä sekunneissa pitämällä Shift näppäimistöllä. Tässä on mitä sinun on tehtävä:
- Valitse tiedot, jotka haluat vaihtaa.
- Pidä näppäimistön "Shift" -näppäintä painettuna.
- Vie hiiri kahden vierekkäisen rivin välisen rajan yli, kunnes siitä tulee ristinuolen kuvake.
- Napsauta hiiren painettuna ja “Vaihto”, kunnes näet harmaan viivan sen rivin alla, jolla haluat vaihtaa tietoja.
- Päästä hiiren painike irti, ja tiedot vaihtavat paikkoja. Voit käyttää samaa tapaa vaihtaa sarakkeiden välillä.
Tie tulla Excel Proksi
Jos työsi vaatii työskentelemään Excelissä, sinun on opittava erilaisia tapoja tehdä tiedonhallintatehtävistä nopeampaa ja helpompaa. Tämä voi tuntua pelottavalta, mutta löydät YouTube-oppaita, jotka opettavat tekemään kaiken mitä haluat.
Älä anna periksi
Oppiminen käyttämään Exceliä täysimääräisesti voi tehdä sinusta korvaamattoman työpaikallasi. Tietojen vaihto rivien ja sarakkeiden välillä on vasta ensimmäinen askel, mutta se on varmasti tärkeä.
Käytätkö usein Exceliä? Mitkä ovat suosikkivinkisi, joita haluat jakaa muiden kanssa? Kerro meille kuinka parantaa Excel-taitojamme alla olevassa kommenttiosassa.
