Yksi suosituimmista Google-työkaluista, Google Forms, on erittäin kätevä, kun joudut luomaan ja analysoimaan tutkimuksia. Viimeaikaiset päivitykset ovat tuoneet entistäkin hienoja ominaisuuksia jo erinomaiseen palveluun.
Olitpa rekrytoija, joka tarvitsee hakijoiden ansioluetteloita, tai kenties ohjaaja, jonka on kerättävä kotitehtäviä opiskelijoilta, voit nyt antaa muiden ladata tiedostoja suoraan Google-lomakkeestasi.
Tiedoston latauspainikkeen lisääminen Google-lomakkeeseesi
Yksinkertainen lisäys tiedostojen lähetyspainikkeeseen tekee kaikki eron., opit kuinka lisätä tämä painike Google-lomakkeihisi ja kuinka käyttää sitä tiedostojen lähettämiseen tuettuihin lomakkeisiin.
Vaihe 1
Kun luot uutta Google-lomaketta, sinulla on mahdollisuus lisätä kysymyksiä useilla ennalta määritetyillä vaihtoehdoilla. Avaa vaihtoehtoluettelo ja etsi vaihtoehto, jonka otsikko on ”File upload”. Napsauta sitä ja siirry seuraavaan vaiheeseen.
Vaihe 2
Kun napsautat ”File upload” -vaihtoehtoa, sinua tervehtii uusi ikkuna, josta löydät useita parametreja ja vaihtoehtoja tiedostojen lähettämiseen.
Ensinnäkin löydät kentän, jossa on valintamerkit, joiden avulla voit määrittää, minkä tiedostotyypit sallitaan lataamiseen. Valittavana on kahdeksan vaihtoehtoa, jotka sisältävät PDF-tiedostot, Excel-laskentataulukot sekä ääni- ja videotiedostot.
Aivan sen alapuolella sinua pyydetään valitsemaan enimmäismäärä tiedostoja, jotka sallit ladata kerralla. Tämän oikealla olevaa vaihtoehtoa käytetään määrittämään yksittäisten tiedostojen enimmäiskoko, jotka käyttäjät lataavat lomakkeeseesi.
Kun olet lisännyt painikkeen lomakkeeseesi, vastaajillasi on mahdollisuus lisätä tiedosto Docs Pickerista. Voit lisätä tiedoston tietokoneelta tai käyttäjän Google Driveen.
Lähetetään useita tiedostoja Google-lomakkeista
Kuten useimmissa Internet-palveluissa, jotka sallivat tiedostojen lataamisen, et voi ladata koko kansiota kerralla. Google-lomakkeiden yksittäiset tiedostot on lisättävä erikseen.
Esimerkiksi, jos lomakkeesi on suunnattu työnhakijoille, aiot suunnitella sen niin, että he lähettävät ansioluettelonsa erillään saatekirjeistään. Vastaavasti, jos tarvitset heitä antamaan ansioluettelon, valokuvan ja skannatun henkilöllisyystodistuksen, Google-lomakkeellasi on kolme lähetyspainiketta - yksi kutakin pyydettyä asiakirjaa varten.
Tiedostojen tallennus- ja omistamisasetukset
Kaikki Google-lomakkeistasi ladatut tiedostot tallennetaan Google Driveen siististi ja kätevästi.
Oikeastaan lomakkeessa käytettyä kysymystä käytetään uuden luodun kansion nimellä. Jokainen tätä kysymystä vastaava ladattu kohde tallennetaan kyseiseen kansioon, joten prosessi on melko automaattinen eikä vaadi manuaalista organisointia.
Jos sinun täytyy milloin tahansa käydä tietyssä kansiossa ja noutaa siitä tiedosto, sinun on siirryttävä Google Forms -hallintapaneeliin ja valitsemalla sitten vastaukset-välilehti. Kun olet siellä, napsauta vain Näytä kansio -painiketta ikkunan oikeassa alareunassa.
Jos päätät linkittää minkä tahansa lomakkeen Google Sheetsiin, voit seurata kaikkia ladattuja tiedostoja tietyn laskentataulukon vastausvälilehdellä. Jokaiseen tiedostoon liitetään myös näkyvä suora linkki helpompaa käyttöä varten.
Vastaajat, jotka lataavat tiedostoja lomakkeeseesi suoraan Google Drivesta, luovat automaattisesti kopion alkuperäisestä tiedostostaan. Kun tiedosto on ladattu, sinusta lomakkeen omistajana tulee myös tiedostokopion omistaja, mutta alkuperäinen tiedosto - jollei sitä ole asetettu julkiseksi - pysyy näkyvänä vain sen omistajalle.
Lähettäjät voivat seurata kaikkia näitä toimia Google Driven sivupalkissa.
Viemässä lähetysmahdolliset lomakkeet lomakkeen julkaisijan kanssa
Lomakejulkaisija on suosittu Google-lomakkeiden lisäosa, joka muuntaa täytetyt lomakkeet automaattisesti Google-asiakirjoiksi jakamista ja tarkistamista varten. Sen sijaan, että käyttäisit kutakin yksittäistä sovellusta kojetaulusta ja etsisit niihin liittyviä asiakirjoja Drive-kansioista, voit saada ne kaikki automaattisesti muuntamaan siististi jäsenneltyihin PDF-tiedostoihin nopeaa tarkistamista varten.
Jos haluat käyttää lomakejulkaisijaa latausvalmiiden Google-lomakkeidesi kanssa, voit tehdä kaksi asiaa. Voit joko lisätä suoran linkin ladattuun tiedostoon tai (jos tiedosto on PNG-, JPG- tai GIF-kuva) näyttää tiedoston suoraan asiakirjassa. Jälkimmäinen on erityisen kätevä, koska sen avulla voit tulostaa kokonaisia lomakkeita ja tarkistaa ne offline-tilassa tarvittaessa.
johtopäätös
Kuten näette, Google Forms-tiedoston latauspainike voi olla erittäin hyödyllinen, jos olet HR-edustaja, joka käsittelee runsaasti ansioluetteloita, tai ohjaajaa, jonka monet opiskelijat lähettävät kotitehtäviinsä. Sen avulla loppukäyttäjät voivat nyt lähettää tiedostoja suoraan Google-lomakkeestasi. Tiedostot tallennetaan Google Driveen ja järjestetään siististi erillisiin kansioihin.
