Saapuneet-nolla pähkinänkuoressa tarkoittaa, että päivän lopussa kaikkiin tärkeisiin sähköpostilaatikkojesi viesteihin käytiin ja poistettiin tai siirrettiin arkisto kansioon.
Jos tarkistat sähköpostisi melko säännöllisesti päivän aikana joko tietokoneeltasi, tietokoneelta tai älypuhelimelta, voit käyttää sähköpostia yksinkertaisena tehtävämuistutuksena; miten se on tehty on erittäin helppoa.
Vaihe 1: Aina kun sinulla on tehtäviä, jotka täytyy tehdä, kirjoita ja lähetä sähköpostia itsellesi. Sinun ei todennäköisesti tarvitse edes laittaa mitään viestin runkoon, ja käytä vain aihekenttää luetteloidaksesi tehtävät, jotka täytyy saada aikaan.
Vaihe 2: Kun tehtävä on valmis, poista sähköposti.
Se siitä. Sinun ei tarvitse sekoittaa kalenteri- / aikataulusovelluksen kanssa tai laittaa tehtäväluetteloita muualle, missä unohdat sen. Lähetä sähköpostia vain itsellesi ja se toimii hyvin.
Tärkeää: Tämä toimii vain, jos pidät postilaatikkosi rutiininomaisesti puhtaana.
Jos postilaatikossasi on nyt koko joukko viestejä ja jätät ne vain sinne, Inbox Zero -menetelmä ei toimi sinulle. Ennen kuin aloitat tehtävämuistutusten lähettämisen itsellesi asioita varten, sinun on siirrettävä kaikki postisi ensin toiseen kansioon.
Gmailissa tämä on helppoa, koska siinä on “Arkisto” -ominaisuus, mutta muissa postijärjestelmissä, kuten Hotmail ja Yahoo! Mail, sinun on ensin luotava kansio ja siirrettävä sitten kaikki sähköpostisi sinne. Onneksi tämä on erittäin helppoa.
Luo kansio nimeltä Tallennettu tai Arkistoitu ja valitse sitten kaikki vanhat viestit joukkoon ja siirrä ne sinne, paitsi jos …
… Postilaatikossasi on useita tuhansia sähköposteja. Jos näin on, et voi siirtää kaikkia postiasi kerralla. Jos yrität sitä, webmail-järjestelmä todennäköisesti "ripustetaan" ja / tai saattaa sylkeä virheen.
Paras tapa toimia tässä on siirtää korkeintaan 500–1000 viestiä kerrallaan Tallennettu / arkistoitu -kansioon. Jos et pysty tekemään niin helposti, tässä on kiertotapa verkkopostijärjestelmille, jotka luettelevat viestit sivun mukaan (joka on melkein kaikki):
1. Korosta postilaatikossa luettelon yläosassa oleva viesti ottamalla hiiri ja asettamalla valintaruutu sen valintaruutuun. Älä avaa sähköpostia. Valitse se vain, jotta se on tarkistettu.
2. Paina näppäimistön PageDown-näppäintä (joskus nimeltään Pg Dn ) -näppäintä viisi kertaa hitaasti. Laske yksi sekunti jokaisen sivun väliin suorittaessasi tätä. Paina PageDown ja sano ”yksi tuhat”, sitten uudelleen PageDown ja sano “kaksi tuhat” jne. Syy, joka sinun täytyy tehdä tämä hitaasti, on se, että verkkopostijärjestelmä kyselyttää jokaisen katsotun sähköpostisivun viestit ja se kestää sekunnin ennen kuin kaikki aiheet ilmestyvät. Jos painat PageDown liian nopeasti, verkkopostijärjestelmä "ripustetaan". Näin tapahtuu riippumatta siitä, mitä verkkopostijärjestelmää käytät.
3. Pidä SHIFT painettuna.
4. Napsauta hiiren kakkospainikkeella viimeistä viestiä nykyisen tarkastelemasi sähköpostisivun alareunassa ja vapauta sitten vaihto.
Tässä vaiheessa sinun pitäisi olla valittuna 5 kokonaista sivua sähköposteja.
5. Valitse verkkoposti-toiminto siirtääksesi viestit Tallennettu / Arkistoitu-kansioon. Viestiluettelon yläpuolella tulisi olla tapa siirtää postiasi. Esimerkiksi Hotmailissa on napsautettavissa oleva vaihtoehto “Siirrä kohteeseen”. Yahoo! Postilla on ”Siirrä kansioon” -kuvake (se on ”Roskapostin painikkeen vieressä). Käytä tätä siirtääksesi viestit Tallennettu / Arkistoitu-kansioon. Huomaa: Älä yritä vetää viestejä suoraan kansioon. Kun olet valinnut niin monta viestiä, siirtokomento ei yleensä toimi, minkä vuoksi painikemenetelmää suositellaan.
Toista vaiheet 1–5, kunnes postilaatikkosi on tyhjennetty, ja olet sitten valmis kokeilemaan Saapuneet-kentän nolla -menetelmää, koska postilaatikkosi on ”tyhjä laatta” ja valmis käytettäväksi.
Ymmärrän joillekin teistä, että postilaatikon tyhjentäminen ja kaikkien viestien siirtäminen Tallennettu / arkistoitu -kansioon vie aikaa, mutta usko minua, että se on sen arvoista - ellei muusta syystä kuin tehdä sähköpostisi paremmin hallittavissa.
