Voidaanko Gmailia käyttää ilmaisena ratkaisuna yrityksesi asiakaspalvelutarpeisiin?
Perinteiset asiakastukiratkaisut
Joitakin ratkaisuja voivat olla Kayako eSupport tai IssueTrak ilmaisiin ratkaisuihin, kuten Help Desk Lite. Sivustossa nimeltä Open Source Helpdesk List luetellaan avoimen lähdekoodin ohjekeskuksen ratkaisut (kuten olet saattanut arvata).
Yleensä tällaisilla ratkaisuilla on tapa lähettää sähköposteja tiettyyn sähköpostiosoitteeseen suoraan lipunmyyntijärjestelmään. Joten asiakas lähettää sähköpostin, se saapuu sähköpostilaatikkoon, sitten se johdetaan lippujärjestelmään, sille annetaan lipun numero ja istuu jonossa käsittelyä varten yrityksen henkilökunnalle.
Jos tämä on julkinen sähköpostiosoite, se avaa kuitenkin roskapostiongelmia. Ja palvelinpuolen ratkaisut eivät ehkä käsittele saapuvaa roskapostia kovin hyvin.
OK, mutta Gmail?
Gmail on todellakin ilmainen verkkopohjainen sähköpostijärjestelmä. Mutta siinä on muutama asia:
- Se on ilmainen.
- Se tarjoaa uskomattoman roskapostin havaitsemisen ja suodattamisen
- Se tarjoaa hienoja tapoja organisoida ja merkitä saapuvat viestit.
- Keskusteluketjut ryhmitellään automaattisesti, jolloin jokaisen pyynnön seuraaminen on helppoa ratkaisuun saakka.
Joten, kuinka käyttäisimme Gmailia tähän?
Ensimmäinen asia, joka sinun on tehtävä, on arvioida asiakastuen ohjelmiston tarpeita. Onko sinulla useita osastoja? Onko sinulla ehdottomasti annettava lipunumerot? Tarvitsetko tietokannan?
Jos tarvitset lippujen numeroita? Gmail ei voi auttaa sinua siellä. Samoin Gmailissa ei ole sulautettua tapaa luoda tietokantaa aiemmista tiedusteluista. Mutta se ei tarkoita, että et voi luoda omia UKK-tietoja tai tietokantaa erikseen.
Oletetaan, että haluat käyttää Gmailia. Luo Gmail-tili ja yritä käyttää tilille nimeä, joka on mahdollisimman kuvaava. Voit jopa luoda useita Gmail-tilejä, jotta yrityksesi jokaisella osastolla voi olla oma. Tämä valinta taas riippuu tarpeitasi. Jos yrityksesi on pieni, ehkä sinulla on yksi henkilö, joka erottaa saapuvat viestit sopivaan osastoon (kuten sihteeri). Tai ehkä ryhmäsi ihmisten lukumäärä on pieni, joten te voitte vain sopia viestien järjestämisestä tilille. Jos sinulla on kuitenkin paljon pyyntöjä, kannattaa ehkä luoda useita Gmail-tilejä.
Haluat asettaa lomailmoituksen Gmailiin. Et kuitenkaan käytä sitä lomailmoituksena. Käytät sitä tulevan lipun automaattisena kuittauksena. Tapa kertoa asiakkaallesi, että kyllä, hänen viestinsä on saatu. Asenna tämä siirtymällä kohtaan Asetukset. Valitse valintanappi käynnistääksesi lomavastaajan, kirjoita sitten viesti, jonka haluat lähettää.
Haluat luoda omalle verkkotunnuksellesi sähköpostitilin toimimaan julkisena sähköpostiosoitteena. Et todennäköisesti halua, että asiakkaasi lähettävät sinulle sähköpostia GMAIL.COM-osoitteessa, koska se saattaa antaa käsityksen epäammattimaisuudesta. Joten perusta oma sähköpostitili ja käytä Gmailia sähköpostiohjelmasi vain napauttaaksesi sähköpostit palvelimelta. Voit tehdä sen valitsemalla Asetukset -> Tilit. Valitse ”Hanki postia muilta tileiltä” -kohdassa Lisää uusi postitili. Saat ponnahdusikkunan, johon voit kirjoittaa sähköpostiosoitteen, jonka haluat Gmailin tarkistavan. Kirjoita sitten käyttäjänimi, salasana ja palvelimen osoite POP3-yhteydelle kyseiseen sähköpostitiliin. Suosittelen, että valitset Gmailin poistamaan viestin palvelimelta, kun se on ladattu Gmailiin.
Seuraavaksi, ja myös Asetukset -> Tilit-välilehdestä, haluat tehdä kyseisen sähköpostiosoitteen lähteväksi sähköpostiosoitteeksi. Jos et, niin kaikista Gmailista lähettämistäsi sähköposteista tulee Gmail.com palautusosoitteeksi. Joten kirjoita yrityksesi sähköposti Gmailiin merkinnällä ”Lähetä postia nimellä”. Gmail lähettää vahvistuskoodin tähän sähköpostiosoitteeseen. Hae tämä koodi saamastasi sähköpostista, liitä se Gmailiin ja siitä lähtien voit lähettää sähköpostia Gmailista kyseisen tilin avulla. Aseta tämä uusi osoite lähteväksi sähköpostitiliksi.
Kun tämä on tehty, kukaan ei voi kertoa, että käytät Gmailia, ellei hän kaivaa sähköpostin otsikoita.
Seuraavaksi haluat asettaa joitain tunnisteita, joita käytät viestien järjestämiseen. Ehkä etiketit jokaiselle osastolle. Ehkä tarroja siitä, onko viesti käsitelty, välitetty edelleen vai odottaako se vielä vastausta. Luomasi tarrat ovat sinusta itsesi päättämiäsi, mutta suunnittele se etukäteen, koska tarrat muuttavat Gmailista organisoidun saapuvien viestien alustan valtavan kyselyjen sijasta.
Voit myös käyttää Gmail-suodattimia viestien järjestämiseen edelleen.
Kuinka asiakkaiden tulee toimittaa pyynnöt?
Kaksi päävaihtoehtoa olisi käyttää verkkopohjaista lomaketta tai julkaista sähköpostiosoite suoraan verkkosivustollasi. On selvää, että jos julkaiset osoitteen suoraan, hämähäkit noutavat sen todennäköisesti ja asettavat osoitteen roskapostiluetteloihin. Gmailin roskapostin suodatus on kuitenkin erinomaista, etkä todennäköisesti saa paljon roskapostia postilaatikkoosi.
Jos käytät lomaketta, ole varovainen, että et koodaa sähköpostin aiheriviä sähköpostiin. Gmailin lankakestävyys on yksi tehokkaista asioista, joka tekee siitä kunnollisen neuvontapalvelun ja identtiset aihepiirit ryhmittelevät kaiken väärin yhdeksi säikeeksi. Joten teet sen, varmista, että asiakas voi luoda oman aihepiirin lähettäessään sinulle pyynnön.
Katsotaanpa Gmailin ulkopuolelle
Gmail on hieno, mutta myös Googlen muut ratkaisut tekevät Googlesta loistavan alustan yrityksesi viestintätarpeisiisi. Esimerkiksi Gmail-tilin määrittäminen asettaa myös pääsyn Google-kalenterille (jota voidaan käyttää yrityksen kalenterina sekä tehtävämuistutuksina). Voit käyttää Google-dokumentteja tallentaaksesi asiakirjoja siitä, kuinka käsitellä tietyntyyppisiä pyyntöjä, jotka voivat tulla asiakkailta. Voit käyttää Google Chatia keskustellaksesi henkilöstön keskuudessa. Voit käyttää Google-sivustoja yrityksen intranetinä, tallentaa yrityksen menettelytapoja ja muuta dokumentaatiota siellä verkossa. Google-ryhmiä voidaan käyttää yksityisenä sähköpostiluettelona koko yritykselle.
Joten, näette, Googlen ilmaiset palvelut voivat tarjota loistavia ratkaisuja pienyritykselle. Sinun on vain ajateltava ruudun ulkopuolella vähän. ????
